Microsoft Access ist ein relationales Datenbank- Programm, das speziell damit Sie speichern und identifizieren Daten über mehrere Tabellen hinweg konzipiert. Sie möchte auf Zugang statt Excel verwenden, um Ausbildung zu verfolgen , weil es sich wiederholende Informationen beseitigt und ermöglicht Ihnen, gemeinsam ähnliche Informationen ziehen , um wichtige Fragen beantworten wie "Wer Ausbildung X gehabt hat ? " Um Training mit Microsoft Access zu verfolgen , müssen Sie eine Datenbank aufzubauen . Anleitung
1

erstellen Trainee Tisch. Diese Tabelle zeigt alle, die Ausbildung haben muss. Jeder Teilnehmer wird ein Eintrag , oder Zeile in dieser Tabelle mit einem eindeutigen Trainee -ID-Nummer sein . Alle weiteren Informationen für Ihre Zwecke benötigt sollte hinzugefügt werden, wie Kontaktinformationen. Unter der Annahme, jeder braucht die gleiche Ausbildung , sollten Sie Felder für jede Schulung benötigt. Andernfalls müssen Sie eine Schulung Feld zu jeder Trainee hinzufügen und dann eine separate Schulung erforderlich Tisch.
2

erstellen Ausbildung oder mehrerer Tabellen. Sie können eine Tabelle, die alle möglichen Ausbildung mit einer Ausbildung ID als Schlüssel und weitere Informationen zu dieser Ausbildung in anderen Bereichen hat . Wenn Sie mehrere Instanzen des gleichen Ausbildung haben , die Sie separat zu identifizieren ( die April- Stuff 101 -Klasse ist wesentlich anders als der Mai- 101 Klasse Stuff ) wollen , müssen Sie entweder eine zusätzliche ID-Feld in Ihr Training Tisch zu machen für die Ausbildung Art , oder Sie können verschiedene Tabellen für die verschiedenen Arten zu erstellen , so dass man eine Ausbildung Stuff 101 Tabelle getrennt von Stuff 102 haben .
3

Beziehen Auszubildenden , die ihre Ausbildung mit Beziehungen. Ohne Beziehungen , kann man nicht sagen, wer hat welche Ausbildung. Es gibt zwei Möglichkeiten , dies zu tun . Beziehen sich die Ausbildung IDs aus den Tabellen Ausbildung an den Auszubildenden Tisch - bedeutet dies, dass Sie verfolgen Ausbildung im Wesentlichen durch Abhaken , wenn eine Person abgeschlossen Ausbildung. Oder beziehen sich die Trainee- IDs aus den Tabellen zu den Trainee Ausbildung Tabellen , in diesem Fall , Sie verfolgen die Ausbildung durch rundet jede Klasse. Die zweite Methode wäre ideal , wenn das Training in Gruppen und die Teilnahme erfolgt oder Weitergabe wird aufgezeichnet.
4

Nutzungsbedingungen Abfragen und Berichte . Nach Ihrer Tabellen und Beziehungen identifiziert sind, können Sie Abfragen erstellen, um zu sehen, welche Auszubildenden haben eine besondere Ausbildung abgeschlossen . Sie können auch sehen, welche Ausbildung für einen bestimmten Trainee übrig. Berichte können ausgeschaltet werden Anfragen an diese Informationen mehr Druckversion basiert.