So teilen Sie Inhalte mit externen Benutzern in SharePoint

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So teilen Sie Inhalte mit externen Benutzern in SharePoint

So geben Sie eine SharePoint-Datei oder einen SharePoint-Ordner für externe (Gast-)Benutzer frei:

Hinweis: Nur Benutzer mit Websitebesitzerberechtigungen können Inhalte mit externen Benutzern teilen.

1. Navigieren Sie zur Datei oder zum Ordner :

- Gehen Sie zur SharePoint-Site oder Dokumentbibliothek, in der sich die Datei oder der Ordner befindet.

2. Wählen Sie die Datei oder den Ordner aus :

- Klicken Sie auf den Datei- oder Ordnernamen, um ihn auszuwählen.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilen“ :

- Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Bildschirms auf die Schaltfläche „Teilen“.

4. Externen Benutzer hinzufügen :

- Beginnen Sie im Feld „Personen einladen“ mit der Eingabe der E-Mail-Adresse des externen Benutzers, mit dem Sie teilen möchten.

5. Wählen Sie „Gastlink (kann bearbeitet werden)“ :

- Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Option „Gastlink (kann bearbeitet werden)“ aus. Dadurch kann der externe Benutzer die Datei oder den Ordner bearbeiten.

6. Nachricht hinzufügen (optional) :

– Sie können im Abschnitt „Hier eine Nachricht hinzufügen …“ eine optionale Nachricht hinzufügen, um zusätzlichen Kontext bereitzustellen.

7. Klicken Sie auf „Senden“ :

- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“, um die Datei oder den Ordner für den externen Benutzer freizugeben.

8. Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse des externen Benutzers :

- Der externe Benutzer erhält eine E-Mail-Einladung mit einem Link zum Zugriff auf die freigegebene Datei oder den freigegebenen Ordner.

Hinweis :Externe Benutzer müssen möglicherweise ein Microsoft-Konto (MSA) erstellen, um auf die freigegebenen Inhalte zuzugreifen, sofern sie noch keines haben.

Das Teilen mit externen Benutzern ermöglicht auch die Zusammenarbeit und ermöglicht es externen Benutzern, Dateien und Ordner zu bearbeiten und dazu beizutragen. Allerdings ist es wichtig, die Sicherheitsrichtlinien der Organisation zu berücksichtigen, wenn externer Zugriff gewährt wird.