Datensatzverwaltung und Informationsverwaltung sind zwei eng verwandte Konzepte, weisen jedoch einige wichtige Unterschiede auf.
Datensatzverwaltung ist der Prozess der Verwaltung der Erstellung, Speicherung, des Abrufs und der Vernichtung von Aufzeichnungen. Aufzeichnungen sind alle Dokumente oder anderen Materialien, die Informationen über die Aktivitäten einer Organisation enthalten. Sie können in jedem Format vorliegen, einschließlich Papier, elektronisch oder audiovisuell.
Informationsmanagement ist der Prozess der Verwaltung der Erstellung, Speicherung, des Abrufs und der Verwendung von Informationen. Informationen sind alle Daten, die für eine Organisation von Bedeutung sind. Es kann in jedem Format vorliegen, einschließlich Text, Zahlen, Bildern oder Videos.
Der Hauptunterschied zwischen Datensatzverwaltung und Informationsverwaltung besteht darin, dass sich die Datensatzverwaltung auf die Verwaltung von Datensätzen konzentriert, während sich die Informationsverwaltung auf die Verwaltung aller Informationen konzentriert, unabhängig von deren Format oder Herkunft.
Bei der Aktenverwaltung geht es auch mehr um die rechtlichen und behördlichen Anforderungen, die die Verwaltung von Akten regeln. Beispielsweise sind viele Organisationen verpflichtet, bestimmte Aufzeichnungen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Record-Management-Systeme helfen Unternehmen dabei, diese Anforderungen zu erfüllen.
Beim Informationsmanagement geht es hingegen eher um die effektive und effiziente Nutzung von Informationen. Informationsmanagementsysteme helfen Organisationen dabei, die Informationen zu finden und zu nutzen, die sie für fundierte Entscheidungen benötigen.
Hier ist eine Tabelle, die die wichtigsten Unterschiede zwischen Datensatzverwaltung und Informationsverwaltung zusammenfasst:
| Funktion | Datensatzverwaltung | Informationsmanagement |
|---|---|---|
| Fokus | Verwaltung von Aufzeichnungen | Verwaltung aller Informationen |
| Gesetzliche Anforderungen | Mehr Sorge um rechtliche und behördliche Anforderungen | Weniger Sorge um rechtliche und behördliche Anforderungen |
| Nutzung von Informationen | Weniger Fokus auf die Nutzung von Informationen | Stärkerer Fokus auf die effektive und effiziente Nutzung von Informationen |
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Datensatzverwaltung und Informationsmanagement zwei wichtige Funktionen für jede Organisation sind. Das Datensatzmanagement hilft Unternehmen dabei, gesetzliche und behördliche Anforderungen einzuhalten, während das Informationsmanagement Unternehmen dabei hilft, ihre Informationen effektiv und effizient zu nutzen.
