Die spezifischen Kontenbücher, die eine Schule behält, hängen von ihrer Größe, Komplexität und den geltenden Rechnungslegungsstandards oder -vorschriften an ihrem Standort ab. Einige gemeinsame Bücher und Aufzeichnungen umfassen jedoch:
Finanzbuchhaltung:
* Hauptbuch: Dies ist die zentrale Aufzeichnung aller Finanztransaktionen, die Guthaben auf verschiedenen Konten zusammenfassen (Bargeld, Forderungen, Konten, Einnahmen, Ausgaben usw.). Es wird heute oft digital gewartet.
* Kassenbuch: Zeichnet alle Bareinnahmen und Zahlungen auf. Dies kann weiter in separate Bücher für Kleingeld und Bankkonten unterteilt werden.
* Sales Day Book/Register: Verzeichnet alle Verkaufstransaktionen, einschließlich Details zu den Gebühren der Studenten, dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen usw.
* Kauftagbuch/Register: Zeichnet alle Einkäufe von Waren und Dienstleistungen auf.
* Journal: Aufzeichnet alle Transaktionen chronologisch, bevor sie in das Hauptbuch veröffentlicht werden. Dies kann ein separates allgemeines Journal sein oder in ein computergestütztes Buchhaltungssystem integriert werden.
* Nebenbücher: Dies sind detaillierte Aufzeichnungen, die bestimmte Konten im Hauptbuch unterstützen. Beispiele sind:
* Forderungsbuch für Forderungen: Aufzeichnungen, die von Studenten oder anderen Schuldnern geschuldet werden.
* Konten für das Zahlenbuch: Aufzeichnungen, die den Lieferanten und Gläubigern geschuldet sind.
* Anlagevermögen Register: Aufzeichnungen über Einzelheiten zu Eigentum, Anlage und Ausrüstung der Schule (PSA), einschließlich Kosten, Abschreibungen und akkumulierter Abschreibung.
* Inventarregister (falls zutreffend): Verfolgt den Vorrat der Schulversorgung und Materialien.
Andere wichtige Aufzeichnungen:
* Lohn- und Gehaltsabrechnungen: Aufzeichnungen über Mitarbeitergehälter, Löhne, Abzüge und Zahlungen.
* Bankabsteigungsanweisungen: Regelmäßig bereit, den Bankaussagen mit dem Kassenbuch zu vergleichen und Unstimmigkeiten zu identifizieren.
* Versuchsbilanz: Eine Zusammenfassung aller Hauptbuchkonten zu einem bestimmten Zeitpunkt, mit dem Debits gleichen Credits gewährleistet sind.
* Gewinn- und Verlustrechnung (Gewinn &Verlustkonto): Fasst die Einnahmen und Ausgaben der Schule über einen bestimmten Zeitraum zusammen.
* Bilanz: Zeigt das Vermögen, Verbindlichkeiten und Eigenkapital der Schule zu einem bestimmten Zeitpunkt.
* Budget: Ein Plan für die Einnahmen und Ausgaben der Schule für einen bestimmten Zeitraum.
Wichtiger Hinweis: Viele Schulen verwenden heute Buchhaltungssoftwarepakete, die viele dieser Funktionen automatisieren und die verschiedenen Kontenbücher in ein einzelnes System integrieren. Die Namen und Formate dieser Aufzeichnungen können je nach verwendeten Buchhaltungssystem und lokalen Anforderungen geringfügig variieren. Kleinere Schulen können einfachere Aufzeichnungen aufrechterhalten, während größere detailliertere und komplexere Buchhaltungssysteme benötigen.
