Microsoft Access bringt eine Datenbank mit "search -query language" ( SQL) für kleine Unternehmen. Seine Flexibilität und Features liefern viel Rechenleistung für einen Arbeitgeber . Einrichten Gehaltsabrechnung in Microsoft Access ist ein gutes Werkzeug, um Mitarbeiter-Datensätze zu verfolgen. Einrichten eines vollen Lohn-und Gehaltsabrechnung Berechnung Bruttolohn , Abzüge, und Mitarbeiter Nettolohn wird erfordert eine hoch entwickelte Datenbank-Programmierer . Ein Arbeitgeber mit mittleren bis fortgeschrittenen Zugang Fähigkeiten können eine Lohn-Rekord System . Anleitung
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Name und erstellen Sie eine neue Datenbank aus dem Befehl "Neu" auf der Registerkarte "Datei" . Wählen Sie die "Home "-Reiter , und eine neue Tabelle geöffnet wird. Wechseln Sie zu " Design-Ansicht . "
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Geben Sie den Namen des "Primary Key " in der " Feldname "-Spalte auf Zeile 1 ein. "ID" ist die Standardeinstellung mit einem " AutoWert " in der "Data Type" Spalte. Dies kann gehalten werden oder auf eine andere eindeutige Kennung Rekord , wie ein Mitarbeiter-ID -Nummer oder Sozialversicherungsnummer . Die "Data Type" kann als gehalten werden " AutoWert " oder geändert werden, um eine manuelle Eingabe , solange die "Indizierte " Eigenschaft auf " Ja ( ohne Duplikate) . "
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erstellen Felder für alle Informationen, die aus den neuen Mitarbeiter erforderlich. Dies beinhaltet:
1 . Vor-und Nachname , Initialen oder Vornamen , falls gewünscht
2 . Start -Adressen und Postanschriften
3 . Arbeit, Zuhause und Handy-Nummern
4 . Anzahl der Abzüge für Bundes-und staatliche Einkommensteuer Quellensteuer
5 . Social Security Number
6 . Führerschein oder anderen staatlichen Identifikationsnummer
7 . Ein Kontrollkästchen sicherzustellen, dass die "proof of employment" Förderfähigkeit wurde
8 verifiziert. Ein Textfeld , um die Dokumente überprüft
9 aufzuzeichnen. Offizielle Beschäftigung Startdatum
10 . Offizielle Beschäftigung Kündigungstermin (auszufüllen , wenn der Arbeitnehmer verlässt werden)
11 . Lohnsatz
12 . Job-Titel und andere Informationen wie die Arbeitgeber
Lebensläufe und Anwendungen gewünscht können digitalisiert und an das Protokoll, wenn gewünscht
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Assign Datentyp jedem Feld die Einstellung der gewünschten Eigenschaften Zahlen formatieren definieren Anzahl von Zeichen in einem Feld erlaubt festzustellen, ob die Daten indexiert werden sollen . In den Aufbau einer Datenbank , ist es auch ratsam, ein Feld Beschreibung definiert den Zweck , eine Aktion zu joggen Speicher später , wenn die Datenbank verändert oder überarbeitet werden hinzuzufügen.
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Speichern Sie die Tabelle , die Namensgebung "Mitarbeiter" oder andere sinnvolle Tabellennamen.
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Wählen Sie die Schaltfläche "Erstellen " und klicken Sie auf die "Form" -Button in der "Form "-Gruppe. Alle hinzufügen oder einige Felder auf das Formular und speichern Sie es . Format Feldeigenschaften passend zu den Eigenschaften der Tabelle . Speichern Sie es noch einmal vor der Rückkehr in " Formular anzeigen " auf der Schaltfläche "View" des "Home "-Reiter . Benutzen Sie das Formular für die Dateneingabe .
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Wählen Sie die Schaltfläche "Erstellen " und klicken Sie auf die Schaltfläche "Bericht" in der "Report "-Gruppe. Fügen Sie alle oder einige der Felder und dann auf "Layout" -Ansicht zu wechseln . Ändern der Spaltenbreite und Format Felder und Beschriftungen . Ändern Sie Schriftarten, Farben oder wählen Sie eine bereits formatierte Motiv aus der "Design"- Dropdown-Box . Speichern Sie den Bericht . Die Berichtsvorlage wird Sie drucken Gehaltsabrechnung Berichte .
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Verschlüsseln der Datenbank für die Sicherheit. Schließen Sie die Datenbank , in Exclusive Mode mit dem Pfeil nach unten auf die Schaltfläche " Datei öffnen"- Fenster die Schaltfläche "Öffnen" und Auswahl öffnen " Exklusiv öffnen . " Klicken Sie auf die Registerkarte "Datei" , wählen Sie den Befehl Info , und klicken Sie dann auf " Mit Kennwort verschlüsseln " auf der "Info" angezeigt. Wenn der "Set Database Password" Dialogbox erscheint , ein Passwort und geben Sie es ein zweites Mal für die Prüfung. Klicken Sie auf OK . Das nächste Mal die Datenbank öffnet , wird das Passwort erforderlich. Geben Sie Ihr Kennwort in das Feld Kennwort ein , geben Sie ihn wieder in das Feld Bestätigen und klicken Sie dann auf OK.
