Ein Dokument, unabhängig davon, ob es mit einem Textverarbeitungsprogramm, einem Tabellenkalkulationsprogramm oder einer anderen Computeranwendung erstellt wurde, wird zunächst im temporären Speicher oder im Arbeitsspeicher (RAM) des Computers gespeichert. RAM wird vom Prozessor (CPU) des Computers verwendet, um Daten und Anweisungen vorübergehend zu speichern und zu verarbeiten. Während Sie am Dokument arbeiten, werden die Inhalte im RAM gespeichert, damit die CPU schnell darauf zugreifen und sie bearbeiten kann.
Wenn Sie das Dokument zum ersten Mal speichern, werden Sie von der Anwendung (z. B. Microsoft Word, Excel) aufgefordert, einen Speicherort auf dem Speichergerät Ihres Computers (normalerweise eine Festplatte oder ein Solid-State-Laufwerk) zum Speichern der Datei auszuwählen. Sobald Sie den gewünschten Dateinamen angeben und auf die Option „Speichern“ oder „Speichern unter“ klicken, schreibt die Anwendung den Inhalt des Dokuments aus dem RAM an den angegebenen Speicherort auf der Festplatte.
Nachfolgende Änderungen am Dokument werden an derselben Datei vorgenommen, die auf Ihrer Festplatte gespeichert ist. Standardmäßig speichern die meisten Anwendungen, einschließlich Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen, Ihre Änderungen automatisch in regelmäßigen Abständen. Es empfiehlt sich jedoch, regelmäßig eine manuelle Speicherung mit der Tastenkombination „Speichern“ oder „Strg + S“ durchzuführen, um sicherzustellen, dass Ihre Arbeit im Falle unvorhergesehener Softwareabstürze oder Stromausfälle sicher gespeichert wird.
Durch das Speichern Ihres Dokuments an einem bestimmten Ort auf dem Speichergerät bleibt es auf unbestimmte Zeit bestehen, auch nachdem Sie die Anwendung geschlossen oder den Computer heruntergefahren haben. Sie können das gespeicherte Dokument dann zu einem späteren Zeitpunkt abrufen, öffnen und weiter ändern.
