Ob Offsite -Dokumentspeicher eine sichere Idee ist, hängt von mehreren Faktoren ab und es ist keine einfache Antwort. Hier ist eine Aufschlüsselung der Vor- und Nachteile, um Ihnen zu entscheiden:
Profis:
* Sicherheit: Renommierte Anlagen außerhalb des Standorts haben robuste Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Brandunterdrückungssysteme, 24/7 Überwachung und Zugangskontrolle. Dies kann einen besseren Schutz bieten als Ihr eigenes Büro, insbesondere wenn es sich in einem Hochrisikobereich befindet oder für Naturkatastrophen anfällig ist.
* Disaster Recovery: Im Falle von Feuer, Überschwemmungen oder anderen Katastrophen sind Ihre Dokumente sicher und zugänglich. Dies ist entscheidend für die Geschäftskontinuität.
* Raumsparung: Die Lagerung außerhalb des Sehens gibt wertvolle Büroräume frei, die für produktivere Zwecke verwendet werden können.
* Kosteneffizienz: Langfristig kann die Lagerung außerhalb des Ortes kostengünstiger sein als die Aufrechterhaltung Ihres eigenen Stauraums, insbesondere wenn Sie spezielle Geräte oder Klimakontrolle benötigen.
* Barrierefreiheit: Sie können auf Ihre Dokumente zugreifen, wenn Sie sie benötigen, entweder durch Abrufen selbst oder einen Abrufdienst.
Nachteile:
* Sicherheitsrisiken: Während die Speicherung von Offsite im Allgemeinen sicher ist, besteht immer noch ein Risiko von Datenverletzungen oder Diebstahl. Sie müssen einen seriösen Anbieter mit starken Sicherheitsmaßnahmen auswählen.
* Kontrollverlust: Sie geben einige Kontrolle über Ihre Dokumente auf, wenn sie außerhalb des Standorts gespeichert sind. Sie verlassen sich auf die Verfahren und Sicherheitsmaßnahmen des Speicheranbieters.
* Barrierefreiheit Einschränkungen: Sie haben möglicherweise keinen sofortigen Zugriff auf Ihre Dokumente, insbesondere wenn Sie sie dringend benötigen.
* Kosten: Die Lagerung von Offsite bietet Kosten, einschließlich der ersten Einrichtungsgebühren, monatlichen Speichergebühren und Retrievalgebühren.
* Umweltauswirkungen: Transport und Lagerung können zu Umweltauswirkungen beitragen.
Um festzustellen, ob der Speicher von Offsite -Dokumenten für Sie geeignet ist, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:
* Art der Dokumente: Speichern Sie sensible Informationen oder unersetzliche Dokumente?
* Sicherheitsanforderungen: Welche Sicherheitsstufe benötigen Ihre Dokumente?
* Budget: Wie viel können Sie es sich leisten, für Lagerung auszugeben?
* Zugänglichkeitsbedürfnisse: Wie schnell benötigen Sie Zugriff auf Ihre Dokumente?
* Umweltprobleme: Fühlen Sie sich mit den Umwelteinflüssen von Offsite -Lagerung wohl?
Empfehlungen:
* gründlich recherchieren: Wählen Sie einen seriösen Anbieter von Offsite -Speicher mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz.
* Fragen stellen: Fragen Sie nach Sicherheitsmaßnahmen, Abrufprozessen und Umweltpraktiken.
* alles schriftlich bekommen: Stellen Sie sicher, dass die Speichervereinbarung die Bedingungen, einschließlich Sicherheitsverfahren, Zugänglichkeit und Kosten, klar beschreibt.
* Alternativen betrachten: Für einige Dokumente ist der digitale Speicher möglicherweise eine bessere Option.
Letztendlich ist die Entscheidung, ob die Speicherung von Offsite -Dokumenten verwendet werden soll oder nicht. Wenn Sie die Vor- und Nachteile sorgfältig abwägen, können Sie die beste Entscheidung für Ihre Bedürfnisse treffen.
