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Wie speichern Sie ein Dokument und senden Sie es per E -Mail?

Die genauen Schritte zum Speichern eines Dokuments und einer E -Mail hängen von der Anwendung ab, die Sie zum Erstellen des Dokuments und des von Ihnen verwendeten E -Mail -Dienstes erstellen. Hier ist jedoch ein allgemeiner Umriss mit gemeinsamen Beispielen:

i. Speichern des Dokuments

1. Das Dokument erstellen oder öffnen: Erstellen Sie zunächst ein neues Dokument oder öffnen Sie eine vorhandene in Ihrer ausgewählten Anwendung (z. B. Microsoft Word, Google Docs, Libreoffice Writer, Pages).

2. Speichern Sie das Dokument:

* Dateimenü: Gehen Sie zum Menü "Datei" (normalerweise in der oberen linken Ecke).

* Speichern oder speichern Sie:

* `Save`: Wenn Sie ein Dokument speichern, das Sie bereits zuvor gespeichert haben, speichern Sie die Änderungen an der vorhandenen Datei.

* `Save as`: Auf diese Weise können Sie einen neuen Dateinamen, einen Speicherort und ein Dateiformat auswählen. Verwenden Sie dies, wenn Sie zum ersten Mal ein Dokument speichern oder eine Kopie mit einem anderen Namen oder einem anderen Format erstellen möchten.

* Wählen Sie den Dateinamen und Ort:

* Ein Dialogfeld wird angezeigt.

* Dateiname: Geben Sie einen beschreibenden Namen für Ihr Dokument ein.

* Ort: Wählen Sie einen Ordner auf Ihrem Computer (z. B. Desktop, Dokumente, einen bestimmten Projektordner), in dem Sie die Datei speichern möchten. Durchsuchen Sie die Ordnerstruktur, um den gewünschten Ort zu finden.

* Dateiformat (wichtig):

* Textverarbeitungsdokumente: Gemeinsame Formate umfassen:

* `.docx` (Microsoft Word, der moderne Standard)

* `.doc` (älteres Microsoft Word -Format)

* `.odt` (Opendocument Text, verwendet von Libreoffice und anderen)

* `.rtf` (reicher Textformat, ein universelleres Format, das grundlegende Formatierung bewahrt)

* PDF (tragbares Dokumentformat): Ein sehr beliebtes Format zum Teilen von Dokumenten, da es die Formatierung genau so bewahrt, wie Sie es sehen, unabhängig von der Software des Empfängers. Wenn Sie sicherstellen müssen, dass das Dokument für alle gleich aussieht, speichern Sie es als PDF.

* text (.txt): Speichert nur den Textinhalt und streift die gesamte Formatierung aus. Nützlich für einfache Notizen, jedoch nicht für Dokumente mit Formatierung.

3. Klicken Sie auf "Speichern": Klicken Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche "Speichern".

ii. E -Mail an das Dokument als Anhang

1. Öffnen Sie Ihren E -Mail -Client oder Ihre Webmail:

* E -Mail -Client: Beispiele sind Microsoft Outlook, Thunderbird, Apple Mail.

* Webmail: Beispiele sind Google Mail, Yahoo Mail, Outlook.com. Öffnen Sie Ihren Webbrowser und besuchen Sie die Website Ihres E -Mail -Anbieters.

2. eine neue E -Mail komponieren: Klicken Sie auf die Schaltfläche "komponieren", "neue E -Mails" oder eine ähnliche Schaltfläche, um eine neue E -Mail -Nachricht zu starten.

3. Füllen Sie die Empfänger (n), das Subjekt und den Körper aus:

* bis: Geben Sie die E -Mail -Adresse (ES) der Person (en) ein, an die Sie das Dokument senden möchten.

* CC: (CO2 -Kopie) E -Mail -Adressen von Personen hinzufügen, die die E -Mail erhalten möchten, sind jedoch nicht die Hauptempfänger. Sie können sehen, dass Sie es an andere geschickt haben.

* bcc: (Blind Carbon Copy) Fügen Sie E -Mail -Adressen von Personen hinzu, die Sie die E -Mail erhalten möchten * Ohne * die anderen Empfänger. Ihre E -Mail -Adresse ist versteckt.

* Betreff: Schreiben Sie eine kurze, beschreibende Betreffzeile, damit der Empfänger weiß, worum es in der E -Mail geht.

* Körper: Schreiben Sie eine Nachricht in den Körper der E -Mail. Sie können kurz erklären, wie der Anhang ist, Kontext bereitstellen oder eine Frage stellen.

