Das genaue Erscheinungsbild und der Inhalt einer Büro -E -Mail können je nach Unternehmenskultur, Absender und Zweck der E -Mail stark variieren. Hier finden Sie jedoch eine allgemeine Vorlage und Schlüsselelemente, die Sie normalerweise finden:
Betreffzeile:
* klar und prägnant: Die Betreffzeile sollte dem Empfänger sofort mitteilen, worum es in der E -Mail geht.
* spezifisch: Vermeiden Sie vage Begriffe wie "Update" oder "Frage". Verwenden Sie stattdessen Dinge wie "Projekt X Status Update - [Datum]" oder "Frage zu Urlaubsrichtlinien".
* umsetzbar (falls erforderlich): Wenn Sie den Empfänger brauchen, um etwas zu tun, machen Sie das klar. Beispiele:"Erforderliche Maßnahmen:Überprüfen und genehmigen Bericht" oder "Antwort erforderlich:Verfügbarkeit zu Meeting".
* Abkürzungen (sparsam verwenden): In einigen Büros werden Standardabkürzungen wie "FYI" (für Ihre Informationen), "EOM" (Ende der Nachricht - wenn die Betreffzeile die gesamte Nachricht enthält) oder "ASAP" (so bald wie möglich) verwendet.
Beispiel Betreffzeilen:
* Besprechungsagenda:Projektstart - [Datum]
* Überprüfung von Budgetvorschlägen - Frist [Datum]
* Erinnerung:Team Mittagessen morgen um 12:30 Uhr
* Dringend:Website Down
Körper:
1. Begrüßung:
* formell: "Lieber [Name des Empfängers]" (Verwenden Sie dies, wenn Sie die Person nicht gut kennen oder wenn es sich um eine formellere Organisation handelt).
* semi-formal: "Hallo [Name des Empfängers]" oder "Hi [Name des Empfängers]" (ein guter Standard für die meisten Bürokommunikation).
* informell: "Hallo [Vorname des Empfängers]" (angemessen, wenn Sie eine gute Arbeitsbeziehung mit der Person haben).
* Gruppen -E -Mail: "Hallo Team" oder "Hallo allerseits",
2. Öffnungszeile (Zweck):
* Geben Sie den Grund für Ihre E -Mail im Voraus an. Dies hilft dem Empfänger, den Kontext sofort zu verstehen.
* Beispiele:
* "Ich schreibe dir bezüglich ..."
* "Der Zweck dieser E -Mail ist ..."
* "Nach unserem Gespräch über ..." folgen
* "Ich greife nach ..."
3. Körpertext (Details):
* halten es präzise und auf den Punkt. Menschen sind beschäftigt, vermeiden Sie also unnötiges Wanderung.
* Klare und einfache Sprache verwenden. Vermeiden Sie Jargon oder übermäßig technische Begriffe, es sei denn, Sie sind sicher, dass der Empfänger sie versteht.
* lange Absätze ausbrechen. Verwenden Sie Aufzählungszeichen, nummerierte Listen oder Überschriften, um die E -Mail leichter zu lesen.
* spezifisch. Geben Sie alle erforderlichen Details (Daten, Zeiten, Standorte, Namen usw.) an.
* professionell und respektvoll sein. Halten Sie auch in ungezwungenen Büroumgebungen einen professionellen Ton bei. Vermeiden Sie Slang, Sarkasmus oder alles, was falsch interpretiert werden könnte.
* sorgfältig Korrekturlesen. Überprüfen Sie vor dem Senden auf Tippfehler und grammatikalische Fehler.
4. Aufruf zum Handeln (falls erforderlich):
* Geben Sie klar an, was der Empfänger tun soll.
* Beispiele:
* "Bitte überprüfen Sie das beigefügte Dokument und geben Sie Ihr Feedback bis [Datum] an."
* "Könnten Sie mir bitte den Bericht bis zum Ende des Tages schicken?"
* "Lassen Sie mich wissen, ob Sie nächste Woche für ein Meeting verfügbar sind."
* "Bitte bestätigen Sie den Erhalt dieser E -Mail."
5. Schließen:
* formell: "Mit freundlichen Grüßen" oder "respektvoll" (Verwendung für sehr formale Kommunikation).
* semi-formal: "Mit freundlichen Grüßen" oder "freundliche Grüße" (eine sichere und professionelle Option).
* informell: "Best", "Danke" oder "Prost" (geeignet für Menschen, die Sie gut kennen).
* Wenn Sie nach etwas fragen: "Danke für Ihre Zeit und Überlegung."
6. Signatur:
* Ihr vollständiger Name
* Ihre Berufsbezeichnung
* Ihr Firmenname
* Ihre Telefonnummer (optional, aber normalerweise enthalten)
* Ihre Firmenwebsite (optional)
* Einige Unternehmen haben vordefinierte E-Mail-Signaturen, die Sie verwenden müssen.
Beispiel E -Mail:
Betreff:Projekt Alpha - Update und nächste Schritte
Hallo John,
Ich schreibe, um ein kurzes Update der Projektalpha -Initiative zu bieten.
* Die erste Forschungsphase ist jetzt abgeschlossen.
* Wir haben drei potenzielle Anbieter identifiziert, die die erforderliche Software bereitstellen können.
* Angehängt ist ein zusammenfassender Bericht, in dem unsere Ergebnisse und Empfehlungen beschrieben werden.
Könnten Sie den Bericht bitte überprüfen und mich wissen lassen, ob Sie Fragen oder Bedenken haben? Wir möchten nächste Woche ein Meeting planen, um die nächsten Schritte zu besprechen und einen Verkäufer auszuwählen. Bitte lassen Sie mich wissen, welche Zeiten für Sie am besten funktionieren.
Danke,
[Ihr Name]
[Ihre Berufsbezeichnung]
[Ihr Firmenname]
[Ihre Telefonnummer]
Anhänge:
* Beschriften Sie die Anhänge klar mit beschreibenden Namen.
* Erwähnen Sie den Anhang im Körper der E -Mail.
Andere Überlegungen:
* Antwort gegen alle Antworten: Achten Sie darauf, wer Ihre Antwort sehen muss. Vermeiden Sie "Antwort", es sei denn, Ihre Antwort ist für alle in der E -Mail -Kette relevant.
* Ton: Achten Sie auf Ihren Ton. Die schriftliche Kommunikation kann leicht falsch interpretiert werden. Lesen Sie Ihre E -Mail erneut, bevor Sie sie senden, um sicherzustellen, dass sie wie beabsichtigt auftritt.
* Vertraulichkeit: Achten Sie darauf, was Sie in E -Mails schreiben. Denken Sie daran, dass E -Mail nicht immer privat ist.
* Bürokultur: Achten Sie auf die E -Mail -Kommunikationsstile Ihrer Kollegen und Vorgesetzten. Passen Sie Ihren Stil entsprechend an.
* außerhalb des Amtes: Richten Sie eine außerordentliche Nachricht ein, wenn Sie weg sind, um die Leute wissen zu lassen, dass Sie nicht verfügbar sind und wenn sie eine Antwort erwarten können.
Durch die Befolgen dieser Richtlinien können Sie klare, präzise und professionelle Büro -E -Mails schreiben, die Ihnen helfen, effektiv zu kommunizieren und starke Arbeitsbeziehungen aufzubauen.
