? Ein Enterprise Document Management (EDM )-System , auch als ein Content Management System (CMS) oder Enterprise Content Management (ECM) -System, ist ein Multi-User -Interface , mit dem Benutzer zu teilen und gemeinsam bearbeiten Textinhalt in eine effiziente und geordnete Weise . Notwendigkeit von Enterprise Document Management-
Wenn mehrere Mitarbeiter an einem Textdokument arbeiten oder aktualisieren ständig eine Tabellenkalkulation oder Datenbank , ein häufiges Problem , das auftritt, ist, dass es endet als viele verschiedene Variationen des gleichen Dokuments . Auch E-Mail -Updates an einem zentralen Partei kann ein Schmerz sein , weil diese Person muss noch alle Updates in einer einzigen Datei zu verarbeiten und senden Sie es wieder heraus, um alle Beteiligten. Mit einem Dokumenten-Management- System kann jedoch alle Parteien gleichzeitig auf das Dokument, und es gibt keine Notwendigkeit , um Updates für die Beteiligten per E-Mail .
Management- Fähigkeiten
ein Dokument Management-Systeme einfach zu behandeln alle Benutzer als Peers und ihnen einen gleichberechtigten Zugang zu allen Inhalten des Projekts . Andere geben begrenzten Management-Fähigkeiten , um den einzelnen Ursprung des Projekts, mit denen er Dinge wie entfernen andere aus dem Projekt zu tun. Die intensivsten Dokumenten-Management- Systeme , obwohl, haben einen separaten Management-Portal , das sie um den Benutzern verschiedene Zugriffsebenen können.
Google Docs
Die meisten beliebte Dokument -Management-System in der Welt ist Google Docs, die kostenlos und für jeden zugänglich mit einem Google -Konto . Benutzer hochladen können , zu modifizieren und zu teilen Textdateien , Datenbanken, Präsentationen und Tabellen , die leicht von Import und Export in Microsoft Office-Anwendungen wie Word, Access , PowerPoint und Excel. Unternehmen, die brauchen nur grundlegende Dokument -Management-Dienstleistungen verlassen sich oft auf Google Docs .
Andere frei Optionen
Für diejenigen, die nicht zu Google Docs verwenden möchten, einige Alternativen Buzzword sind , Zoho , Etherpad , Peepel , OpenGoo und Alfresco . Buzzword von Adobe entwickelt , ermöglicht es Administratoren, unterschiedliche Zugriffsrechte für Benutzer geben . Es hält auch ein Protokoll der Änderungen vorgenommen . Der Vorteil Zoho ist das Niveau der Funktionalität . Zoho bietet eine voll funktionsfähige Textverarbeitung, eine persönliche Wiki und eine große Zahl von anderen Programm-Typen . Etherpad ist schön , weil es nicht erforderlich, dass Sie für alles registrieren . Peepel ist eine Suite von Programmen, die mit dem Browser integrieren. OpenGoo , wie der Name schon sagt, wird gemacht, um Google Docs sein für diejenigen, die nicht möchten, dass Google zu verwenden. Alfresco wurde entwickelt, um eine freie Alternative für diejenigen, die die volle Funktionalität der Premium- Programme wie Documentum müssen .
Premium- Programme
Vier der beliebtesten Dokumenten-Management sein Programme sind Open Text , SharePoint und Documentum . Alle diese Programme integrieren komplexe Dokumenten-Management , Community Management , Asset Management und Content Reporting.
