Die QuickBooks Software braucht viel Speicher auf jedem Computer laufen . Wenn das Programm im Einsatz für eine Reihe von Jahren und im Vorjahr Transaktionen wurden nicht archiviert werden, kann es dazu führen, einige Verlangsamung der Geschwindigkeit des Programms . Im Wesentlichen Archivierung " komprimiert " alle QuickBooks Transaktionen in Summen , so dass die Details der Transaktionen minimiert werden. Es ist ein Prozess der Archivierung , die den Verlust wichtiger Daten zu vermeiden und einen schnellen Abruf von Informationen ermöglichen, wenn es gebraucht wird. Things You
QuickBooks Software herunterladen Externe Festplatte
brauchen anzeigen Weitere Anweisungen
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Als eine vollständige Sicherungskopie der Datei, bevor QuickBooks Archivierung. Von der offenen Unternehmen Datei , auf dem "File "-Taste auf der oberen Menüleiste klicken . Das Menü , die Pop- hinunter wird wird auch die "Make Kopieren oder Backup" -Option ; . Klicken Sie auf diese Option
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Erlauben ein weiteres Fenster , um Pop- up fragen, wo Sie die Sicherungskopie speichern möchten. Der Standard-Speicherort , Backup- Dateien speichern wird in dem Fenster und wird hervorgehoben. Wenn der markierte Standard-Speicherort ist eine externe Festplatte , sollten Sie diesen Ort . Wenn nicht, verwenden Sie die externe Festplatte oder einen flashdrive um diese Sicherung zu speichern.
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Benennen Sie die Datei , um anzuzeigen, dass diese Datei abgeschlossen ist, bis zu dem Punkt, an dem des Vorjahres Dateien werden archiviert . Verwenden Sie das Jahr und eine Bezeichnung wie " archivedqbfile . " Legen Sie diese Datei beiseite, um nur zugegriffen werden, wenn die Information aus dem Vorjahr Transaktionen gefunden werden müssen .
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Datenabgleich Unternehmensdaten. Sie tun dies, indem Sie auf den Knopf "Datei" in der oberen Menüleiste . Das Menü, das Pop-up wird gehören die Option " Dienstprogramme". Klicken Sie auf diese Option. Das Menü, das Pop-up wird von dort aus wird auch die Option " Clean Up Unternehmensdaten . " Klicken Sie auf diese Option.
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Wählen Sie die Art der Reinigung zu tun. Die sich öffnenden Dialogfeld enthält zwei Optionen für die Bereinigung von Unternehmensdaten . Die erste ist , um Transaktionen ab einem bestimmten Zeitpunkt zu entfernen. Diese Option wird die Details aller abgeschlossenen Transaktionen ab einem bestimmten Zeitpunkt zu entfernen. Dies ist die Option meist am Ende des Jahres werden die abgeschlossenen Transaktionen aus früheren Jahren zu entfernen. Die zweite Möglichkeit besteht darin, alle abgeschlossenen Transaktionen zu entfernen.
Archivierung oder Abschließen Geschäftsjahre
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Wählen Sie das Abschlussdatum und Passwort ein. Typischerweise wird dies als Ende des Jahres Übung bald nachdem die Steuern eingereicht werden getan. Die Frist sollte der letzte Tag des vorangegangenen Steuerjahr sein . Zum Beispiel, wenn es der 2010 Steuern ausgearbeitet wird, und es ist derzeit 2011 hätte die closeout Stichtag 31. Dezember 2010.
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Halten vor Jahren Transaktionen im Anschlag durch die Wahl in Archivdateien ein Jahr zu spät . Einige Buchhalter lieber glattstellen zwei Jahre vor dem Steuerjahr . Mit anderen Worten, im Jahr 2011 die Steuer closeout Jahr würden 2009. Dies würde es dem Unternehmer den jüngsten Transaktionen im Detail zu überprüfen. Nach dem zweiten Jahr , sollte es keinen Grund, diese Transaktionen zu überprüfen sein .
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Wählen Sie ein Passwort zum Vorjahr Dateien zu schützen. Nachdem Sie die spezifischen Stichtag in die erste Option gewählt haben , werden Sie aufgefordert, ein Passwort zu erstellen . Dieses Passwort wird verhindert versehentliche Änderungen an Transaktionen vor dem Ende der geschlossenen Jahr.
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Stellen Archiven und am Ende Neuordnung Steuern. Änderungen an einem Vorjahr Transaktion kann zu Veränderungen in der Gesellschaft Steuererklärung führen. Wenn Anpassungen vorgenommen werden müssen , vorbereitet , um die Änderungen mit einem professionellen Steuer zu diskutieren, um festzustellen, ob eine geänderte Rückkehr muss eingereicht werden.
