Um eine Datenbank in Microsoft Word verwenden , können Sie mit Word Seriendruck -Funktion, die Sie durch einen Prozess, der Form - Schreiben von Daten aus einer Vielzahl von Datenquellen ziehen kann führt . Oder Sie können Datenbanktabellen in Word selbst erstellen. Things You
Microsoft Word
Microsoft Access -Datenbank-Anwendung oder ähnliches
brauchen anzeigen Weitere Anweisungen
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Öffnen Sie Word und beginnen, einen Serienbrief zu erstellen für den Einsatz in word Seriendruck -Funktion : Klicken Sie auf "Extras " Mailings "," Seriendruck starten "und dann " Schritt für Schritt Seriendruck-Assistent. "
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öffnen Sie Microsoft Access (oder eine andere Anwendung, die Daten -Tabellen , z. B. Excel erstellen ) und erstellen Sie eine Tabelle mit den folgenden Daten . Geben Sie die oberste Zeile , die als Kopfzeile der Tabelle folgt :

fname , lname , Stadt , stateJohn , Smith, Jonestown , NYBetty , Crocker , Smithville , MA-

Speichern Sie die Sample-Daten mit dem Dateinamen " ; . mydata "
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Return to Word und wählen Sie die " Briefe "in der Seriendruck- Fenster . Klicken Sie auf " Dokument wird gestartet " Link am unteren Rand des Fensters , dann " Aktuelles Dokument verwenden " im "Select Startdokument " prompt .
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Wählen Sie " Vorhandene Liste verwenden " ; bei den " Empfänger wählen " prompt , dann klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen" . Wählen Sie den " mydata " Tabelle, die Sie zuvor erstellt haben über die "Select Data Source "-Dialog , und drücken Sie "Öffnen". Drücken Sie "OK " im " Seriendruck Empfänger " im Dialogfeld , um alle Datenzeilen importieren.
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Klicken Sie auf " schreiben Sie Ihren Brief "-Link in der Mail merge Window , fügen Sie den folgenden Musterbrief in das Dokument :

: « fname » , « lname » « Stadt » , « Staat » Lieber « fname » : Vielen Dank für den Kauf von unserer Firma. Ich hoffe, dass Sie und Ihre Nachbarn in « Stadt » genießen product.Regards , ersetzen Sie den Big Company
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jedes der Worte in der Probe , die durch den Buchstaben "<<" umgeben sind, und ">> "-Zeichen , mit dem entsprechenden Feld Merge Code : für " << >> fname ," zum Beispiel , wählen Sie die vollständige "<< fname >>" ; " . fname " Text, und drücken Sie dann " Seriendruckfeld einfügen ", auf der Word- Symbolleiste durch Anklicken gefolgt
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Drücken Sie die Seriendruck- Fensters " Vorschau auf Ihre Briefe " link nach Einsetzen alle Seriendruckfelder . Drücken Sie die Taste "<<" und ">>" Buttons in der Merge Window zu sehen, wie Word hat jeder der Merge- Codes, die Sie mit den Daten aus der Datenbank -Tabelle eingefügt ersetzt. Drucken oder speichern das resultierende Dokument .
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Außerdem erstellen Sie können eine Datenbank in Word für den Einsatz in einer anderen Anwendung . Fügen Sie die Probe aus Schritt 2 in ein neues Word-Dokument . Speichern Sie das Dokument als " WordDatabase.csv ", und wählen Sie die " Klartext "-Option im " Speichern als Typ " Drop- Down-Box .
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Öffnen Sie Microsoft Access , und wählen Sie " ; externe Daten ", gefolgt von " Text -Datei "Wählen Sie die Word-Datei die Sie gerade in der" Get externe Daten "-Dialog in Access. . Klicken Sie auf die " ... neue Tabelle ... "-Option in diesem Dialogfeld .
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durch den Dialog fortsetzen , indem Sie auf "Weiter" , bis Sie den Bildschirm mit dem Text zu sehen " ; . Erste Zeile enthält Feldnamen " Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben diesem Text, und drücken Sie dann auf" Fertig ", gefolgt von " schließen ", um den Datenimport zu vervollständigen. Beachten Sie, dass Access hat eine neue Tabelle, die Duplikate Ihre Word- Tabelle erstellt. Verwenden Sie diese Tabelle wie jede Art von Tabelle in Access : für Abfragen , auf andere Kundendaten zu verknüpfen, oder für Word Serienbriefe zB

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