Weil elektronische Satzformate so schnell ändern und Dateiformate können nur von bestimmten Programmen geöffnet werden , gibt es eine Zurückhaltung auf proprietäre Software-Programme zur Archivierung elektronischer Dokumente verlassen. Obwohl das PDF-Format von Adobe erfunden wurde, sind die Spezifikationen für das Lesen und Bearbeiten von PDF-Dokumenten zur Verfügung Dritte Entwickler und Anwender müssen nicht auf Adobe verlassen, um die Dokumente zu öffnen. Aus diesem Grund haben Archivare damit begonnen, auf der PDF /A-Datei -Format für die Archivierung von elektronischen Aufzeichnungen verlassen. Things You
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Verstehen Sie den Unterschied zwischen einem normalen PDF und PDF /A. Nach Angaben der International Organization for Standardization , ist PDF /A ist ein Dateiformat basierend auf PDF , das " stellt einen Mechanismus für die Darstellung von elektronischen Dokumenten in einer Weise , dass bewahrt ihre visuelle Erscheinungsbild über die Zeit , unabhängig von den Werkzeugen und Systemen zur Herstellung verwendet wird, speichert oder das Rendern der Dateien. " A PDF /A -Datei ist eine permanente PDF , die formatiert , dass sie in der gleichen Form über einen längeren Zeitraum kann abgerufen werden soll.
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Öffnen Sie das PDF-Dokument Sie möchten Archivs in Adobe Acrobat 8.0 oder höher oder ein Dritter Source-Editor . Siehe Ressourcen 1 für eine vollständige Liste der PDF Erstellung von Software .
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Bewertung , welche Elemente in der PDF . Für eine PDF kompatibel zu sein mit dem PDF /A-Format hat es zu 100 Prozent enthalten ist, was bedeutet, dass keine äußeren Elemente für das Dokument zu sehen sind erforderlich. Schriftarten , Bilder, Grafiken und Farbe müssen in das Dokument eingebettet werden. In der Adobe Distiller auf Einstellungen am oberen Rand der Menüleiste und wählen Sie Bearbeiten PDF-Einstellungen . Hier haben Sie die Möglichkeit, Schriften und Farben Bilder einzubetten. Video -und Audio- Elemente können nicht im PDF /A.
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Eingabe von Metadaten in das Dokument aufgenommen werden, so dass es sein wird durchsuchbar. PDF-Metadaten enthält Schlüsselwörter, die Version der PDF -methoden und der Name des Programms, das PDF-Dokument erstellt . Zur Eingabe der Metadaten in Adobe Acrobat , klicken Sie auf Erweitert um in der oberen Symbolleiste . Aus dem Dropdown-Menü klicken Sie auf Dokument-Metadaten .
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Speichern Sie das Dokument in einem Archiv . Ein Archiv kann eine sichere externe Server, einer Festplatte oder ein DVD gold sein . Die Medien, die Sie sich entscheiden, Ihre Archivierung PDF gespeichert werden , was ist die sicherste in Ihrem Büro oder Haushalt ab.
