Die "ausgehende Server -E -Mail -Charta" verfügt über keine Standard -, allgemein definierte Bedeutung wie eine Nutzungsbedingungen. Basierend auf dem Kontext von E -Mail -Servern bezieht sich der Begriff wahrscheinlich auf ein Dokument, in dem die -Regeln und Richtlinien für die Verwendung des ausgehenden (SMTP) -Servers (SMTP) zum Senden von E -Mails beschrieben werden . Diese Charta kann verschiedene Aspekte abdecken, von akzeptablen Inhalten bis hin zu Sicherheitsmaßnahmen.

Hier ist eine Aufschlüsselung dessen, was Sie in einer ausgehenden Server -E -Mail -Charta aufnehmen können, die für Klarheit kategorisiert ist:

1. Richtlinien für akzeptable Nutzung (AUP):

* Zweck der E -Mail -Verwendung: Definieren Sie klar, wofür der E -Mail -Server * verwendet werden soll. Beispiele:

* "Dieser Server ist nur für offizielle Geschäftskommunikation gedacht."

* "Dieser Server ist für interne Kommunikation und autorisierte externe Interaktionen im Zusammenhang mit [Firmen-/Organisationsname] dient."

* verbotener Inhalt: Geben Sie ausdrücklich an, welche Arten von E -Mails * nicht * zulässig sind. Das ist entscheidend. Beispiele:

* "Das Senden unerwünschter kommerzieller E -Mail (Spam) ist strengstens verboten."

* "Senden oder Übertragung diskriminierender, Belästigung, Verleumdung oder anderweitiger offensiver Inhalte ist verboten."

* "Das Senden oder Übertragen illegaler oder rechtswidriger Inhalte ist verboten."

* "Senden oder Übertragen von Inhalten, die gegen das Urheberrecht, die Marken- oder andere Rechte an geistigem Eigentum verstoßen, ist verboten."

* "Das Senden von Phishing -E -Mails oder E -Mails, die für die Täuschung von Empfängern entwickelt wurden, ist verboten."

* Persönlicher Gebrauch: Definieren Sie, ob der persönliche Gebrauch erlaubt ist und wie die Einschränkungen sind. Beispiel:"Eingeschränkter persönlicher Gebrauch ist zulässig, vorausgesetzt, es beeinträchtigt den Geschäftsbetrieb nicht und entspricht allen anderen Aspekten dieser Charta."

* politische oder religiöse Aktivitäten: Geben Sie an, ob E -Mails für diese Zwecke und alle Einschränkungen verwendet werden können.

* Bulk -E -Mail/Marketing: Geben Sie die Richtlinien zum Senden von Massen -E -Mails an. Oft sollte ein separater, engagierter Service für Marketingkampagnen verwendet werden. Beispiel:"Senden von Massen -E -Mails oder Marketingmaterialien über diesen Server ist im Allgemeinen verboten. Abteilungen, die diese Funktion benötigen, sollten sich an [IT -Abteilung/festgelegte Kontakt] wenden, um alternative Lösungen zu untersuchen."

2. Sicherheitsrichtlinien:

* Passwortsicherheit: Betonen Sie die Bedeutung starker Passwörter und regelmäßiger Passwortänderungen.

* Kontosicherheit: Überlegen Sie die Verantwortlichkeiten für die Sicherheit der Kontostand. Beispiele:

* "Benutzer sind für die Aufrechterhaltung der Vertraulichkeit ihrer Anmeldeinformationen verantwortlich."

* "Melden Sie mutmaßliche Sicherheitsverletzungen oder unbefugten Zugang sofort auf [IT -Abteilung/benannte Kontakt]."

* Anti-Virus und Anti-Malware: Mandieren Sie die Verwendung einer aktuellen Antiviren-Software.

* Datensicherheit: Beschreiben Sie alle Richtlinien im Zusammenhang mit der Verschlüsselung sensibler Daten in E -Mails.

* Phishing Awareness: Erinnern Sie die Benutzer daran, wachsam über Phishing -E -Mails und verdächtige Links zu sein.

* Spoofing -Prävention: Umrissverfahren zur Verhinderung von E -Mail -Spoofing (z. B. SPF, DKIM, DMARC). Dies ist oft technischer und von der IT -Abteilung verwaltet, aber Benutzern sollten sich der Bedeutung der Authentifizierung von E -Mails bewusst sein.

* Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Wenn dies umgesetzt wird, sollte dies obligatorisch sein.

3. E -Mail -Etikette und Best Practices:

* Betreffzeilen: Fördern informative und prägnante Betreffzeile.

* Antwort-zu-Adressen: Stellen Sie sicher, dass die Adresse "Antwort zu" korrekt und überwacht ist.

* Signaturen: Erfordern Sie die Verwendung professioneller E -Mail -Signaturen. Geben Sie bei Bedarf eine Vorlage an.

