Der Schutz sensibler Informationen per E -Mail ist eine Herausforderung, da E -Mails ursprünglich nicht mit starken Sicherheit entworfen wurden. Mehrere Methoden können die Sicherheit erheblich verbessern. Hier ist eine Aufschlüsselung effektiver Strategien:
1. End-to-End-Verschlüsselung (E2EE):Der Goldstandard
* Wie es funktioniert: E2EE verschlüsselt die Nachricht auf dem Gerät des Absenders so, dass nur der beabsichtigte Empfänger sie entschlüsseln kann. Der E -Mail -Anbieter (z. B. Google Mail, Outlook) kann den Inhalt nicht lesen.
* Tools/Methoden:
* Protonmail: Ein in Privatsphäre ausgerichteter E-Mail-Anbieter mit integriertem E2EE. Relativ einfach zu bedienen, insbesondere für die Kommunikation innerhalb von Protonmail.
* Tutanota: Ein weiterer sicherer E-Mail-Anbieter mit integriertem E2EE. Ähnlich wie bei Protonmail im Fokus auf Privatsphäre und Sicherheit.
* gpg/pgp (GNU Privacy Guard/ziemlich gute Privatsphäre): Ein leistungsstarker Verschlüsselungsstandard für Open-Source. Benötigt mehr technisches Fachwissen, um sich einzurichten und zu verwenden, bietet jedoch eine starke Sicherheit. Beliebte Kunden umfassen:
* Thunderbird (mit Enigmail oder GPGTools): Ein beliebter E -Mail -Client mit Plugins für GPG.
* Mailvelope: Eine Browser -Erweiterung für Webmail -Clients wie Google Mail oder Outlook. Einfacher zu richten als vollwertige GPG, aber weniger sicher.
* s/mime (Secure/Mehrzweck -Internet -Mail -Erweiterungen): Ein weiterer Verschlüsselungsstandard, der sich auf digitale Zertifikate stützt. Häufig in Unternehmensumgebungen verwendet. Erfordert eine Zertifikatbehörde (CA), Zertifikate auszugeben.
* Überlegungen:
* Empfänger muss dasselbe System verwenden: Sowohl der Absender als auch der Empfänger müssen kompatible Verschlüsselungsmethoden für die Arbeit verwenden. Dies kann ein Hindernis für die Adoption sein.
* Schlüsselverwaltung: Es ist entscheidend, die Verschlüsselungsschlüssel sicher zu verwalten. Wenn Sie Ihren privaten Schlüssel verlieren, verlieren Sie den Zugriff auf Ihre verschlüsselten E -Mails.
* Metadaten: Auch bei E2EE sind die Informationen zur Betreffzeile, Absender und Empfänger für E -Mail -Anbieter möglicherweise immer noch sichtbar.
2. Transportschichtsicherheit (TLS) und Starttls
* Wie es funktioniert: TLS verschlüsselt die Verbindung zwischen Ihrem E -Mail -Client und Ihrem E -Mail -Server und zwischen E -Mail -Servern. Stellen Sie sich das wie HTTPS für Ihre E -Mail -Verbindung vor. StartTls ist ein Befehl, der einem Server aufweist, eine unverschlüsselte Verbindung auf einen TLS-verschlüsselt zu aktualisieren.
* Vorteile: Verhindert Abhören, während Ihre E -Mail im Transport ist. Die meisten modernen E -Mail -Anbieter und Kunden unterstützen TLS/Starttls.
* Einschränkungen: E -Mail -Anbieter können weiterhin auf den Inhalt Ihrer E -Mails zugreifen und lesen. Es schützt nur vor Abfangen während der Übertragung, nicht in Ruhe.
3. Passwortschutz und sichere Anhänge
* Wie es funktioniert:
* Kennwortschutzdateien: Verschlüsseln Sie sensible Dokumente (z. B. PDFs, Word -Dokumente, Tabellenkalkulationen) mit starken Kennwörtern, bevor Sie sie an E -Mails anfügen. Mitteln Sie das Passwort über einen separaten, sicheren Kanal (z. B. Telefonanruf, SMS, Messaging -App mit E2EE).
* Archivdateien (ZIP/RAR) mit Verschlüsselung: Komprimieren Sie Dateien vor dem Senden in ein verschlüsselter Archiv (mit ZIP oder RAR mit einem Passwort).
* Vorteile: Fügt eine Sicherheitsebene hinzu, auch wenn die E -Mail selbst abgefangen wird.
* Einschränkungen:
* Passwortstärke ist der Schlüssel: Ein schwaches Passwort macht diese Methode unwirksam.
* Sicherheitskennwortzustellung: Senden Sie das Passwort niemals in derselben E -Mail wie der Anhang.
* Empfänger benötigt Software: Der Empfänger benötigt die erforderliche Software, um die verschlüsselte Datei oder das Archiv zu öffnen.
4. Datenverlustprävention (DLP) -Richtlinien
* Wie es funktioniert: DLP -Richtlinien sind Regeln, die Unternehmen implementieren können, um automatisch erkennen und verhindern, dass sensible Daten in E -Mails gesendet werden.
* Vorteile: Bietet einen zentralisierten Ansatz zum Datenschutz, insbesondere in Unternehmensumgebungen.
* Einschränkungen: Stützt sich auf Musteranpassungen und Keyword -Analysen, die manchmal zu falsch positiven oder sensiblen Informationen führen können.
5. E -Mail -Filterung und Spamschutz
* Wie es funktioniert: Verwenden Sie robuste E -Mail -Filter und Spamschutz, um das Risiko von Phishing -Angriffen und Malware zu verringern, die Ihre E -Mail -Sicherheit beeinträchtigen könnten.
