Ein sehr beliebtes Dateiformat, das von der Dokumentverwaltungssoftware zum Speichern konvertierter Dokumente verwendet wird, ist PDF/A (PDF/Archiving) .

Hier ist der Grund:

* Erhaltung: PDF/A ist speziell für die langfristige digitale Erhaltung ausgelegt. Es bettet alle notwendigen Schriftarten, Bilder und Formatierungsinformationen in der Datei selbst ein, um sicherzustellen, dass das Dokument auch bei Jahren später in einem anderen System gleich aussieht.

* Universalität: PDF -Zuschauer sind in verschiedenen Betriebssystemen weit verbreitet, wodurch PDF/ein hoch zugänglicher zugänglich ist.

* Sicherheit: PDF/A-Dateien können digital signiert und kennwortgeschützt werden, um Authentizität zu gewährleisten und den unbefugten Zugriff oder die Änderungen einzuschränken.

* Suchbarkeit: Dokumente, die in PDF/A gespeichert sind, behalten ihre Textebene, sodass der Inhalt vollständig durchsucht werden kann.

Andere beliebte Formate:

Während PDF/A für das langfristige Archivieren bevorzugt wird, verwenden Dokumentverwaltungssysteme möglicherweise andere Formate, abhängig von bestimmten Anforderungen:

* pdf: Das Standard -PDF -Format ist für die gemeinsame Nutzung und Speicherung des Dokuments sehr häufig.

* tiff: Das markierte Bilddateiformat wird häufig für gescannte Dokumente verwendet, die eine hohe Bildqualität erfordern.

* jpeg: Dieses Format ist beliebt für die Komprimierung bildlebiger Dokumente.

* docx/xlsx: Dies sind die nativen Formate für Microsoft Word und Excel und können innerhalb eines Dokumentverwaltungssystems zum Bearbeiten von Funktionen verwendet werden.

Die spezifische Formatauswahl hängt von den Funktionen der Dokumentverwaltung und der beabsichtigten Verwendung des konvertierten Dokuments ab.