Die Dateiaufbewahrung bezieht sich auf die Richtlinien und Verfahren, die eine Organisation oder Einzelperson zum Verwalten der Speicherung und Entsorgung digitaler und physischer Dateien verwendet. Es definiert, wie lange verschiedene Arten von Dateien aufbewahrt werden, bevor sie gelöscht oder archiviert werden. Dies ist entscheidend für:
* Konformität: Viele Branchen (Finanzen, Gesundheitswesen, Recht) haben rechtliche oder regulatorische Anforderungen, die vorschreiben, wie lange bestimmte Datenarten beibehalten werden müssen. Die Nichteinhaltung kann zu erheblichen Bußgeldern und rechtlichen Auswirkungen führen.
* Rechtserdeckung: Bei Rechtsstreitigkeiten hilft eine klare Richtlinie für die Aufbewahrung von Dateien Organisationen, relevante Dokumente schnell zu lokalisieren und die Einhaltung rechtlicher Entdeckungsanfragen zu demonstrieren.
* Betriebseffizienz: Eine genau definierte Richtlinie hilft bei der Reduzierung der Speicherkosten und vereinfacht das Datenmanagement, indem unnötige Daten entfernt werden.
* Datensicherheit: Durch die Beseitigung veralteter oder irrelevanter Daten reduzieren Unternehmen ihre Angriffsfläche und das Risiko von Datenverletzungen.
* Auditabilität: Eine dokumentierte Aufbewahrungsrichtlinie bietet einen klaren Prüfungsweg, der zeigt, wie Daten während des gesamten Lebenszyklus behandelt wurden.
Im Wesentlichen geht es bei der Aufbewahrung von Dateien darum, ein Gleichgewicht zwischen den erforderlichen Daten so lange wie erforderlich zu machen und die nicht mehr benötigten Daten zu entsorgen. Es ist eine kritische Komponente eines breiteren Programms zur Verwaltung von Datensätzen.
