Das ordnungsgemäße Format einer E -Mail kann je nach Kontext (formal und informell) und Ihrer Beziehung zum Empfänger geringfügig variieren. Hier finden Sie jedoch eine umfassende Aufschlüsselung der Schlüsselkomponenten und Best Practices:
1. Betreffzeile:
* Zweck: Eine prägnante und informative Betreffzeile hilft dem Empfänger, den Zweck der E -Mail auf einen Blick zu verstehen.
* Best Practices:
* Seien Sie spezifisch und beschreibend. Vermeiden Sie vage Probanden wie "Hallo" oder "Frage".
* Verwenden Sie Keywords, die für den Inhalt der E -Mail relevant sind.
* Halten Sie es relativ kurz (ungefähr 5-10 Wörter).
* Vermeiden Sie die Verwendung aller Kappen oder übermäßigen Ausrufezeichen.
* Aktualisieren Sie die Betreffzeile, wenn sich das Thema der E -Mail während des Gesprächs ändert.
* Beispiele:
* Gut:"Besprechungsanfrage:Projekt Alpha - 25. Juli"
* Gut:"Frage zur Urlaubsrichtlinie"
* Schlecht:"Wichtig!"
* Schlecht:"Hallo"
2. Gruß (Gruß):
* Zweck: Um die E -Mail mit einer höflichen und respektvollen Öffnung zu starten.
* Best Practices:
* formell:
* "Sehr geehrter Herr/ms./dr. [Nachname]" (Verwenden Sie, wenn Sie den Titel und den Nachnamen des Empfängers kennen.)
* "Wen es betrifft" (nur dann, wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen.) Vermeiden Sie dies, wenn möglich; Versuchen Sie, einen Namen zu finden.
* semi-formal:
* "Lieber [Vorname] [Nachname]" (Verwenden Sie, wenn Sie den Empfänger relativ gut kennen, aber etwas Formalität beibehalten möchten.)
* "Hallo [Vorname]", "
* informell:
* "Hallo Vorname]", "
* "Hey [Vorname]" (Verwendung mit Vorsicht; nur für sehr enge Kollegen oder Freunde.)
* vermeiden:
* "Hallo du,"
* "Wen es betrifft", wenn ein Name gefunden werden kann.
* Interpunktion: Ein Komma (,) nach dem Gruß ist Standard.
3. Körper der E -Mail:
* Zweck: Um Ihre Botschaft klar und effektiv zu vermitteln.
* Best Practices:
* Absatz Öffnung:
* Geben Sie den Zweck der E -Mail klar und präzise an.
* Wenn Sie auf eine E -Mail antworten, bestätigen Sie die vorherige Nachricht. Beispiele:"Vielen Dank für Ihre E -Mail" oder "Nach unserem Gespräch folgen ..."
* mittlere Absatz (s):
* Geben Sie unterstützende Details, Erklärungen und einen erforderlichen Kontext an.
* Verwenden Sie kurze Absätze (3-5 Sätze) zur Lesbarkeit.
* Verwenden Sie Aufzählungszeichen oder nummerierte Listen, um Informationen zu organisieren.
* Verwenden Sie die richtige Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung. Korrekturlesen sorgfältig.
* Absatz Schließung:
* Fassen Sie Ihre Anfrage oder Ihren Aufruf zum Handeln zusammen.
* Drücken Sie Dankbarkeit aus oder geben Sie weitere Unterstützung an.
* Fügen Sie einen Zeitrahmen ein, wenn Sie eine Antwort zu einem bestimmten Datum benötigen.
* Ton:
* Behalten Sie einen professionellen und respektvollen Ton bei, auch wenn Sie einen bekannten Kollegen ansprechen.
* Achten Sie auf Ihr Publikum und passen Sie Ihre Sprache entsprechend an.
* Vermeiden Sie Jargon oder Slang, es sei denn, Sie sind sicher, dass der Empfänger es versteht.
* Seien Sie vorsichtig mit Humor, da er falsch interpretiert werden kann.
* Anhänge:
* Erwähnen Sie alle Anhänge im Körper der E -Mail (z. B. "Bitte finden Sie den Bericht ...").
* Verwenden Sie beschreibende Dateinamen für Ihre Anhänge.
* Betrachten Sie die Dateigröße Ihrer Anhänge, insbesondere beim Senden an externe Empfänger. Bei Bedarf große Dateien komprimieren.
