Die Hauptstadien eines Buchhaltungssystems können wie folgt weitgehend kategorisiert werden:
1. Quelldokumente: Dies ist die Grundlage des gesamten Prozesses. Quelldokumente sind die ursprünglichen Aufzeichnungen von Geschäftstransaktionen. Beispiele sind:
* Rechnungen: An Kunden für verkaufte Waren oder Dienstleistungen ausgegeben.
* Quittungen: Nachweis von Bargeld erhalten.
* Bestellungen: Formelle Anfragen nach Waren oder Dienstleistungen von Lieferanten.
* Bankangaben: Aufzeichnungen über Bankgeschäfte.
* Lohn- und Gehaltsabrechnungen: Dokumentation von Arbeitnehmerlöhnen und Abzügen.
2. Aufzeichnungstransaktionen: Dies beinhaltet systematisch die Informationen aus Quelldokumenten in das Buchhaltungssystem. Dies geschieht typischerweise auf zwei Hauptarten:
* Journaleinträge: Transaktionen werden in einem Tagebuch chronologisch aufgezeichnet und zeigen die betroffenen Konten (Debit und Kredit). Dies liefert eine detaillierte Aufzeichnung jeder Transaktion.
* Spezielle Zeitschriften: Für hochvolumige Transaktionen wie Verkäufe, Einkäufe, Bareinnahmen und Barzahlungen werden spezielle Zeitschriften verwendet, um den Aufnahmeprozess zu optimieren.
3. Posting in das Hauptbuch: Die Informationen aus den Zeitschriften (allgemein und speziell) werden dann zusammengefasst und in das Hauptbuch übertragen. Das Hauptbuch enthält alle individuellen Konten des Geschäfts (Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Einnahmen und Ausgaben). Dadurch wird für jedes Konto ein detaillierter Saldo geschaffen.
4. Versuchsbilanz: Ein Testguthaben ist bereit, sicherzustellen, dass die Lebenden und Credits im Hauptbuch gleich sind. Dies ist ein entscheidender Schritt bei der Identifizierung von Fehlern bei der Aufzeichnung von Transaktionen. Es handelt sich um eine Zusammenfassung aller Kontos zu einem bestimmten Zeitpunkt.
5. Einstellungen einstellen: Am Ende eines Buchhaltungszeitraums (z. B. monatlich, vierteljährlich, jährlich) werden die Anpassungseinträge vorgenommen, um die Konten für noch nicht aufgezeichnete Gegenstände zu aktualisieren, sich jedoch auf die Jahresabschlüsse des Zeitraums auswirken. Beispiele sind Abgrenzung (z. B. Gehälter aufgelaufen), Aufstieg (z. B. Prepaid -Versicherung) und Abschreibungen.
6. Jahresabschluss: Sobald die Einstellungseinträge vorgenommen wurden, werden finanzielle Abschlüsse erstellt. Diese Aussagen fassen die finanzielle Leistung und Position des Geschäfts zusammen. Der Hauptabschluss ist:
* Gewinn- und Verlustrechnung: Zeigt Einnahmen und Ausgaben, um das Nettoergebnis oder den Nettoverlust für einen bestimmten Zeitraum zu bestimmen.
* Bilanz: Zeigt die Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Eigenkapital zu einem bestimmten Zeitpunkt an.
* Cashflows -Erklärung: Zeigt die Zuflüsse und Abflüsse von Bargeld während eines bestimmten Zeitraums an.
7. Schließungseinträge: Am Ende eines Buchhaltungszeitraums werden abschließende Einträge vorgenommen, um die Guthaben von vorübergehenden Konten (Einnahmen, Ausgaben und Dividenden) auf erhaltene Einnahmen zu übertragen. Dies bereitet die Konten für die nächste Buchhaltungsperiode vor.
8. Berichterstattung und Analyse: Die letzte Phase umfasst die Analyse des Jahresabschlusses, um Einblicke in die finanzielle Gesundheit des Geschäfts zu gewähren. Diese Informationen werden zur Entscheidungsfindung, Budgetierung und Steuerberichterstattung verwendet.
Diese Phasen arbeiten in einem kontinuierlichen Zyklus zusammen, um ein vollständiges und genaues Bild der finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens zu bieten. Die spezifischen Methoden und die verwendete Software können je nach Größe und Komplexität des Geschäfts variieren, aber die zugrunde liegenden Prinzipien bleiben konsistent.
