Viele E-Mail -Systeme nicht erlauben Anhänge von mehr als 3 bis 5 Megabyte . Wenn ein Word-Dokument größer als das von dem E-Mail- System erlaubt, dann wird es nicht übertragen werden. In einem solchen Fall ist es notwendig, die Größe der Dokumentdatei zu reduzieren. Die Reduzierung der Größe von einem sehr großen Word-Datei kann auch das Drucken des Dokuments effizienter und weniger kostspielig. Verwenden Sie eine von mehreren Methoden, um die Größe einer Word-Datei ohne Entfernen oder Bearbeiten von seinem Inhalt zu reduzieren. Tabellen verknüpfen & Pictures
eingebettete Bilder und Tabellen die Größe von Word-Dokumenten mehr als jeder andere Faktor . Glücklicherweise erlaubt die Word- Benutzer , um das Dokument in einer externen Datei zu verknüpfen, wie ein Bild oder eine Excel-Datei . Wenn ein Word-Dokument geöffnet wird , ruft es die verknüpfte Datei und legt seinen Inhalt an der gewünschten Stelle . Wenn das Word-Datei geschlossen wird, wird die Verbindung unterbrochen. Auf diese Weise ist das Bild oder Tabelle nicht zu einem festen Bestandteil der Word-Datei , wodurch eine signifikante Reduzierung der Dateigröße. Der Nachteil dieser Strategie ist, dass die Word-Datei muss in der Lage sein , um die externe Datei zuzugreifen. Wenn das Word-Dokument auf einem Computer, der keinen Zugang zu der externen Datei geöffnet wird, gibt es kein Bild oder Tabelle im Dokument sein .
Verwenden JPG
Wenn es notwendig ist , um Bilder in einer Datei einzubetten ist , verwenden Sie das Bildformat JPG anstelle des BMP Format. Eine BMP-Datei wird mindestens dreimal so groß wie das gleiche Bild im JPG -Format . Viele Online- Grafik-Editoren und Betrachter kann leicht umwandeln Bilder von einem Format in ein anderes.
Reduzieren Sie die Anzahl der Bilder
Wenn alle Bilder im Word-Dokument sind im JPG-Format und die Datei ist immer noch zu groß ist, in Erwägung ziehen, Bilder, die nicht notwendig sind, um das Dokument. Zum Beispiel, wenn das gleiche Bild erscheint in zwei separate Abschnitte des Dokuments , entfernen Sie den zweiten Auftritt des Bildes und einfach verweisen den Leser auf dem ersten Bild. Bedenken Sie außerdem, Entfernen Bilder, unterhaltsam oder dekorativ, aber nicht unbedingt erforderlich oder informativ sind .
Split in zwei Dokumente
Ein langes Word-Dokument in unterteilt werden zwei oder mehr kleinere Dokumente . Wenn Ihr Dokument mehrere Abschnitte oder Kapitel , jeder Abschnitt in Erwägung ziehen, eine separate Datei .
