Die Art der Scanner, den Sie verwenden für Ihre Office-Dokumente werden auf dem Dokument Größe und Ihre anderen Bedürfnisse ab. Flachbettscanner ermöglicht Ihnen einfaches Scannen von dicken oder unregelmäßig geformte Dokumente , während Durchgangs- Scanner gut für Standard-8 1/2-by-11-inch Papier. Handscanner wird Ihnen helfen, scannen größeren Dokument Größen , die nicht in Flachbett-oder Durchgangs- Scanner, wie Baupläne oder 11- von -17- Ausdrucke . Passen Sobald Sie Ihren Scanner ausgewählt haben, müssen Sie es einrichten und organisieren Sie Ihre virtuellen Dateisystem . Wenn Sie Ihre Office-Dokumente zu scannen , so dass sie in einem Texteditor wie MS Word, Open Office Writer oder WordPad verwendet werden kann, planen , wählen Sie einen Scanner, OCR -Software enthält. Anleitung
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Installieren Sie die Treibersoftware , die mit dem Scanner auf dem Computer der Scanner passt in kam . Wenn Sie mit einem Netzwerkscanner sind , müssen Sie den Treiber auf jedem Computer, der Scanner selbst , aber nicht jeder Computer, der die Dokumente betrachten muss verwendet installieren. Befolgen Sie alle Anweisungen auf der Verpackung und auf dem Bildschirm Anweisungen, um sicherzustellen, dass Ihre Scanner-Software richtig installiert ist.
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Starten Sie die Scanner-Software durch Doppelklick auf das Symbol auf Ihrem Computer. Die meisten Scanner-Software verfügt über Einstellungen , mit denen Sie Scans in bestimmte Dateiformate , wie PDF, JPG und DOC sparen.
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auf das PDF- Option klicken , wenn Sie Dokumente einscannen möchten so behalten sie alle ihre visuellen Eigenschaften einschließlich Worten und Bildern . Sie werden nicht in der Lage sein , diese Dokumente zu einem PDF-Editor ohne zu ändern , aber Sie werden in der Lage sein zu sehen und teilen Sie sie mit jedem Computer, der den kostenlosen Adobe Acrobat Reader -Software hat . Legen Sie die PDF-Optionen für die Größe und gewünschte Auflösung als Standard -Scan. Die Software kann auch ermöglichen es Ihnen, ein Standard-Speicherort wählen, wo es alle PDF- Dateien zu speichern. Wählen Sie einen Ort, der leicht zu finden ist , wie zum Beispiel einen Ordner auf Ihrem Desktop.
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Klicken Sie auf das Text-, Word -oder OCR -Symbol. Stellen Sie Ihre bevorzugte Dokument Größe, Auflösung und Standard-Speicherort für alle Dokumente, die Sie scannen möchten , so dass sie editierbar in einer Textverarbeitung sind . Wenn jeder in Ihrem Unternehmen verwendet die gleiche Textverarbeitungsprogramm , haben die Dateien in diesem Format gespeichert Prozessors . Wenn nicht, die Speicherung der Dateien im Rich Text Format ( . Rtf) ist am besten , da diese von den meisten Textverarbeitungsprogrammen gelesen werden kann.
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Klicken Sie auf die Option für benutzerdefinierte Scans und eine beliebige andere gemeinsame Scannen Aufgaben, die Sie planen, durchführen , wie eine 2 -mal-3 -Zoll- PDF Scan für Visitenkarten oder separate Datei Standorte für Scans gespeichert und aufbewahrt werden.
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Testen Sie jede Einstellung durch Scannen des entsprechenden Art des Dokuments durch den Scanner , dann überprüfen sie den Speicherort , damit es richtig gespeichert . OCR-Software ist nicht 100 Prozent genau , so überprüfen Sie immer OCR -Dateien für Fehler, vor allem , wenn Grenzen oder ungewöhnliche Schriftarten verwendet werden.
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Informieren Sie den Rest der Office-Mitarbeiter , wo jede Art von Datei gespeichert ist, und wie man den Scanner richtig zu nutzen .
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Sichern Sie den Computer, der die Dokumente speichert regelmäßig . Dadurch wird eine Kopie der gescannten Dokumente in der Ausfall des Rechners zu halten.
