Die "Mail Merge "-Funktion in Microsoft Word ist ein mächtiges Werkzeug , mit dem Sie Dokumente mit einer Datenquelle verschmelzen lässt . Zusammenführen von Ihrem Word-Dokument mit einem Datenquellen bietet eine Möglichkeit für Sie, um unzählige persönliche oder individuelle Kopien des Dokuments zu erstellen. Sie können mit dem Seriendruck- Werkzeug , um Namen und Adresse einfügen oder benutzerdefinierte Serialisierung Felder in Ihren Dokumenten zu erstellen. Die Möglichkeiten , die individuell mit dem Werkzeug sind fast grenzenlos und ermöglicht Seriendruck -Datenquellen in Ihre Dokumente ist viel einfacher als Sie vielleicht denken. Anleitung
Bereiten Dokument für Merge
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Öffnen Sie Microsoft Word auf Ihrem Computer. Klicken Sie auf die "Mailings " Registerkarte dann " Seriendruck starten " auf der Multifunktionsleiste . Klicken Sie auf " Letters ". Word öffnet ein leeres Dokument.
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Klicken Sie auf die " Empfänger auswählen " auf der "Mailings "-Registerkarte. Klicken Sie auf " Verwenden Sie Outlook-Kontakte ", " Verwenden Sie eine vorhandene Datenquelle Datei " oder " Erstellen Sie eine neue Datei in Word. " Der "Use Outlook Kontakte " können Sie an Empfänger aus Ihrem Outlook Adressbuch importieren. Mit dem " Verwenden Sie eine vorhandene Datenquelle Datei"-Option , wählen Sie eine Liste in einer anderen Anwendung erstellt , z. B. Access , Excel oder sogar Notepad. Wenn Sie das " Verwenden Sie eine vorhandene Datenquelle Datei"-Option wählen , auch auf " Vorhandene Liste verwenden " auf Durchsuchen und wählen Sie die externe Datenquelle Datei. Schließlich können Sie eine neue Datenquelle in Word , indem Sie auf die Schaltfläche "Erstellen einer neuen Datendatei in Word " Option erstellen. Wenn Sie die letzte Option wählen, müssen Sie Details für die Liste in dem Pop- up-Fenster , wie Name und Adresse eingeben .
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Klicken Sie auf das " Empfängerliste bearbeiten " auf den "Mailings Tab . " Bearbeiten Sie die Liste , und fügen Sie die Einträge aus der Liste nach Bedarf.
Führen Merge
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Geben Sie Text oder Grafiken in das Dokument , wie gebraucht. Wenn Sie auf eine Stelle im Dokument , wo Sie wollen , um ein Feld aus der Datenquelle einfügen zu bekommen, klicken Sie auf den "Match Fields" -Taste auf der "Mailings "-Registerkarte.
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Klicken Sie auf " Adresse Block " -Taste, um den Namen des Empfängers und Ihre Adresse aus der Datenquelle hinzufügen. Alternativ legen Sie "Gruß- Line" zu wählen, wie der Brief wird jeder Empfänger in der Datenquelle anzusprechen. Zum Beispiel : "Lieber Joe ", " Lieber Joe Doe " oder " Joe Doe ". Um ein einzelnes Feld an der gleichen Stelle in jedem Dokument einzufügen, klicken Sie auf die " Felder schreiben und einfügen " klicken. Wählen Sie den Namen des Feldes aus der Datenquelle zum Einfügen und klicken Sie auf " Einfügen". Diese Option ist nützlich für Dinge wie das Einfügen eines Mitgliedsnummer oder ID-Code aus der Datenquelle . Auf jedem Brief, den Sie erzeugen mit dem Seriendruck- , Word- füllt die Felder mit unterschiedlichen Daten aus der Datenquelle .
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Klicken Sie auf " Vorschau Ergebnisse " auf der "Mailings "-Registerkarte. Klicken Sie auf " Zurück Record" oder "Next Record" Pfeiltasten , um durch die Buchstaben in der Zusammenführung . Überprüfen Sie jedes Wort ein und gewährleisten bevölkerten die Felder korrekt mit den Informationen in der Datenquelle. Hinweis - . Wenn Sie eine falsch formatierte Buchstaben oder eine falsche Verwendung der Datenquelle Details finden , klicken Sie auf " Empfängerliste bearbeiten ", suchen Sie die Zeile , die die fehlerhaften Daten zu korrigieren und es
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klicken Sie auf " Fertig stellen und zusammenführen "und dann auf" drucken von Dokumenten . " Wählen Sie alle Dokumente in der Gruppe oder nur die derzeit in der Vorschau-Fenster drucken.
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Klicken Sie auf " Datei" und dann "Drucken" auf der Multifunktionsleiste . Nach Wort sendet den Druckauftrag an den Drucker , klicken Sie auf " Datei" und dann "Speichern".
