Die Schönheit der Erstellung einer Datenbank in Microsoft Access ist, dass Sie nicht brauchen, um ein Computer-Genie zu können Tabellen , Formulare entwerfen schaffen, zu entwickeln oder zu generieren Berichte Abfragen sein . Microsoft Access verwendet viele der gleichen Befehle und Werkzeuge, die Anwender, die mit Microsoft Word und Excel so , wenn Sie eine gewisse Vertrautheit mit dieser Software-Programme haben, sollten Sie in der Lage sein , eine einfache Access-Datenbank in einer kurzen Zeit zu schaffen. Allerdings, wenn Sie den Kunden , Produkte und Vertrieb verfolgen wollen , dann wird das Projekt komplexer sein und mehr Zeit zu entwerfen. Things You
Daten
brauchen anzeigen Weitere Anweisungen
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Entwerfen der Datenbank erfordert eine Bestimmung , wie und welche Daten erfasst werden. Durchdenken Sie , wie die Daten verwendet werden , analysiert und geteilt. Zum Beispiel könnte ein Kunde Liste enthält den Namen des Unternehmens, den Namen eines Kontakts , eine Telefonnummer , einen Kontakt Titel, eine Adresse , eine Stadt, einen Staat , eine Postleitzahl und ein Land .
Ich erwarte ein Techniker, um diese Informationen geben wird von Ihnen verlangen , um eine Form zu schaffen, um für die Eingänge zu ermöglichen. Wenn Sie mehrere Datenquellen Eingänge haben , können Sie einen SQL-Server , mit denen mehrere Personen , um die Daten gleichzeitig in die gleiche Datenbank wird zu prüfen. Standardisierung Datenfelder ( Spaltenüberschriften ), so dass Access die Datensätze in jeder Lage und jedem Tisch erkennen . Die Überschriften müssen in jeder Tabelle konsistent oder die Access-Datenbank wird nicht korrekt funktionieren .
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Definieren Sie die Datenfelder in jeder Tabelle . Die Access-Datenbank -Software am besten funktioniert , wenn Informationen in einem singulären Tabelle gespeichert ist und in einem anderen nicht wiederholt. Die Software erstellt automatisch Tabellen nachschlagen , um Benutzern den Zugriff auf ihre Informationen, sobald sie eingeführt wird oder gespeichert werden. Definieren Sie separate Daten- Feldnamen für jede Datengruppe wie " customer_name " " Straße ", " Stadt ", " Staat ", " zip_code " " Land " und " business_contact " .
Ein kompletter Datensatz in der Tabelle würde bestehen aus den Datenfeldern : . Kunde Name, Straße, Stadt, Bundesland, Postleitzahl, Land und Business Contact
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Definieren Sie den Datentyp der einzelnen Felder . Geben Sie , welche Art von Daten in diesem Feld zulässig sein sollten. Alphabetisch Textfelder können gezählt werden, aber sie können nicht addiert werden. Der "Staat" Feld in einer Kunden-Liste wird in der Regel als alpha Text mit 2 Ziffern definiert. Geben Sie für Datumsangaben . Berechnungen können nur auf numerische Felder durchgeführt werden , so dass Sie angeben müssen , dass der Text numerisch ist , wenn Sie mathematische Funktionen ausführen möchten.
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Definieren Sie den eindeutigen Schlüssel Feld . Die Access-Software erfordert eine eindeutige Kennung für jede Tabelle . Ein Kunde Zahl kann als eindeutiger Schlüssel -Feld in einer Kunden-Liste handeln . Eine Liste der Produkte können eine eindeutige Teilenummer . Wenn es kein eindeutiges Feld in jeder Tabelle der Access-Software wird eine erstellen.
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Erstellen Sie ein Excel -Arbeitsblatt und kopieren Sie die Daten in Excel zunächst , kümmert sich um die Kopf-und Titel der Spalten verwenden Sie definiert früher . Lassen Sie keine leeren Felder . Dann , wenn die Daten eingestellt ist , speichern Sie die Excel-Datei . Dann öffnen Sie den Zugriff und wählen Sie " Datei " , wählen Sie " Import" und navigieren Sie zu dem die Datei auf Ihrem Computer.
Da die Zugangs-Software Bewertungen Ihrer Daten , wird er Ihnen die Namen der Felder ändern , oder Missachtung Felder und nicht importieren. Weiter durch diese Pop-up- und Klicken Sie auf " Finish" Wenn Sie fertig sind , werden Sie Ihre Kunden-Liste Tabelle in Access haben .