* Vertraulichkeit: Erinnern Sie die Benutzer daran, Vorsicht vorzubereiten, wenn Sie vertrauliche Informationen per E -Mail senden.

* E -Mail -Kettenlänge: Ermutigen Sie die Benutzer, E -Mail -Ketten präzise zu halten und unnötige Inhalte bei der Beantwortung zu entfernen.

* Anhanggrößengrenzen: Geben Sie alle Grenzen für die Größe der E -Mail -Anhänge an.

* Out-of-Office-Nachrichten: Geben Sie Richtlinien für die Festlegung geeigneter außerordentlicher Nachrichten an.

* Spam -Filterung: Erläutern Sie die Spam -Filterrichtlinien des Servers und die Umgang mit falsch positiven Aspekten.

4. Compliance und rechtliche Überlegungen:

* Datenschutzgesetze: Siehe relevante Datenschutzgesetze (z. B. DSGVO, CCPA) und betonen Sie die Bedeutung der Einhaltung dieser Gesetze beim Senden von E -Mails.

* Retentionspolitik aufzeichnen: Umrissen Sie alle Richtlinien zur Aufbewahrung von E -Mails.

* Überwachung und Prüfung: Geben Sie an, dass die E -Mail -Nutzung für die Einhaltung der Charta überwacht und geprüft werden kann. Sei transparent darüber. Beispiel:"Die IT -Abteilung behält sich das Recht vor, die E -Mail -Aktivität für Sicherheits- und Compliance -Zwecke zu überwachen."

* Rechtsausschluss: Erwägen Sie, einen Rechtsausschluss am Ende der Charta aufzunehmen.

* Folgen von Verstößen: Geben Sie klar die Konsequenzen einer Verstoß gegen die Charta an, die die Aussetzung von Kontos, Disziplinarmaßnahmen oder rechtliche Strafen umfassen kann.

5. Verwaltung und Updates:

* Charteradministrator: Bestimmen Sie eine Person oder Abteilung, die für die Aufrechterhaltung und Aktualisierung der Charta verantwortlich ist.

* Revisionsgeschichte: Fügen Sie einen Abschnitt hinzu, um Änderungen der Charta zu verfolgen.

* Kontaktinformationen: Berücksichtigung von Kontaktinformationen für Fragen oder Bedenken hinsichtlich der Charta.

* Vereinbarung und Akzeptanz: Erwägen Sie, die Benutzer die Bedingungen der Charta zu bestätigen und zuzustimmen, bevor Sie den E -Mail -Server verwenden.

Beispielausschnitte:

* Betreffzeile Beispiel: "Betreffzeilen sollten den Inhalt der E -Mail genau widerspiegeln. Vermeiden Sie vage Betreffzeilen wie 'wichtig' oder 'zu fyi'."

* Bindungsgröße Beispiel: "Anhänge sollten auf eine Mindestgröße gehalten werden. Große Dateien sollten über [Dateifreigabe -Dienst] gemeinsam genutzt werden, anstatt sie an E -Mails anzuhängen."

* Passwortsicherheit Beispiel: "Passwörter müssen mindestens 12 Zeichen lang sein und eine Mischung aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbolen enthalten. Passwörter sollten mindestens alle 90 Tage geändert werden."

Wichtige Überlegungen:

* Publikum: Stellen Sie die Charta mit dem E -Mail -Server (z. B. Mitarbeitern, Studenten, Mitgliedern) an die spezifische Publikum an.

* Legalität: Wenden Sie sich an den Rechtsbeistand, um sicherzustellen, dass die Charta rechtlich solide ist und den geltenden Gesetzen entspricht.

* Klarheit: Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache, um Mehrdeutigkeiten zu vermeiden.

* Barrierefreiheit: Machen Sie die Charta für alle Benutzer leicht zugänglich.

* Durchsetzung: Implementieren Sie Mechanismen zur Durchsetzung der Charta und zur Bekämpfung von Verstößen.

* Training: Bieten Sie den Benutzern in der Charta und ihren Anforderungen Schulungen an.

* Regelmäßige Bewertung: Überprüfen und aktualisieren Sie die Charta regelmäßig, um Änderungen in den Bereichen Technologie, Vorschriften und Organisationspolitiken widerzuspiegeln.

Zusammenfassend:

Ihre ausgehende Server -E -Mail -Charta sollte ein umfassendes Dokument sein, das klare Erwartungen für die E -Mail -Nutzung festlegt, die Sicherheit fördert und die Einhaltung rechtlicher und ethischer Standards gewährleistet. Es ist ein kritisches Instrument, um die E -Mail -Kommunikation Ihres Unternehmens zu verwalten und seinen Ruf zu schützen. Denken Sie daran, diese Vorlage an Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen und sich mit dem Rechtsbeistand zu wenden, um sicherzustellen, dass sie für Ihre Organisation geeignet ist.