Den Überblick über eine Mailing-Liste in einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel es einfacher zu sortieren und zu verfolgen Daten sowie Umschläge , personalisierte Briefe und andere Mailingliste Artikel drucken macht . Sie können Ihre Excel-Tabelle als XLS -oder CSV- Export an einen Drucker oder die meisten Online- Mailing-Liste Dienstleistungen zu senden, oder verwenden Sie die Seriendruck -Funktion in Microsoft Word gebaut, um geradeaus zu drucken aus Ihrem Excel-Arbeitsblatt. Entscheiden Sie sich für Format
Entscheiden Sie, ob Sie die Mailing-Liste Daten für Zwecke außerhalb Drucken von Adressetiketten verwenden . Diese Entscheidung kann beeinflussen, wie Sie die Tabelle zu strukturieren. Zum Beispiel, wenn Sie personalisierte Briefe an jede Person, die Vornamen, wie ausdrucken möchten "Lieber Nikolaus, " dann müssen Sie den Namen jeder Person in zwei separaten Spalten speichern : Vorname und Nachname
.
erstellen Mailing List Template
In der ersten Zeile jeder Spalte , geben Sie eine Überschrift beschreibt die Adresse Komponente, die Spalte enthält . Gemeinsame Komponenten zählen Vorname , Nachname , Adresse ( Zeile eins ) , Adresse ( Zeile zwei ) , Stadt, Bundesland, Postleitzahl und Land. Liste eine Komponente am oberen Rand jeder Spalte . Geben Sie Ihre Mailing-Liste von Daten in der Excel- Vorlage, die Sie gerade erstellt haben. Geben Sie einen neuen Kontakt auf jede neue Zeile .
Split Vollständige Namen in Vor-und Nachname
Wenn Ihre ursprüngliche Mailingliste Daten enthält nur eine Spalte für wie "Vollständiger Name ", aber Sie müssen diese Daten über "Vorname" und "Nachname" Spalten verteilt , können Sie die "Convert Text to Columns" -Assistenten. Markieren Sie die gesamte Spalte mit vollständigen Namen , indem Sie auf den Brief an der Spitze dieser Spalte , wie " A. " Klicken Sie auf "Data" und wählen Sie " Text in Spalten ". Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten. Benennen Sie die Überschriften der resultierenden zwei Spalten " Vorname " und " Nachname ".
Export eine CSV
Einige Mailinglisten-Software -Programme und Firmen anzufordern Mailinglisten in eine CSV (Comma Separated Values )-Format . Speichern Sie Ihre Excel-Tabelle als CSV , indem Sie aus der Office-Schaltfläche Menü "Speichern unter" (oder aus dem Menü "Datei" in Excel 2003 oder früher). Wählen Sie " Komma getrennte Werte (*. Csv) " aus dem Drop -Down-Menü " als Dateityp " und klicken Sie auf "Speichern".
Use -Mail in Microsoft Word
Merge < p> erstellen Sie ein neues Microsoft Word-Dokument oder öffnen Sie die vorhandenen Umschlag oder Brief in dem Sie Mailing- Informationen aus Excel einfügen . Wählen Sie die "Mailings " und klicken Sie auf " Seriendruck starten . " Wählen Sie "Step by Step Seriendruck-Assistenten . " Klicken Sie auf die " Empfänger auswählen " und wählen Sie " Vorhandene Liste verwenden . " Doppelklicken Sie auf die Excel Tabelle, die Sie zuvor erstellt haben. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten zum Einfügen und Formatieren jedes Feld aus der Excel-Vorlage in Ihr Word- Seriendruck -Dokument.
