Mit der Funktion „Speichern“ in Microsoft Excel können Benutzer ihre erstellten oder bearbeiteten Tabellenkalkulationen auf ihrem Computer oder an einem angegebenen Speicherort speichern. Wenn Sie auf „Speichern“ klicken, erstellt Excel eine neue Datei oder überschreibt die vorhandene Datei (sofern sie denselben Namen hat) mit dem aktuellen Stand der Tabelle. Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Erklärung, was passiert, wenn Sie eine Excel-Datei speichern:

1. Dateiname:Wenn Sie zum ersten Mal speichern oder einen neuen Dateinamen verwenden, werden Sie von Excel aufgefordert, einen Namen für die Datei einzugeben. Dieser Name wird verwendet, um die Datei auf Ihrem Computer zu identifizieren und zu lokalisieren.

2. Dateiformat:Excel bietet beim Speichern einer Arbeitsmappe mehrere Dateiformate. Das Standarddateiformat ist das Excel-Arbeitsmappenformat (.xlsx), das mit Microsoft Office 2007 eingeführt wurde. Ältere Excel-Versionen verwendeten das .xls-Format, das immer noch mit Excel kompatibel ist. Zu den weiteren Formaten gehören Excel Macro-Enabled Workbook (.xlsm), Excel Binary Workbook (.xlsb) und andere, abhängig von der Excel-Version.

3. Dateispeicherort:Sie müssen angeben, wo Sie die Excel-Datei speichern möchten. Standardmäßig öffnet Excel das Dialogfeld „Speichern unter“, in dem Ihre zuletzt und häufig verwendeten Ordner angezeigt werden. Sie können zu einem beliebigen Ordner auf Ihrem Computer oder Netzwerk navigieren, um die Datei zu speichern.

4. Vorhandene Dateien überschreiben:Wenn der von Ihnen angegebene Dateiname bereits vorhanden ist, werden Sie von Excel aufgefordert, zu bestätigen, ob Sie die vorhandene Datei ersetzen möchten. Wenn Sie „Speichern“ wählen, wird die vorhandene Datei überschrieben und die in der aktuellen Sitzung vorgenommenen Änderungen werden gespeichert.

5. Schnellspeicher-Tastenkombination:In Excel lautet die Tastenkombination zum Speichern einer Datei „Strg+S“. Dadurch können Sie Ihre Arbeit schnell speichern, ohne die Dialogfelder „Speichern“ oder „Speichern unter“ durchlaufen zu müssen.

6. Versionen und AutoSave:In neueren Excel-Versionen haben Sie möglicherweise die Möglichkeit, AutoSave zu aktivieren, wodurch Ihre Arbeitsmappe regelmäßig automatisch gespeichert wird, während Sie daran arbeiten. Darüber hinaus verfolgt Excel die verschiedenen Versionen der gespeicherten Arbeitsmappe, sodass Sie bei Bedarf zu früheren Versionen zurückkehren können.

7. Dateikompatibilität:Wenn Sie eine Arbeitsmappe in einem anderen Format als dem Standardformat .xlsx speichern, können Kompatibilitätsprobleme mit älteren Versionen von Excel oder anderer Software auftreten. Berücksichtigen Sie immer die Kompatibilitätsanforderungen der Empfänger, bevor Sie in einem anderen Dateiformat speichern.

Durch die Verwendung der Funktion „Speichern“ stellen Sie sicher, dass die an Ihrer Excel-Tabelle vorgenommenen Änderungen erhalten bleiben und auf Ihrem Computer oder einem bestimmten Speicherort gespeichert werden. Dadurch können Sie später auf die Tabelle zugreifen und sie erneut öffnen oder sie mit anderen teilen.