Okay, lass uns aufschlüsseln, wie man eine informative E -Mail mit Beispielen schreibt. Der Schlüssel ist, klar, präzise und gut organisiert zu sein.
Kernprinzipien einer informativen E -Mail:
* Zweckgetrieben: Wissen Sie, warum Sie schreiben. Welche Informationen müssen Sie vermitteln?
* gezielt: Betrachten Sie Ihr Publikum. Was wissen sie schon? Was sind ihre Bedürfnisse und Erwartungen?
* klar und prägnant: Auf den Punkt kommen. Vermeiden Sie Jargon oder übermäßig komplexe Sprache.
* organisiert: Präsentieren Sie Informationen logisch mit Überschriften, Aufzählungszeichen, nummerierten Listen oder kurzen Absätzen.
* genau: Stellen Sie sicher, dass Ihre Informationen korrekt und aktuell sind. Zitieren Sie gegebenenfalls Quellen.
* professionell: Behalten Sie einen professionellen Ton bei und verwenden Sie die richtige Grammatik und Rechtschreibung.
* umsetzbar (gegebenenfalls): Wenn Sie möchten, dass der Leser etwas tut, machen Sie klar, was Sie benötigen, um zu tun, und wann.
Allgemeine Struktur einer informativen E -Mail:
1. Betreffzeile: Klar und beschreibend. Denken Sie an Keywords, die dem Empfänger helfen, den Inhalt der E -Mail schnell zu verstehen.
2. Begrüßung: Verwenden Sie eine entsprechende Gruß (z. B. "Lieber [Name]" oder "Hi [Name]").
3. Einführung: Geben Sie den Zweck der E -Mail sofort an.
4. Körper: Geben Sie die Informationen klar und organisiert an.
5. Schlussfolgerung: Fassen Sie wichtige Punkte zusammen, geben Sie weitere Unterstützung an oder geben Sie die gewünschten Maßnahmen an.
6. Schließen: Verwenden Sie einen professionellen Abschluss (z. B. "aufrichtig", "beste Grüße", "Grüße").
7. Signatur: Geben Sie Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen an.
Beispielszenarien und E -Mails:
1. Information von Mitarbeitern über eine neue Unternehmenspolitik
* Betreff: Neue Richtlinien:Richtlinien der Fernarbeit
* Körper:
Liebe Mitarbeiter,
Diese E -Mail beschreibt die neuen Unternehmensrichtlinien in Bezug auf Fernarbeit, effektiv [Datum].
Schlüsselpunkte für die Schlüssel:
* Berechtigung: Alle Mitarbeiter, die seit mindestens sechs Monaten im Unternehmen sind und eine zufriedenstellende Leistung gezeigt haben, können eine Fernarbeit beantragen.
* Bewerbungsprozess: Um sich zu bewerben, füllen Sie bitte das Remote -Arbeitsantragsformular (beigefügt) aus und senden Sie es zur Überprüfung an Ihren Manager.
* Ausrüstung: Das Unternehmen wird einen Laptop und einen Monitor für Fernarbeit zur Verfügung stellen. Die Mitarbeiter sind für die Bereitstellung ihrer eigenen zuverlässigen Internetverbindung verantwortlich.
* Sicherheit: Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, müssen alle Sicherheitsrichtlinien für Unternehmen einhalten.
* Stunden: Von Remote -Mitarbeitern wird erwartet, dass sie die regulären Arbeitszeiten aufrechterhalten und für Besprechungen zur Verfügung stehen.
Eine detaillierte Version der Richtlinie ist im Intranet des Unternehmens verfügbar:[Link zur Richtlinie]
Bitte überprüfen Sie die Richtlinie sorgfältig. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Human Resources unter [HR -E -Mail -Adresse] oder [HR -Telefonnummer].
Aufrichtig,
[Ihr Name]
[Ihr Titel]
Erläuterung:
* Betreff: Gibt das Thema eindeutig an.
* Einführung: Informiert die Mitarbeiter sofort über die neue Richtlinie.
* Körper: Verwendet Kugelpunkte, um die wichtigsten Punkte hervorzuheben und es einfach zu lesen und zu verstehen.
* Link: Bietet Zugriff auf das vollständige Richtliniendokument.
* Kontaktinformationen: Gibt den Mitarbeitern eine Möglichkeit, Fragen zu stellen.
* umsetzbar (impliziert): Von Mitarbeitern wird erwartet, dass sie die Richtlinie überprüfen.
2. Informieren Sie einen Kunden über ein Bestellaktualisierung
* Betreff: Bestellung Update:Ihre Bestellung #[Bestellnummer]
* Körper:
Sehr geehrter [Kundenname],
Diese E -Mail soll Sie über ein Update zu Ihrer letzten Bestellung informieren (#[Bestellnummer]).
Ihre Bestellung wurde versendet und wird voraussichtlich innerhalb von 3 bis 5 Werktagen eintreffen.
Verfolgungsinformationen:
* Verfolgung Nummer: [Tracking-Nummer]
* Versandträger: [Versandname]
* Verfolgen Sie Ihre Bestellung: [Link zur Verfolgungsseite]
Sie können auch Ihre Bestelldetails anzeigen und die Fortschritte auf unserer Website verfolgen:[Link zur Bestellseite]
Wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, zögern Sie bitte nicht, uns unter [Kundendienst -E -Mail -Adresse] oder [Telefonnummer des Kundendienstes] zu kontaktieren.
