E-Mail ist eine häufige Form der Kommunikation, und die richtige Mailbox-Verwaltung benötigt wird, um die empfangenen Daten zu schützen. Verwendet für geschäftliche und private Korrespondenz, ermöglicht E-Mail für den schnellen Austausch von Informationen . Halten Sie diese Informationen sicher und vereinfachen die E-Mail -Erlebnis, indem die Zeit für grundlegende Mailbox-Verwaltung . Stoppen Sie Viren
Halten Antiviren-und Sicherheits-Software aktualisiert. Viele Viren werden durch E-Mail erhalten , und neue Viren werden regelmäßig veröffentlicht. Out -of-date -Software macht Ihren Computer und Daten in Gefahr .
Steuerung Spam
Stop- Spam, bevor er Ihren Posteingang erreicht . Die meisten E-Mail- Provider bieten irgendeine Form von Spam-Filterung , die automatisch bewegt Verdächtige Nachrichten in einen separaten Spam- oder Quarantäne-Ordner . Untersuchen Spam-Ordner Inhalte regelmäßig , um sicherzustellen, keine Meldungen wurden nicht korrekt kategorisiert. Bewerten Spamfilter-Einstellungen oft sie kann sich ohne Ankündigung ändern. Denken Sie daran, kein Filter ist perfekt und einige Spam-Mails ihren Weg in Ihrem Posteingang finden.
Organisieren
lesen jede Nachricht und bestimmen, ob sie gelöscht werden können sofort. Reagieren Sie sofort auf easy-to- Antwort -Nachrichten. Markieren diejenigen, die Antworten, die nicht an der Zeit behandelt werden können verlangen , und legen Sie diese Nachrichten in markierten Ordner in Ihrem Postfach , damit sie nicht verloren geht. Auch Datei -Nachrichten, die keine Antworten erfordern aber enthalten nützliche oder gewünschte Information . Ein Beispiel für diese E-Mail -Management Best Practice ist es, alle empfangenen Zahlung Benachrichtigungen in einem Ordner mit der Bezeichnung Payment Bestätigungen einzureichen.
Anhänge verwalten
Speichern Sie alle notwendigen Anlagen zu einem bestimmten Speicherort auf Ihrem Computer -Festplatte. Diese E-Mail -Management- Best Practices wird dafür sorgen, Sie wissen, wo sich die Datei befindet und reduzieren Sie die Größe Ihrer Mailbox . Speichern von Anlagen außerhalb des Postfachs bietet auch Schutz vor Datenverlust durch versehentliches Löschen von Nachrichten .
Endgültig löschen
Die Löschtaste ist eine entscheidende E-Mail -Management-Tool . Eine bewährte Methode ist es, jede Nachricht, die nicht mehr benötigt werden zu löschen. Löschen von doppelten Nachrichten auch empfohlen. Vergessen Sie nicht , um Nachrichten aus dem Ordner Gesendete Objekte zu löschen. Seien Sie sich bewusst , dass Gegenstände an den Gelöschte Objekte oder Trash Ordner nicht sofort gelöscht . Oft werden diese Nachrichten bleiben für einen Monat oder länger. Manuelles Löschen der Inhalt dieser Ordner sorgt Nachrichten dauerhaft gelöscht werden. Eine andere Methode ist , um den Ordner automatisch zu löschen , wenn der Inhalt der E-Mail- Programm geschlossen wird eingestellt , aber das hängt von dem Programm verwendet und kann keine Option für alle.
