? Unternehmen in der modernen Ära erzeugen Massen von Dokumenten, Inhalten und andere Papier-basierten Informationen, die klassifiziert , synthetisiert und verwaltet werden muss. Document -Management-Systeme mit Werkzeugen , Technologien und Anwendungen verwendet werden, um zu erfassen , zu speichern, zu verwalten , zu erhalten und liefern Inhalte auf Benutzer -Segmenten und der erweiterten Mitarbeiter in einer Organisation. Die elektronischen Dokumente erstellt und erzeugt kann für verschiedene Zwecke verwendet werden. Es gibt viele Vorteile der Investition in ein Dokumenten-Management- System . Beseitigt Einreichung Probleme
Suchen und Zugreifen auf wichtige Geschäftsdaten, Kundendaten, Finanz-und Accounting-Informationen ist entscheidend für die laufenden Tag zu Tag Geschäftsbetrieb für jede Organisation. Solche Dateien , Inhalte und Informationen in Dokument-Format sollte auf Anfrage erhältlich sein . Ein gut geführtes Dokument System eliminiert platzraubend Einreichung Probleme und die umständliche Prozesse mit manueller Dateien oder nicht-elektronischen Methoden der Speicherung von Papier und Dokumenten verknüpft . Ein Dokumentenmanagement-System sorgt für elektronische Dokumente und Dateien in Ordnern, die abgerufen und bei Bedarf schnell abgerufen werden befinden.
Schnellere Suche und Retrieval
Ein Dokumentenmanagement-System systematisch speichert und archiviert gescannte Dokumente , Bilder und andere Dateien . Kategorisierungen und andere Formen der Klassifizierung ermöglichen Unterlagen in mehrfacher Hinsicht in einem DMS gespeichert werden. Diese Dateien können mit Volltextabfrage Suchfunktionen abgerufen werden. Mit ein beliebiges Wort oder eine Kombination von Worten, kann der Anwender suchen und finden alle Dokumente jederzeit und führen große Veränderungen wie pro Anforderungen der Arbeit . Weniger Zeit wird von Mitarbeitern bei der Suche nach Dokumenten oder der Versuch, den aktuellen Versionen finden verbracht .
Seamless Information Sharing
Angestellte und Arbeiter müssen regelmäßig Informationen austauschen , während Ausführung verschiedener Aufgaben und Funktionen. Mit einem DMS im Ort, elektronische Dateien , gescannte Papierdokumente und Bilder , PDF-Dateien sind leicht zugänglich über Firmen-Intranets , Internet und große Netze , und es ist eine verbesserte Informationsfluss über alle Hierarchien Organisation . Dateien können von jedem Computer oder Drucker ausgedruckt werden und kann auch durch DVDs oder CDs verteilt werden. Mitarbeiter können Informationen austauschen und gemeinsam an konkreten Projekten und Aufgaben . Mehrere Rezensenten , Genehmiger und Entscheidungsträger können auf Dateien und Dokumente schneller bewerten .
Reduzierte Lagerhaltung
Reduzierte Lagerung ist einer der größten Vorteile der Investition in ein Dokumenten-Management- System . Große Unternehmen , kleine und mittlere Unternehmen, Non -Profit-Organisation und Start-ups alle schauen zu konsolidieren und zu optimieren Unternehmen Einsatzgebiete auf kommerzielle Miete und Betriebskosten zu sparen. Industrie und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Verordnungen hat Speicherung und Archivierung von erforderte große Mengen von Dokumenten -generierten Daten und Informationen. Pflege Papier-basierten Datensätzen und Massen von Dokumenten Ordner werden behindern die Arbeit der Angestellten, Mitarbeiter und andere Arbeitnehmer in eine begrenzte Büroflächen und Arbeitsumgebungen. Eine integrierte Dokumenten-Management- System reduziert die Menge der Prime Office Bereich für die Aufrechterhaltung der Papier-basierten Datensätzen erforderlich.
Business Continuity
Unternehmen immer mit Risiken und Unsicherheiten zu kämpfen und andere Katastrophenszenarien . Plötzliche Störungen oder Unfälle können Geschäftsbetrieb auswirken und zerstören wichtige Informationen und digitalen Assets auf der Baustelle. Papier Aufzeichnungen sind anfällig für Feuer , Vandalismus, Wasser, Diebstahl und andere Gefahren, die mit Naturkatastrophen und in der Regel teuer im Unterhalt verbunden. Ein DMS wirkt wie ein in der Nähe ausfallsicher Disaster Recovery-Lösung und zentral sichert Dokumente und Papier-basierte Datensätze für Off- Site-Storage . Diese Archive können beibehalten werden und Dokumente im Falle einer Störung oder vermisst Katastrophe und garantieren Business Continuity restauriert.
