Dazu gehören das Quelldokument (z. B. eine Rechnung, Quittung, ein Scheck oder ein Kontoauszug) sowie alle anderen unterstützenden Dokumente (z. B. eine Bestellung, ein Vertrag oder Versanddokumente).

2. Geben Sie die Transaktionsdetails in die Buchhaltungssoftware ein.

Dazu gehören Datum, Betrag, Lieferant und beteiligte Konten. Sie sollten auch eine kurze Beschreibung der Transaktion beifügen.

3. Fügen Sie dem Gutschein die entsprechende Dokumentation bei.

Dies kann entweder durch das Anheften der Dokumente an den Gutschein oder durch Scannen und elektronisches Anhängen der Dokumente erfolgen.

4. Unterschreiben und genehmigen Sie den Gutschein.

Der Gutschein muss von der Person, die ihn erstellt hat, sowie von einem autorisierten Genehmiger unterschrieben werden.

5. Reichen Sie den Gutschein ein.

Gutscheine sollten an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Sie sollten mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt werden, oder länger, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

6. Buchen Sie die Transaktion im Hauptbuch.

Dies kann manuell oder mithilfe einer Buchhaltungssoftware erfolgen.

7. Gleichen Sie das Bankkonto ab.

Dies sollte regelmäßig durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass der Saldo auf dem Bankkonto mit dem Saldo im Hauptbuch übereinstimmt.