Haben Sie einen großen Aktenschrank überfüllt mit Aussagen , Kursunterlagen und andere Papiere Artikel , die bis zu viel Platz und kann schwierig sein, zu suchen . Dieser Leitfaden wird Ihnen sagen, wie Sie diese Dateien in ein digitales Format übertragen auf Ihrem Computer , um Platz zu sparen, und sorgen für einfache Datensicherung und Suche. Things You
ursprüngliche Papierdokumente brauchen
Falzmaschinen
Büroklammern
Ein großer Schreibtisch , oder eine Reihe von Fächern zu Papier
Ein Drucker - Scanner mit einem automatischen Dokumenteneinzug halten ( ADF)
ein Computer mit einer guten Menge an freiem Festplattenspeicher
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zuerst montieren Ihre Lieferungen . Du wirst wahrscheinlich bereits einen Computer und Ihre Dateien etwas organisiert . Was Sie vielleicht nicht haben, ist ein geeigneter Scanner . Screening einer großen Anzahl von Dokumenten mit einem Flachbett-Scanner kann eine echte mühsam sein , so in aa Scanner, der eine Anzahl von Blättern von Papier zu einem Zeitpunkt annehmen kann investieren. Dedicated Scanner können , seltsam genug, viel teurer sein als all- in-one Drucker /Fax /Scanner. Die meisten verfügen über vergleichbare Fähigkeiten in Bezug auf die Auflösung, die sie produzieren können - was Sie am meisten interessiert, ist , wie viele Blätter kann der Scanner in einer Zeit, zu akzeptieren. Lesen Sie auch Bewertungen online, um sicherzustellen, dass der Vorlageneinzug nicht verkantet . Eine weitere Option, die in hilfreich kommen könnte, ist die Fähigkeit, Auto-Duplex- Scannen der - . Dies wird Sie scannen lassen beide Seiten eines Dokuments ohne manuelle Nachladen Schritt
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Nachdem Sie alle Ihre Materialien handlich, durch die Dateien zu gehen , dass Sie gern zu verarbeiten und zu sortieren. Sie werden zu einer Gruppe ähnlicher Breite Papiere zusammen (dh Notebook-Papier zusammen mit Notebook-Papier , Kopierpapier mit Kopierpapier ) möchten, und trennen Sie alle Papiere, die haben Ecken gefaltet , Risse oder andere Schäden , die mit dem Vorlageneinzug interferieren könnten . Dann Gruppe die Papiere in Chargen, die der Scanner annehmen , zB Bündel von zehn Seiten . Diese gesammelten Papiere können in dem "in" -Box zu gehen.
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Nun , bist du bereit zum Scannen ! Legen Sie die Scan-Software , die mit Ihrem Drucker /Scanner kam , und laden Sie Ihre erste Partie der Papiere in den Scanner . Wählen Sie eine geeignete Auflösung - 300 dpi ist Standard, und in der Regel mehr als ausreichend. Eine höhere Auflösung kann in einer besseren Qualität Bild führen , aber das wird mehr Zeit, um zu scannen, und mehr Platz zum Speichern nehmen . Die Wahl Graustufen statt Farbdruck kann auch sparen Speicherplatz auf der Festplatte . Für Dokumente , PDF ist ein gutes Format zu wählen , da es einfacher sein wird, zu einer Gruppe von Dokumenten mit mehreren Seiten in einem einzigen Dokument , als es mit Bildern wäre .
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Setzen Sie die Bearbeitung , den Rest Ihres Papierkram . Wenn Sie viele typisierte Papiere haben , könnte es sich lohnen , in OCR -Software zu investieren (wie ABBYY FineReader ) . Dadurch wird der Text in Ihre Dokumente in bearbeitbare und durchsuchbare Text umwandeln . Die Software ist sehr viel weniger zuverlässig für handschriftliche Dokumente .