4. Schließen (Validitut):
* Zweck: Um die E -Mail höflich und beruflich zu beenden.
* Best Practices:
* formell:
* "Aufrichtig,"
* "Respektvoll", "
* "Mit freundlichen Grüßen", "
* semi-formal:
* "Beste grüße,"
* "Grüße,"
* "Mit freundlichen Grüße,"
* informell:
* "Am besten,"
* "Danke,"
* "Prost" (Verwendung mit Vorsicht; kann für einige Empfänger zu informell sein.)
* Interpunktion: Ein Komma (,) nach dem Schließen ist Standard.
5. Signatur:
* Zweck: Um Ihre Kontaktinformationen bereitzustellen.
* Best Practices:
* Geben Sie Ihren vollständigen Namen, Titel (falls zutreffend), Firmenname (falls zutreffend), Telefonnummer und E -Mail -Adresse an.
* Erwägen Sie, einen Link zu Ihrer Unternehmenswebsite oder Ihrem LinkedIn -Profil hinzuzufügen.
* Halten Sie Ihre Unterschrift präzise und professionell.
* Richten Sie eine automatische E -Mail -Signatur in Ihrem E -Mail -Client zur Konsistenz ein.
Beispiel -E -Mail (formal):
Betreff:Besprechungsanfrage:Projekt Gamma Update
Sehr geehrter Herr Smith,
Ich hoffe, diese E -Mail findet Sie gut.
Ich schreibe, um ein kurzes Treffen zu beantragen, um den Fortschritt von Project Gamma zu besprechen. Ich möchte ein Update über die wichtigsten Meilensteine angeben und die nächsten Schritte für das Projekt skizzieren.
Ich bin am Dienstag, den 26. Juli, um 10:00 Uhr oder Mittwoch, 27. Juli, um 14:00 Uhr verfügbar. Bitte lassen Sie mich wissen, ob eine dieser Zeiten für Sie arbeitet, oder schlagen Sie eine alternative Zeit vor, die bequem ist.
Vielen Dank für Ihre Zeit und Überlegung.
Aufrichtig,
[Ihr vollständiger Name]
[Ihr Titel]
[Ihr Firmenname]
[Ihre Telefonnummer]
[Ihre E-Mail-Adresse]
[Link zu Ihrer Website/LinkedIn (optional)]]
Beispiel -E -Mail (informell):
Betreff:Schnelle Frage zur Präsentation
Hallo Sarah,
Ich hoffe, Sie haben eine gute Woche.
Ich hatte eine kurze Frage zu den Folien, die Sie nächste Woche für die Präsentation vorbereitet haben. Insbesondere habe ich mich über die Datenquelle gefragt, die Sie für die Marktanalyse verwendet haben.
Könnten Sie mir einen Link schicken oder mich wissen lassen, wo Sie ihn gefunden haben?
Vielen Dank!
Am besten,
[Ihr Name]
wichtige Überlegungen:
* Korrekturlesen: Lesen Sie Ihre E -Mail immer vor, bevor Sie sie senden. Überprüfen Sie die Fehler bei Grammatik-, Rechtschreib- und Zeichenzeichen.
* Antwort umgehend: Versuchen Sie, auf E-Mails innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens zu antworten (z. B. innerhalb von 24 bis 48 Stunden). Wenn Sie mehr Zeit benötigen, um zu antworten, bestätigen Sie die E -Mail und lassen Sie den Absender wissen, wann er eine vollständige Antwort erwarten kann.
* "alles antworte" mit Bedacht: Verwenden Sie nur "Antwort", wenn Ihre Antwort für alle im E -Mail -Thread relevant ist.
* Vertraulichkeit: Achten Sie auf die Informationen, die Sie in E -Mails teilen. Vermeiden Sie es, sensible oder vertrauliche Informationen zu teilen, es sei denn, dies ist absolut erforderlich und Sie verwenden ein sicheres E -Mail -System.
* Betrachten Sie den Empfänger: Passen Sie Ihren Ton und Ihren Formalitätsniveau anhand Ihrer Beziehung zum Empfänger an. Wenn Sie sich nicht sicher sind, irren Sie sich auf der Seite, formaler zu sein.
* Mobilfreundlich: Halten Sie E -Mails präzise und leicht auf Mobilgeräten zu lesen.
Wenn Sie diesen Richtlinien folgen, können Sie klare, professionelle und effektive E -Mails schreiben, die Ihre gewünschten Ergebnisse erzielen.