Vielen Dank für Ihre Bestellung!
Beste grüße,
[Ihr Name]
[Ihre Firma]
Erläuterung:
* Betreff: Beinhaltet die Bestellnummer zur einfachen Identifizierung.
* Einführung: Gibt den Zweck der E -Mail eindeutig an (Bestellaktualisierung).
* Körper: Bietet Schlüsselinformationen:Versandstatus, Verfolgung von Details und Links, um die Reihenfolge zu verfolgen.
* Kontaktinformationen: Bietet Kundenunterstützung.
* Positiver Ton: Beinhaltet ein "Dankeschön", um die Wertschätzung der Kunden zu verstärken.
3. Informieren von Teammitgliedern über ein Projekt Meilenstein
* Betreff: Projekt [Projektname]:Meilenstein erreicht - Phase 1 Fertigstellung
* Körper:
Hallo Team,
Tolle Neuigkeiten! Ich schreibe, damit Sie wissen, dass wir Phase 1 des [Projektnamens] erfolgreich abgeschlossen haben.
Dieser Meilenstein enthielt [kurz die wichtigsten Leistungen der Phase 1 auflisten, z. B. Anforderungen, Entwurfsabschluss, Erstprototyp].
Ich möchte allen für ihre harte Arbeit und ihren Engagement bei der Erreichung dieses wichtigen Meilensteins danken. Ihre Beiträge waren von unschätzbarem Wert.
Nächste Schritte:
* Wir werden uns in Phase 2 bewegen und sich auf [kurz beschreiben die nächste Phase].
* Unser nächstes Team -Meeting zur Erörterung der Phase -2 -Planung ist für [Datum] zu [Zeit] im [Standort/virtuellen Meeting -Link] geplant.
* Bitte überprüfen Sie die aktualisierte Projektzeitleiste unter [Link zum Projektmanagement -Tool].
Herzlichen Glückwunsch noch einmal zu dieser Leistung!
Grüße,
[Ihr Name]
[Ihr Titel]
Erläuterung:
* Betreff: Klar und informativ über die Meilensteinleistung.
* Einführung: Liefert die guten Nachrichten im Voraus.
* Körper: Erkennt die Teambemühungen an und beschreibt kurz die abgeschlossene Phase.
* Nächste Schritte: Bietet eine klare Richtung für das Team, das sich vorwärts bewegt.
* umsetzbar: Lenkt die Teammitglieder, die Projektzeitleiste zu überprüfen und am bevorstehenden Treffen teilzunehmen.
4. Informieren Sie einen Kunden über die Erfüllung der Agenda
* Betreff: Agenda für unser Treffen am [Datum]
* Körper:
Sehr geehrter [Kunde Name],
Diese E -Mail beschreibt die Tagesordnung für unser Meeting am [Datum] zu [Zeit].
Agenda
1. Überprüfung früherer Aktionselemente (10 Minuten)
2. Diskussion von [Thema 1] (20 Minuten)
3. Fortschritts -Update zu [Thema 2] (20 Minuten)
4. Nächste Schritte und Aktionselemente (10 Minuten)
Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie Fragen haben oder Artikel zur Tagesordnung hinzufügen möchten.
Ich freue mich auf unser Treffen.
Aufrichtig,
[Ihr Name]
[Ihr Titel]
Erläuterung:
* Betreff: Unkompliziert und enthält das Besprechungsdatum.
* Körper: Verwendet nummerierte Listen, um die Tagesordnungspunkte klar darzustellen.
* Dauer: Enthält die für jeden Artikel geplante Zeit.
* Feedback anbieten: Gibt dem Kunden die Möglichkeit, Änderungen anzufordern.
Hauptüberlegungen für effektive informative E -Mails:
* Publikumswissen: Stellen Sie das Detailniveau auf das vorhandene Verständnis Ihres Publikums an. Erläutern Sie die Grundlagen nicht zu übertreffen, nehmen Sie aber auch nicht zu viel Vorkenntnisse aus.
* Visuelle Anziehungskraft: Verwenden Sie die Formatierung (Überschriften, Kugelpunkte, Abstand), um große Textblöcke aufzubrechen und die E -Mail einfacher zu scannen.
* Anhänge: Wenn Sie Anhänge einbeziehen, erwähnen Sie sie in der E -Mail und geben Sie klar an, was sie enthalten.
* Korrekturlesen: Lesen Sie vor dem Senden immer sorgfältig für Grammatik-, Rechtschreib- und Interpunktionsfehler.
* Testlinks: Wenn Sie Links einfügen, überprüfen Sie, ob sie korrekt funktionieren.
* Mobilfreundlich: Bedenken Sie, dass viele Personen Ihre E -Mail auf ihren mobilen Geräten lesen. Halten Sie Absätze kurz und verwenden Sie eine klare, lesbare Schriftgröße.
Wenn Sie diese Prinzipien befolgen und die Beispiele an Ihre spezifische Situation anpassen, können Sie informative E -Mails schreiben, die klar, prägnant und effektiv sind. Denken Sie daran, immer Ihr Publikum und Ihren Zweck im Auge zu behalten.