Daten können Sie in vielen verschiedenen Formaten kommen aus vielen verschiedenen Quellen . Ob es sich um eine Liste von Kontakten , eine Tabelle von Kontounterlagen oder einem Index von Inventar ist, manchmal müssen Sie Daten aus Microsoft Word in einer Microsoft Access- Datenbank zu erhalten . Importe sind der effizienteste Weg, um Daten aus einem Word-Dokument in eine Access-Tabelle oder Datenbank zu verschieben . Diese Anweisungen gelten für Microsoft Word 2010 und Microsoft Access 2010 . Things You
Computer Microsoft Word 2010
Microsoft Access 2010
brauchen anzeigen Weitere Anweisungen
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Bereiten Sie die Daten in Ihrem Word-Dokument für die Einfuhr . Strukturieren Sie die Daten entweder in einem abgegrenzten oder fester Breite Format . Getrennt Formate getrennten Feldern mit einem einzelnen Zeichen , wie z. B. ein Komma oder Semikolon. Fester Breite Formate anzuordnen Daten , so dass die Breite jedes Feldes konstant bleibt , um anzuzeigen, wenn ein Feld endet und die nächste beginnt . Beide Formate benötigen jeder Datensatz auf einer separaten Zeile stehen. Diese Formate sagen Zugang , wo die Daten einmal importiert platzieren.
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Speichern Sie das Word-Dokument als Textdatei . Der Zugriff kann nur Daten , die in einem Klartext , CSV -oder Excel- Format . Sobald es gespeichert ist , schließen Sie die Datei .
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Starten Sie Microsoft Access und öffnen Sie eine neue Datenbank oder eine vorhandene Datenbank, wo Sie die importierten Daten gespeichert werden. Wähle eine neue Tabelle oder eine vorhandene Tabelle, in der die Daten gespeichert werden . Wenn Sie eine vorhandene Tabelle wählen , wird Access die Daten an die vorhandene Tabelle in das bestehende Format anhängen . Die importierten Daten müssen die vorhandenen Tabelle Format und Struktur entsprechen.
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dem "External Data" navigieren , suchen Sie den "Import" -Gruppe und klicken Sie auf die "Text File" -Symbol. Es öffnet sich das " Externe Daten - Textdatei" . Dialogfeld
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oder Typ durchsuchen in dem Namen der Textdatei Sie vorbereitet früher in die " Dateiname" ein . Bestimmen Sie, wohin die Daten gespeichert werden sollen. Für eine neue Tabelle , klicken Sie auf " Importieren Sie die Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank. " Für eine vorhandene Tabelle , klicken Sie auf " Fügen Sie ein Exemplar der Unterlagen auf den Tisch " und wählen Sie die gewünschte Tabelle aus der Dropdown-Liste .
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Klicken Sie auf " OK ", um fortzufahren , und öffnen Sie den "Import Text-Assistent . " Zugriff scannt die Daten und empfehlen eine Dateistruktur. Bestätigen oder wählen Sie die Option , die Ihre Datei -Format entspricht : " . Fixed Width " " Getrennt" oder Klicken Sie auf " Weiter".
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Wenn Sie einen getrennten Format , wählen Sie das Zeichen verwendet , um die Felder zu begrenzen. Wenn die Datei enthält einen Text Qualifier , Qualifier wählen Sie in der "Text Qualifier "-Box verwendet haben . Wenn die erste Zeile Ihres Word-Dokuments enthält die Feldnamen , aktivieren Sie " Erste Zeile enthält Feldnamen . " Wenn Sie eine feste Breite -Format sind , überprüfen Sie die Daten und Struktur angezeigt und stellen Sie die Spalte Positionierung , wenn nötig. Klicken Sie auf " Weiter".
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Überprüfen Sie die Daten und die Struktur noch einmal , bevor Sie fortfahren . Wenn Sie weitere Informationen über eines der Felder angeben müssen , auf dem Feld Header und geben Sie die entsprechenden Daten für "Feld- Name" und "Data Type". Um einen Index für das ausgewählte Feld zu erstellen , setzen Sie " Indiziert " auf " Ja". Um das ausgewählte Feld in der Import auszuschließen, abhaken "Nicht importieren Feld ( Skip) . " Klicken Sie auf " Weiter".
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Richten Sie einen Primärschlüssel , wenn Sie in eine neue Tabelle importieren . Sie können wählen, "Let Zugang Primärschlüssel automatisch hinzufügen ", die automatisch füllt eine Folge von IDs , wählen Sie Ihre eigenen Primärschlüssel aus einer der Quellfeldern oder wählen Sie " Keine primäre Schlüssel." Klicken Sie auf " Weiter".
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Für eine neue Tabelle , zu bestätigen oder ändern Sie den Namen für die neue Tabelle in der "Import Tabelle " ein. Klicken Sie auf " Fertig stellen" , um die Daten zu importieren. Ein Dialogfeld wird geöffnet , um den Status des Imports anzuzeigen.
