QuickBooks wird nach der Anzahl der Benutzer, die den gleichzeitigen Zugriff auf das Programm haben, werden festgesetzt. Ein kleiner Unternehmer somit zahlt zusätzliche Gebühren zu ermöglichen, ihre Mitarbeiter , dh Benutzer , in der Lage sein , Transaktionen in die Finanzlage des Unternehmens -Software geben . Der Unternehmer fungiert als "Administrator" über all die Nutzer, Verwaltung der ein gewisses Maß an Kontrolle , um den Nutzern den Zugang zu Informationen, die unnötig oder ungeeignet für sie zu sehen , um zu verhindern . Anleitung
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Öffnen Sie die "Set Up Users" Option in QuickBooks . Klicken Sie auf " Company" -Button in der oberen Menüleiste und unten scrollen, um die "Set Up Benutzer und Kennwörter "-Option. Wenn die Seite öffnet , wählen Sie die " Benutzer einrichten "-Option. Der User List Fenster hat eine Liste aller Benutzerkonten zuvor erstellt haben. Wenn es keine Nutzer sind, wird der "Admin" der einzige, aufgeführt sind.
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Geben Sie den Benutzernamen für den Einzelnen , die Sie als einen Benutzer zu erstellen. Wenn Sie in der Anzahl der Lizenzen begrenzt sind, können Sie einen Benutzernamen für einen bestimmten Bereich Ihres Unternehmens statt für einen einzelnen. Erstellen Sie zum Beispiel einen Benutzer namens "Register" für alle Vertriebsmitarbeiter und ein anderes namens "Warehouse " für alle Back- Zimmer Arbeitnehmer .
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Geben Sie ein Passwort für jeden Benutzer eindeutig . Behalten Sie jeden Benutzernamen und sein Passwort in einem geschützten Bereich . Lassen Sie sich nicht Benutzer ihre eigenen Passwörter zuweisen , diese sind für den Zweck des Haltens Mitarbeiter in verschiedenen Bereichen den Zugriff auf einen anderen Mitarbeiter Identifikation des Benutzers. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter" , um den Zugriff eines Benutzers auf die verschiedenen Bereiche der QuickBooks .
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Erstellen Sie eine Liste der verschiedenen Bereiche Ihres Unternehmens und die verschiedenen Mitarbeiter, die Zugriff auf die QuickBooks-Datei benötigen bearbeiten . Die Arbeit der Mitarbeiter führt regeln sollen die Bereiche QuickBooks er in.
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darf Wählen Sie die "Selected Bereichen QuickBooks "-Option und dann auf " Weiter". Der erste Bereich ist "Sales und Debitorenbuchhaltung . " Für jeden Bereich gibt es drei Möglichkeiten , " No Access ", " Full Access " und " Selective Access. " Kassierer und diese Eingabe Kunden-Transaktionen müssen nur "Selective Access", es sei denn, der Benutzer ist ein Manager .
Unter " Selective Access" sind die Optionen , damit der Benutzer auf " Erstellen Transaktionen allein, " auf " Erstellen und Drucken Transactions " und " Erstellen Transaktionen und Reports erstellen . " Ein Kassierer müssen zum Erstellen und Drucken Transaktionen , aber keine Berichte erstellen . Das Feature kann für Managment reserviert werden.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter" . Der zweite Bereich ist " Käufe und Kreditorenbuchhaltung . " Dieser Bereich ist in der Regel für die Buchhaltung und Büropersonal vorbehalten. Es ist für die Eingabe und die Zahlung von Rechnungen , Eingabe Kreditkartengebühren und Bestellungen. Wählen Sie die " No Access "-Niveau für alle, aber Büropersonal und klicken Sie dann auf "Weiter".
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Blick auf die Liste der Mitarbeiter und festzustellen, ob einer von ihnen in der Lage sein zu schreiben oder drucken Kontrollen müssen , Einzahlungen oder geben Kreditkartengebühren . Dieser Bereich ist der " Überprüfung und Kreditkarten "-Bereich . Es wird nicht empfohlen , dass jeder Mitarbeiter, darunter Buchhaltung Personal, Zugang zur Eingabe Girokonto Transaktionen gegeben werden. In der Regel sollte dies für Sie reserviert , als Administrator an. Klicken Sie auf " Weiter".
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Wählen Sie das "Selective Access" Option für Lager oder Empfangen von Benutzern . Der nächste Bereich ist das " Inventar " , alle Warehouse-Benutzer mit Ausnahme der Verwaltung sollte den selektiven Zugriff auf Inventar Informationen haben, mit der Möglichkeit, nur zum Erstellen und Drucken Transaktionen . Klicken Sie auf " Weiter".
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Wählen Sie das "No Access" Option für die letzten fünf Bereiche, die " Time Tracking ", " Lohn-und Gehaltsabrechnung und Mitarbeiter ", " Sensitive Accounting -Aktivitäten, " gehören "Sensitive Finanzdienstleistungen Berichterstattung "und die " Ändern und Löschen von Transaktionen " Optionen . Dies sind Bereiche, die nur der Administrator in der Lage, Informationen eingeben und anzeigen sollte innerhalb . Solange Sie die Passwörter zu halten für jeden Benutzer sicher , sollte es keine Benutzer in der Lage , um Bereiche , die nicht beziehen sich auf ihre Arbeit ist der Zugang sein .
