Ob ein Kunde auf ein virtuelles Büro zugreifen kann, hängt von den spezifischen Bedingungen der Vereinbarung über ein virtuelles Büro ab. Einige Anbieter virtueller Büros erlauben den Zugriff auf das virtuelle Büro nur während der Geschäftszeiten, während andere möglicherweise einen 24-Stunden-Zugriff anbieten. Darüber hinaus beschränken einige Anbieter virtueller Büros möglicherweise den Zugriff auf bestimmte Bereiche oder Ressourcen des virtuellen Büros auf bestimmte Arten von Kunden.
Im Allgemeinen haben Kunden bei der Nutzung eines virtuellen Büros in der Regel Zugriff auf die folgenden Funktionen und Dienste:
* Eine Geschäftsadresse, die für den Post- und Paketempfang sowie für Visitenkarten und Marketingmaterialien verwendet werden kann.
* Eine Telefonnummer, die von einem Empfangsmitarbeiter oder über ein automatisiertes System beantwortet und an das Mobiltelefon oder eine andere Nummer eines Kunden weitergeleitet werden kann.
* Zugang zu einem gemeinsamen Arbeitsbereich oder Besprechungsraum, der nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ oder nach Reservierung verfügbar sein kann.
* Nutzung eines Business Centers, das Geräte wie Drucker, Scanner und Faxgeräte umfassen kann.
* Ein virtueller Rezeptionist oder Assistent, der administrative Unterstützung leisten kann, z. B. beim Beantworten von Telefonanrufen, beim Planen von Terminen und beim Verwalten von E-Mails.
* Zugriff auf Online-Tools und -Ressourcen wie Cloud-Speicher, Videokonferenzen und Projektmanagement-Software.
Insgesamt können die spezifischen Funktionen und Dienste, die in einer Vereinbarung über ein virtuelles Büro enthalten sind, und damit auch die Frage, ob Kunden auf das virtuelle Büro zugreifen können, von einem Anbieter für virtuelle Büros zum anderen variieren.