4. Das Dokument anhängen:

* "Anhängen" -Taste: Suchen Sie nach einer "Anhängen" -Knopf- oder Papierklammer -Symbol. Es befindet sich normalerweise in der Nähe der Betreffzeile oder dem Körper der E -Mail.

* Durchsuchen Sie Ihre Dateien: Durch Klicken auf die Schaltfläche "Anhängen" wird ein Datei -Explorer -Fenster geöffnet.

* Finden Sie Ihr Dokument: Navigieren Sie zum Ordner, in dem Sie das Dokument gespeichert haben.

* Wählen Sie das Dokument aus: Klicken Sie auf den Dateinamen des Dokuments, um ihn auszuwählen.

* Klicken Sie auf "Öffnen" oder "Anhängen": Klicken Sie im Fenster "Datei Explorer" auf die Schaltfläche "Öffnen" oder "Anhängen". Das Dokument wird nun der E -Mail beigefügt. Sie sollten sehen, dass der Name in der Nähe der Schaltfläche "Anhängen" angezeigt wird.

5. die E -Mail senden:

* "Senden" -Taste: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Senden", um die E -Mail mit dem angehängten Dokument zu senden. Es ist normalerweise eine Taste mit dem Wort "Senden" oder einem Symbol eines Flugzeugs oder Pfeils.

Beispielszenarien:

* Speichern eines Wortdokuments und eine E -Mail mit Google Mail:

1. Öffnen Sie das Dokument in Microsoft Word.

2. Klicken Sie auf "Datei> speichern Sie als".

3. Wählen Sie einen Ort und einen Dateinamen (z. B. "myReport.docx").

4. Klicken Sie auf "Speichern".

5. Öffnen Sie Ihr Google Mail -Konto in Ihrem Webbrowser.

6. Klicken Sie auf "Komponieren".

7. Füllen Sie das "zu" "Subjekt" und den Körper der E -Mail aus.

8. Klicken Sie auf das Symbol "Dateien anhängen" (Paperclip).

9. Sehen Sie dort, wo Sie "myReport.docx" gespeichert haben, und wählen Sie es aus.

10. Klicken Sie auf "Öffnen".

11. Klicken Sie auf "Senden".

* Speichern eines Google -Dokuments und per E -Mail mit Google Mail:

1. Öffnen Sie den Google Doc.

2. Klicken Sie auf `Datei> Download> Microsoft Word (.docx)` oder `Datei> Download> PDF -Dokument (.pdf)`. Wählen Sie das Format, das Sie senden möchten. Es wird in den Download -Ordner Ihres Computers oder den Standardstandort heruntergeladen, den Sie in Ihrem Browser festgelegt haben.

3. Öffnen Sie Ihr Google Mail -Konto in Ihrem Webbrowser.

4. Klicken Sie auf "Komponieren".

5. Füllen Sie das "zu" "Betreff" und den Körper der E -Mail aus.

6. Klicken Sie auf das Symbol "Dateien anhängen" (Paperclip).

7. Suchen Sie in Ihrem Download -Ordner (oder dem Ort, den Sie gewählt haben) und wählen Sie die heruntergeladene Datei aus.

8. Klicken Sie auf "Öffnen".

9. Klicken Sie auf "Senden".

Wichtige Überlegungen:

* Dateigrößengrenzen: E -Mail -Anbieter haben häufig Grenzen für die Größe der Anhänge. Wenn Ihr Dokument sehr groß ist (z. B. enthält hochauflösende Bilder oder ein langes Video), ist es möglicherweise zu groß, als Anhang zu senden. In diesem Fall überlegen Sie:

* Komprimieren der Datei: Sie können die Datei in eine .zip -Datei komprimieren, um ihre Größe zu reduzieren.

* Verwenden von Cloud -Speicher: Laden Sie das Dokument in einen Cloud -Speicherdienst wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive hoch und teilen Sie dann einen Link zum Dokument in der E -Mail.

* Empfängersoftware: Überlegen Sie, welche Software der Empfänger wahrscheinlich hat. Das Senden eines Dokuments in einem gemeinsamen Format wie PDF ist normalerweise die sicherste Wette.

* Sicherheit: Seien Sie vorsichtig, wenn Sie die Anhänge von unbekannten Absendern öffnen. Sie könnten Viren oder Malware enthalten.

Wenn Sie diese Schritte befolgen und die wichtigen Überlegungen berücksichtigen, sollten Sie in der Lage sein, Ihre Dokumente zu speichern und sie effektiv per E -Mail zu senden. Denken Sie daran, die Anweisungen basierend auf den spezifischen Software und Diensten anzupassen, die Sie verwenden.