Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Dokumentenmanagementsystemen (DMS):
1. Vor-Ort-Dokumentenmanagementsystem:
Bei einem On-Premise-DMS handelt es sich um eine Softwarelösung, die innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur einer Organisation installiert und verwaltet wird, typischerweise auf ihren Servern oder Rechenzentren. Die Organisation hat die vollständige Kontrolle über die Daten, Sicherheit und Wartung des Systems. Vor-Ort-DMS bietet größere Anpassungsmöglichkeiten, erfordert jedoch erhebliche Investitionen in Infrastruktur, IT-Ressourcen und Wartung.
2. Cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem:
Cloudbasiertes DMS ist eine Softwarelösung, die von einem Drittanbieter über das Internet gehostet wird. Der Anbieter kümmert sich um die Infrastruktur, Datensicherheit, Wartung und Updates. Organisationen greifen über einen Webbrowser oder spezielle Anwendungen auf das DMS und ihre Dokumente zu. Cloudbasiertes DMS bietet Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und Kosteneffizienz, da Unternehmen nicht in Hardware oder IT-Expertise investieren müssen.
Darüber hinaus bieten einige DMS-Lösungen möglicherweise hybride Ansätze, bei denen Elemente sowohl lokaler als auch cloudbasierter Systeme kombiniert werden, um spezifische Anforderungen zu erfüllen.
