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Document Management System Richtlinien

Document -Management-Systeme ermöglichen es Unternehmen, logisch und effizient zu organisieren Dokumente , sowohl physisch als auch digital. Als Ergebnis muss ein wirksames System unterzubringen alle verschiedenen Arten von Dokumenten. Assets

definieren , welche Vermögenswerte in Ihrer Organisation und wie sie verwendet werden. Dies hilft sicherzustellen, dass die Dokumenten-Management- System ausgewählt wird Ihre Bedürfnisse zu erfüllen.
Formate

sicher, dass Dokument-Formate , sowohl physisch als auch digital, von einem Dokumenten-Management unterstützt System, das Sie suchen zu implementieren sind .
Conversion
Beim Konvertieren von Dateien , halten Zukunftstechnologie im Sinn, als für Dokument Erreichbarkeit auf der Straße zu ermöglichen.

Konvertieren Dokument-Formate , wenn nötig. Zum Beispiel können Sie Ihre Dokumenten-Management- System erfordern, dass alle digitalen Unterlagen als PDF ( portable document format )-Dateien gespeichert werden.
Zugang

Erstellen eines Prozesses, der es einfach macht Zugriff auf Dokumente verwaltet wird . Eine beliebte Schnittstelle für Systeme, wird über das Web zu dokumentieren Informationen zuzugreifen.
Prozesse und Verfahren

-Plan nicht nur für die Umsetzung eines Dokumenten-Management- System , aber wie neue Dokumente eingegeben und gepflegt. Ein Dokumentenmanagement-System verbleibt nur sinnvoll, wenn sie Dokumente nach Bedarf hinzugefügt hat .