Durch das Einrichten einer Abwesenheitsnachricht, auch Automatische Antworten genannt, in Microsoft Outlook können Sie Empfänger darüber informieren, dass Sie abwesend sind und nicht in der Lage sind, umgehend auf E-Mails zu antworten. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen beim Einrichten einer Abwesenheitsnachricht in Outlook hilft:

Schritt 1:Öffnen Sie Microsoft Outlook

- Starten Sie Microsoft Outlook auf Ihrem Computer oder greifen Sie über den Webbrowser auf Outlook zu.

Schritt 2:Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“

- Klicken Sie in der oberen linken Ecke des Outlook-Fensters auf die Registerkarte „Datei“.

Schritt 3:Wählen Sie „Automatische Antworten (außerhalb des Büros)“

- Klicken Sie im Abschnitt „Info“ auf der linken Seite der Registerkarte „Datei“ auf „Automatische Antworten (abwesend)“.

Schritt 4:Automatische Antworten aktivieren

- Ein neues Fenster mit dem Titel „Automatische Antworten“ wird angezeigt. Wählen Sie im Abschnitt „Automatische Antworten“ die Option „Automatische Antworten senden“.

Schritt 5:Datumsbereich festlegen (optional)

- Wenn Sie einen bestimmten Zeitraum angeben möchten, in dem Sie nicht im Büro sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Sendedatum und -uhrzeit festlegen“. Sie können ein Startdatum, ein Enddatum und eine Uhrzeit festlegen.

Schritt 6:Verfassen Sie Ihre Abwesenheitsnachricht

- Geben Sie im Abschnitt „Automatische Antwortnachricht“ Ihre Abwesenheitsnachricht ein. Sie können Informationen darüber angeben, wann Sie zurückkommen, wie Sie in dringenden Fällen kontaktiert werden können und bei Bedarf alternative Kontaktdaten angeben.

Schritt 7:Passen Sie Ihre Nachricht an (optional)

- Sie können die bereitgestellten Formatierungsoptionen verwenden, um Schriftart, Farbe und Größe Ihrer Nachricht zu ändern. Bei Bedarf können Sie auch Hyperlinks hinzufügen oder Bilder einfügen.

Schritt 8:Vorschau Ihrer Nachricht

- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Vorschau“, um zu sehen, wie Ihre Abwesenheitsnachricht den Empfängern angezeigt wird.

Schritt 9:Wählen Sie „An Kontakte außerhalb Ihrer Organisation senden (optional)“ aus.

- Wenn Sie Ihre Abwesenheitsnachricht an Personen außerhalb Ihrer Organisation senden möchten, beispielsweise an externe Kontakte, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Automatische Antworten an Absender außerhalb meiner Organisation senden“.

Schritt 10:Speichern Sie Ihre Einstellungen

- Nachdem Sie Ihre Abwesenheitsnachricht verfasst und angepasst haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, um Ihre Einstellungen zu speichern.

Schritt 11:Bestätigungsnachricht

- Outlook zeigt eine Bestätigungsmeldung an, die besagt, dass Ihre Abwesenheitsnachricht erfolgreich eingerichtet wurde.

Schritt 12:Abwesenheitsstatus überprüfen

- Um zu überprüfen, ob Ihre Abwesenheitsnachricht aktiv ist, verfassen Sie eine neue E-Mail an sich selbst und senden Sie sie. Sie sollten die Abwesenheitsnachricht in Ihrem Posteingang erhalten.

Denken Sie daran, Ihre Abwesenheitsnachricht zu deaktivieren, wenn Sie nicht im Büro sind, um zu vermeiden, dass Sie unnötigerweise automatische Antworten senden. Sie können es deaktivieren, indem Sie die gleichen Schritte ausführen und die Option „Automatische Antworten senden“ im Fenster „Automatische Antworten“ deaktivieren.