Elektronisches Dokumenten-Management (EDM) Systeme ersetzen die altmodischen Aktenschränke , die mit Aktendeckel und Papieren gefüllt werden . Heute sind die Arbeitnehmer in rechtlichen, medizinischen , Staats-und Unternehmensanleihen Büros Speichern und Abrufen von Datensätzen durch computergestützte Systeme . Diese Umwandlung wird in umweltfreundliche Lagerung-Methoden , niedrigeren Kosten und einfacher und schneller Zugang für mehrere Benutzer des gleichen Dokuments was . Go Green
Elektronische Dokumente sind spart Bäume rund um den Globus . Der Verband der Records Manager und Administratoren Berichte , dass jeder US- Arbeiter verbraucht jährlich 10.000 Blatt Kopierpapier , das entspricht auf 1,25 Bäume pro Person ist. Ausrangierte Papier zerfällt schädliche Methangas , während die Papierindustrie Ernten 42 Prozent der industriellen Holz jedes Jahr , sagt ARMA . Papier Kopien von Geschäftsunterlagen auch steigern den Kraftstoffverbrauch , weil die Unternehmen ihre Dokumente zu Offsite-Speicherung Einrichtungen versenden und dann später abrufen ihnen haben. Durch die Umstellung auf ein EDM-Verfahren können Unternehmen schützen Wälder der Erde und zur Verringerung des Benzinverbrauchs . Weitere Mitarbeiter können von zu Hause aus arbeiten , wenn sie computerisierten Datensätze aus gesicherten Websites oder Server zugreifen können. Diese höhere Rate von Telearbeiter bedeutet weniger Verkehr und Fahrzeug -Emissionen.
Savings
Computerized Datensätze in Kosteneinsparungen für eine Organisation zu übersetzen . Police in Elk River , Minnesota, zu einem EDM-System , das der Abteilung gespart $ 17.000 Kopierpapier umgewandelt. Chef Jeffrey Beahen sagt seine Mannschaft ging durch 2,2 Tonnen pro Jahr, nach der Online- Artikel " Association of Records Manager und Administratoren : Kann RIM Save The World " Darüber hinaus enden 5 Prozent aller hard-copy zeichnet bis ist fehl am Platz , und ein verlorenes Dokument kostet ein Unternehmen über 250 $. Und zur weiteren Erläuterung der Kosten für Papierdokumente gegen elektronische Aufzeichnungen , BuyerZone.com schätzt, dass der durchschnittliche Arbeitnehmer verbringt zwischen 86 und 216 Stunden pro Jahr Einreichung harte Kopien von Aufzeichnungen . Das kostet ein Unternehmen zwischen $ 1.700 und $ 4.300 pro Jahr auf einen Mitarbeiter, der einen Stundensatz von $ 20 verdient basieren .
Zugang
Suchen elektronischen Aufzeichnungen ist einfacher als arbeiten mit Papier Kopien . In einem typischen Büro, ein Papier-Dokument 19 mal wird fotokopiert , da mehrere Mitarbeiter mit der gleichen Informationen arbeiten müssen, sagt ARMA . Aber mehr als einen Mitarbeiter kann an einem elektronischen Dokument zur gleichen Zeit zu suchen. Ein Arbeitgeber kann leicht steuern, wer sehen und zu überarbeiten, EDV-Dateien , sowie Sicherheits-Features ermöglichen ein Manager zu sehen, wer hat bestimmte Dateien abgerufen. Sicherheits-Features wie Passwörter auch Unternehmen helfen, gegen einen verärgerten Mitarbeiter oder Konkurrenten erhalten Eintritt in wichtige Dateien zu sichern. Ein weiterer Vorteil von EDM ist die schnelle Wiederherstellung von Dateien während einer Katastrophe wie Feuer , Hochwasser oder im Büro Einbruch. Sicherungskopien häufig gespeichert Offsite als Vorsichtsmaßnahme gegen ein Notfall.
