Verwaltungssysteme sind die Strukturen, Prozesse und Verfahren, mit denen Organisationen ihre Aktivitäten und Ressourcen verwalten. Sie sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass Organisationen reibungslos und effizient funktionieren und Ziele erreicht werden.
Die Merkmale von Verwaltungssystemen können je nach Art und Größe der Organisation variieren. Zu den gemeinsamen Merkmalen gehören jedoch:
1. Hierarchie :Die meisten Organisationen haben eine hierarchische Struktur mit unterschiedlichen Autoritäts- und Verantwortungsebenen. Dies ermöglicht klare Kommunikations- und Entscheidungswege.
2. Zentralisierung :Der Grad der Zentralisierung in einem Verwaltungssystem bezieht sich auf das Ausmaß, in dem die Entscheidungsfindung an der Spitze der Hierarchie konzentriert ist. In einem zentralisierten System werden Entscheidungen von einigen wenigen Führungskräften getroffen, während in einem dezentralen System die Entscheidungsfindung an Mitarbeiter auf niedrigerer Ebene delegiert wird.
3. Formalisierung :Der Grad der Formalisierung in einem Verwaltungssystem bezieht sich auf das Ausmaß, in dem Regeln, Verfahren und Richtlinien dokumentiert und durchgesetzt werden. In einem stark formalisierten System gibt es viele schriftliche Regeln und Verfahren, während es in einem weniger formalisierten System mehr ungeschriebene Regeln und Normen gibt.
4. Spezialisierung :Der Grad der Spezialisierung in einem Verwaltungssystem bezieht sich auf das Ausmaß, in dem Arbeitsplätze in bestimmte Aufgaben unterteilt sind. In einem hochspezialisierten System hat jeder Mitarbeiter einen engen Verantwortungsbereich, während in einem weniger spezialisierten System die Mitarbeiter einen breiteren Verantwortungsbereich haben.
5. Integration :Der Grad der Integration in einem Verwaltungssystem bezieht sich auf das Ausmaß, in dem verschiedene Teile der Organisation koordiniert sind und zusammenarbeiten. In einem hochintegrierten System gibt es viel Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, während es in einem weniger integrierten System weniger Kommunikation und Zusammenarbeit gibt.
Die Art und Größe einer Organisation kann die Gestaltung ihres Verwaltungssystems beeinflussen. Beispielsweise verfügen kleine Organisationen möglicherweise über ein eher informelles und zentralisiertes Verwaltungssystem, während große Organisationen möglicherweise über ein formelleres und dezentralisierteres Verwaltungssystem verfügen.
Verwaltungssysteme sind für den Erfolg von Organisationen von entscheidender Bedeutung. Sie stellen die Struktur und Prozesse bereit, die Organisationen benötigen, um effektiv zu arbeiten. Durch das Verständnis der Merkmale von Verwaltungssystemen können Manager Systeme entwerfen, die den Anforderungen ihrer Organisation entsprechen.
Hier sind einige zusätzliche Faktoren, die die Gestaltung von Verwaltungssystemen beeinflussen können:
* Die Ziele der Organisation: Das Verwaltungssystem sollte so gestaltet sein, dass es die Ziele der Organisation unterstützt. Wenn eine Organisation beispielsweise auf Wachstum ausgerichtet ist, sollte das Verwaltungssystem so gestaltet sein, dass es die Expansion erleichtert.
* Die Kultur der Organisation: Das Verwaltungssystem sollte mit der Kultur der Organisation kompatibel sein. Verfügt eine Organisation beispielsweise über eine starke Innovationskultur, sollte das Verwaltungssystem so gestaltet sein, dass es Kreativität und Risikobereitschaft fördert.
* Das Umfeld der Organisation: Das Verwaltungssystem sollte so gestaltet sein, dass es das Umfeld der Organisation berücksichtigt. Wenn eine Organisation beispielsweise in einem sich schnell verändernden Umfeld tätig ist, sollte das Verwaltungssystem flexibel und anpassungsfähig gestaltet sein.
Durch die Berücksichtigung dieser Faktoren können Manager Verwaltungssysteme entwerfen, die effektiv und effizient sind und die Ziele der Organisation unterstützen.
