Microsoft Word 2007 misst Lesbarkeit eines Dokuments in zweierlei Hinsicht. Der Flesch Reading erleichterte Test liefert eine Punktzahl zwischen 1 und 100 : eine geringe Zahl korreliert mit niedrigen Lesbarkeit und eine hohe Zahl bedeutet eine einfache Lesung . Die Flesch - Kincaid Grade Level Punktzahl schätzt die höchste elementaren Klassenstufe in denen die Studierenden das Dokument lesen könnte leicht . Beide Tests verwenden Satz und Wort Längen , um ihre Noten zu berechnen. Zuviel Lesbarkeit macht ein Dokument Sound simpel oder kindisch , zu wenig Lesbarkeit , auf der anderen Seite , verschleiert die Kommunikation und stellt ein Dokument Sound bombastisch. Schießen für ein glückliches Medium : eine professionelle , verständliche Dokument . Anleitung
Erhöhung Ablesbarkeit
1
Teilen einige lange Sätze in zwei oder mehr Sätze. Wenn ein Satz enthält zwei verschiedene Ideen , zum Beispiel , teilen sie in zwei getrennten Sätzen. Versuchen Sie, die Interpunktion der lange Sätze , um zu bestimmen , ob man ihnen aufgeteilt: Suchen Sie nach einer Pause in der Mitte eines Satzes , z. B. ein Semikolon , Bindestrich oder ein Komma und ein Verbindung
2
kürzen Sätze durch die Vereinfachung der Satzstruktur . Um eine Vorstellung prägnant zu kommunizieren, in einer direkten, aktiven Stimme zu schreiben. Beginnen Sie mit dem Subjekt des Satzes und dann beschreiben die wichtigsten Maßnahmen . Verwenden possessives statt Genitiv Phrasen; konzentrieren sich auf Verben statt Substantive ; verwenden einfache Grammatik . Wiederholen Sie nicht Ihre Ideen und nicht unnötig zu erklären. Löschen wortreichen Phrasen , die nicht wirklich zu kommunizieren , Inhalte , wie zum Beispiel " um . " Verwenden Sie einen bestimmten Wort anstelle eines beschreibenden Begriff und konzentrieren sich auf Verben statt Substantive. Zum Beispiel , nicht schreiben : "Die Tatsache der Angelegenheit ist , die Ideen unserer Mitarbeiter sind uns wichtig , weil wir uns um sie kümmern . " Stattdessen schreiben : "Wir kümmern uns um die Ideen unserer Mitarbeiter . "
3
Verwenden Sie kürzere Worte , solange sie noch kommunizieren Ihre Botschaft richtig . Suchen Sie nach Industrie-Jargon , komplexe Wörter , Wörter , die nur wenige Menschen wissen, und Worte , die klingen beeindruckend oder ungewöhnlich. Ersetzen Sie jedes Wort unnötig lange oder komplexe Phrase mit einem einfacheren, kürzeren Wort . Zum Beispiel , nicht schreiben , " Verwendung geistige Engagement verbessert Ihre Fähigkeit, die Normalitäten Ihrer Leistung nicht überschreiten. " Stattdessen schreiben: " Konzentrieren Sie sich auf Ihre Arbeit , Ihre Ergebnisse zu verbessern. "
4
Fokus auf den Ausdruck Ihrer Ideen klar , direkt und einfach über das gesamte Dokument . Denken Sie daran, ist das wichtigste Ziel , effektiv zu kommunizieren und die Leser könnten Sie Ihre Nachricht verpassen , wenn sie durch wortreiche Sprache verdeckt ist .
Tieferlegung Ablesbarkeit
5
Kombinieren verwandten Sätze Satz erhöhen Längen . Wenn zwei Sätze verschiedene Aspekte der gleichen Idee , oder verschiedene Aktionen, die auf der gleichen Reihenfolge gehören beschreiben , dann kombinieren sie . Sie können verschiedene Sätze indem Sie ein Semikolon , ein Strich oder ein Komma und ein Verbindung , oder Sie können ihre Ideen in eine längere Teil - Satz kombinieren verbinden .
6
Beschreiben Sie Ihre Ideen gründlich zu erweitern Satzlänge . Nicht jedoch , fügen Sie unnötige Wörter, Phrasen , die nicht wirklich etwas sagen , oder Wiederholung, die nicht verbessert Klarheit. Stattdessen konzentrieren sich auf die Kommunikation deutlich , Dinge zu erklären und präzise in die Tiefe konzentrieren.
7
Verwenden Sie spezifische Wörter anstatt kürzer , allgemeineren . Lassen Sie kurze, klare Worte allein, sondern suchen Sie nach den Worten , die generische , vage , juvenile oder Slang sind . Ersetzen Sie diese Worte mit mehr Wörter, die starke, klare , konkrete und professionell sind. Zum Beispiel , nicht schreiben , "harte Arbeit, machen einen guten Job und nett sein für andere. " Stattdessen schreiben: " Konzentrieren Sie sich auf Ihre Aufgaben , arbeiten fleißig und sorgfältig , und verwöhnen Sie Ihre Mitarbeiter mit Respekt und Höflichkeit. "
8
Drücken Sie Ihre Ideen gründlich und speziell während des gesamten Dokuments. Verbessern Sie irgendwelche schwachen , stark vereinfacht oder unklare Teile . Denken Sie daran, ist das wichtigste Ziel , effektiv zu kommunizieren , und Ihre Leser vielleicht Ihre Nachricht missverstehen , wenn Sie nicht präsentieren Sie sie vollständig .