Die Richtlinien und Verfahren für die Entwicklung von Tabellenkalkulationen variieren stark von der Organisation, der Empfindlichkeit der Daten und der beabsichtigten Verwendung der Tabelle. Es entstehen jedoch einige gemeinsame Themen:
i. Data Governance &Sicherheit:
* Datensicherheit: Richtlinien bezüglich der Zugriffskontrolle (die Daten anzeigen, bearbeiten und löschen können), Kennwortschutz, Verschlüsselung und Datensicherung sind von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn es sich um vertrauliche Informationen wie persönlich identifizierbare Informationen (PII), Finanzdaten oder geistiges Eigentum handelt. Dies kann die Einhaltung bestimmter organisatorischer Zugriffskontrolllisten (ACLs) oder die Verwendung sicherer Dateifreigabeplattformen beinhalten.
* Datenvalidierung: Verfahren zur Gewährleistung der Datengenauigkeit und Integrität. Dies umfasst die Validierung des Datentyps (z. B. nur Zahlen in einer Menge Spalte), Bereichsprüfung (Werte innerhalb akzeptabler Grenzen) und Konsistenzprüfungen (übereinstimmende Einträge über verschiedene Blätter).
* Datenquellenverwaltung: Verfahren zum Dokumentieren der Datenquelle, zur Gewährleistung der Zuverlässigkeit und zur Verwaltung von Aktualisierungen dieser Daten. Verfolgung von Änderungen bei der Versionskontrolle ist unerlässlich.
* Datenschutz: Die Einhaltung relevanter Vorschriften wie DSGVO, CCPA, HIPAA usw. ist bei der Behandlung persönlicher oder sensibler Informationen von entscheidender Bedeutung. Dies beinhaltet bei Bedarf Anonymisierungs- oder Pseudonymisierungsdaten.
* Prüfwege: Aufrechterhaltung einer Aufzeichnung aller Änderungen an der Tabelle, einschließlich der Änderung, als sie vorgenommen wurde, und was geändert wurde. Dies ermöglicht die Verfolgung von Fehlern und die Gewährleistung der Rechenschaftspflicht.
ii. Tabellenkalkulationsdesign &Entwicklung:
* Tabellenkalkulationsnamenkonventionen: Eine klare und konsistente Namenskonvention (z. B. Projektname_Date_version.xlsx), um Verwirrung zu vermeiden und die Versionen leicht zu identifizieren.
* Arbeitsblatt Design: Richtlinien für klare und konsistente Formatierung, einschließlich der Verwendung von Headern, Beschriftungen, konsistenten Schriftarten und Stilen sowie Farbkodierungen für eine bessere Lesbarkeit und Verständnis.
* Formelprüfung: Verfahren zur Dokumentation und Prüfung von Formeln, um die Genauigkeit zu gewährleisten und Fehler zu verhindern. Die Verwendung klarer und prägnanter Formelnamen und Kommentare ist entscheidend.
* Fehlerbehandlung: Implementierung von Fehlerbehandlungsmechanismen (z. B. Verwendung von ISTERROR -Funktionen), um Abfälle von Tabellenkalkulationen zu verhindern oder aussagekräftige Fehlermeldungen anzuzeigen.
* Datenpräsentation: Richtlinien zur geeigneten Darstellung von Daten, z. B. die Verwendung von Diagrammen und Grafiken effektiv, die irreführende Visualisierungen vermeiden und eine genaue Beschriftung sicherstellen.
* Versionskontrolle: Verwendung der Versionskontrollsoftware (wie Git, gegebenenfalls für die Projektskala) oder die Verwaltung mehrerer Versionen mit beschreibenden Dateinamen, um Änderungen zu verfolgen und bei Bedarf zu vorherigen Versionen zurückzukehren.
* Dokumentation: Erstellen Sie eine gründliche Dokumentation, die den Zweck der Tabelle, die Datenquellen, die verwendeten Formeln und alle getroffenen Annahmen beschreibt. Dies ist entscheidend für die Wartbarkeit und das Verständnis durch andere.
* Test und Validierung: Gründliche Tests der Tabelle, einschließlich Überprüfung von Formeln, Datenvalidierungsregeln und Ausgabegenauigkeit vor der Verwendung oder Verteilung. Dies kann mehrere Testrunden durch verschiedene Personen beinhalten.
iii. Compliance und legal:
* Einhaltung der internen Richtlinien: Einhaltung unternehmensspezifischer Richtlinien in Bezug auf Datenbearbeitung, Sicherheit und Tabellenkalkulationsentwicklung.
* Rechtsvorschriften: Sicherstellung der Tabelle entspricht den relevanten Gesetzen und Vorschriften.
iv. Zusammenarbeit und Kommunikation:
* Kollaborationstools: Verwendung gemeinsamer Arbeitsbereiche oder kollaborativer Software, um Teamwork und Versionskontrolle zu erleichtern.
* Kommunikationsprotokolle: Klar definierte Kommunikationskanäle für die Meldung von Problemen, das Anfordern von Änderungen oder die Anfrage zur Klärung.
Wenn diese Richtlinien und Verfahren nicht befolgt werden, kann dies zu Fehlern, Datenverletzungen, rechtlichen Fragen und einem Glaubwürdigkeitsverlust führen. Die erforderliche Strenge hängt vom Kontext ab, aber gute Praktiken sind immer von Vorteil.