* Vorteile: Hilft, böswillige Schauspieler daran zu hindern, Zugriff auf Ihr E -Mail -Konto zu erhalten oder Sie dazu zu bringen, vertrauliche Informationen zu enthüllen.
* Einschränkungen: Nicht narrensicher. Anspruchsvolle Phishing -Angriffe können noch Filter umgehen.
6. Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
* Wie es funktioniert: Erfordern Sie, dass Sie bei der Anmeldung in Ihrem E -Mail -Konto mehrere Überprüfungsformen (z. B. Kennwort + Code aus einer Authenticator -App) angeben.
* Vorteile: Fügt eine erhebliche Sicherheitsebene gegen unbefugten Zugriff hinzu, auch wenn Ihr Passwort beeinträchtigt ist.
* Einschränkungen: Erfordert, dass Sie eine MFA -Methode einrichten und verwenden (Authenticator App, Sicherheitsschlüssel, SMS -Code).
7. Training und Bewusstsein
* Wie es funktioniert: Informieren Sie sich und Ihr Team über die Best Practices der E -Mail -Sicherheit, einschließlich:
* Phishing -E -Mails erkennen.
* Verwenden starker Passwörter.
* Vorsichtig, wenn Sie auf Links klicken oder Anhänge von unbekannten Absendern öffnen.
* Befolgen Sie die E -Mail -Sicherheitsrichtlinien Ihrer Organisation.
* Vorteile: Der menschliche Fehler ist eine Hauptursache für Sicherheitsverletzungen. Das Bewusstseinstraining verringert das Risiko von Fehlern.
* Einschränkungen: Erfordert kontinuierliche Anstrengungen, um die Ausbildung weiterhin auf dem neuesten Stand zu machen und Best Practices zu verstärken.
8. E -Mail -Archivierung und Compliance
* Wie es funktioniert: Implementieren Sie E -Mail -Archivierungslösungen, um E -Mail -Daten für rechtliche, regulatorische oder geschäftliche Zwecke zu erhalten und zu verwalten.
* Vorteile: Hilft bei der Einhaltung der Anforderungen an die Datenbindung und liefert eine Aufzeichnung der E -Mail -Kommunikation.
* Einschränkungen: Konzentriert sich auf die Datenbindung, nicht die Sicherheit. Archivierte E -Mails müssen noch geschützt werden.
9. Prinzip der geringsten Privilegien
* Wie es funktioniert: Gewähren Sie den Benutzern nur die Mindestzugriffsrechte, die erforderlich sind, um ihre beruflichen Aufgaben auszuführen. Geben Sie nicht jedem Zugang zu allem.
* Vorteile: Begrenzt die Auswirkungen einer Sicherheitsverletzung, indem die Anzahl der Personen, die Zugang zu sensiblen Informationen haben, verringert.
* Einschränkungen: Erfordert sorgfältige Planung und Implementierung von Zugriffskontrollen.
Checkliste für Best Practices:
* identifizieren sensible Daten: Wissen Sie, welche Informationen Sie schützen müssen. Klassifizieren Sie Daten basierend auf der Sensitivitätsniveau.
* Ihr Risiko beurteilen: Bewerten Sie die potenziellen Bedrohungen für Ihre E -Mail -Sicherheit.
* Mehrheitsschichten implementieren: Verlassen Sie sich nicht auf eine einzige Sicherheitsmaßnahme.
* regelmäßig Software aktualisieren: Halten Sie Ihre E-Mail-Clients, Betriebssysteme und Sicherheitssoftware auf dem neuesten Stand, um Schwachstellen zu patchen.
* E -Mail -Aktivität überwachen: Suchen Sie nach verdächtigen Aktivitäten in Ihren E -Mail -Protokollen.
* einen Datenverletzungs -Antwortplan: Wissen, was zu tun ist, wenn ein Sicherheitsverstoß auftritt.
Wann vermeiden Sie, vertrauliche Informationen vollständig per E -Mail zu senden:
* Hochempfindliche Daten: Für extrem sensible Informationen (z. B. Sozialversicherungsnummern, Kreditkartennummern, Krankenakten) in Betracht ziehen, sichere Alternativen wie folgt zu verwenden:
* sichere Dateifreigabe -Plattformen: Dienste wie Box, Dropbox (mit Verschlüsselung) oder Nextcloud bieten sichere Funktionen für die Speicherung und Freigabe von Dateien an.
* Secure Messaging Apps: Apps wie Signal oder Kabel bieten end-to-End-Verschlüsselungsnachrichten.
* physische Entbindung: In einigen Fällen kann die physische Abgabe von Dokumenten die sichere Option sein.
* rechtliche oder regulatorische Anforderungen: Bestimmte Branchen oder Arten von Daten haben möglicherweise spezifische Vorschriften, die das Senden sensibler Informationen per E -Mail verbieten.
Zusammenfassend:
Es gibt keine einzige "perfekte" Lösung zum Schutz sensibler Informationen per E -Mail. Der beste Ansatz beinhaltet eine Kombination von Techniken, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse und Ihre Risikotoleranz zugeschnitten sind. Die End-to-End-Verschlüsselung ist die sicherste Option, kann jedoch schwierig sein, um zu implementieren und zu verwenden. Andere Methoden wie passwortgeschützte Anhänge und TLS-Verschlüsselung können bei ordnungsgemäßer Verwendung ein gutes Maß an Sicherheit bieten. Vor allem priorisieren Sie die Schulung des Sicherheitsbewusstseins und befolgen Sie die Best Practices, um das Risiko menschlicher Fehler zu minimieren. Und denken Sie daran, im Zweifelsfall zu vermeiden, dass sensible Informationen insgesamt per E -Mail gesendet werden und eine sichere Alternative verwenden.
