Der wichtigste Unterschied in den Speicherfunktionen zwischen Excel und Zugriff liegt in ihren Datenstrukturen und wie sie mit großen Datensätzen umgehen:
Excel:
* Struktur: Verwendet eine Tabellenkalkulationsstruktur mit Zeilen und Spalten. Daten werden in einer einzelnen Datei gespeichert (.xlsx, .xlsm usw.). Jedes Arbeitsblatt ist im Wesentlichen eine einzelne Tabelle mit Einschränkungen der Anzahl der Zeilen (über eine Million in modernen Versionen) und Spalten (16.384 in älteren Versionen, signifikant mehr in neueren). Die Beziehungen zwischen Daten werden implizit und manuell durch Formeln und Referenzieren von Zellen über Blätter hinweg verwaltet.
* Datenvolumen: Während die Fähigkeit in der Lage ist, große Datensätze zu bewältigen, verschlechtert sich die Leistung im Laufe der Größe erheblich. Komplexe Berechnungen und Formeln über große Datenmengen können äußerst langsam und ressourcenintensiv werden.
* Datenintegrität: Stützt sich auf die manuelle Dateneingabe und -validierung, wodurch es anfällig für Inkonsistenzen und Fehler ist, insbesondere in größeren Tabellenkalkulationen. Die Durchsetzung von Datentypen und Beziehungen ist begrenzt.
* Skalierbarkeit: Nicht leicht skalierbar. Wenn die Daten wachsen, wird die Leistung leidet und die Verwaltung der Daten immer schwieriger.
Zugriff:
* Struktur: Verwendet ein relationales Datenbankmodell. Die Daten werden in mehrere Tabellen mit definierten Beziehungen zwischen ihnen organisiert. Jede Tabelle repräsentiert eine bestimmte Einheit (z. B. Kunden, Produkte, Bestellungen). Dies ermöglicht eine effiziente Speicherung und das Abrufen von Daten. Die Daten werden in einer separaten Datenbankdatei (.ACCDB) gespeichert.
* Datenvolumen: Kann mit viel besserer Leistung erheblich größere Datensätze verarbeiten als Excel. Das relationale Modell ermöglicht eine effiziente Abfrage und Manipulation großer Datenmengen.
* Datenintegrität: Bietet robuste Datenintegritätsfunktionen über Datentypen, Einschränkungen (z. B. Primärschlüssel, Fremdschlüssel, eindeutige Einschränkungen), Validierungsregeln und Referenziellintegrität. Dies gewährleistet die Genauigkeit und Konsistenz der Daten.
* Skalierbarkeit: Skalierbarer als Excel. Wenn die Daten wachsen, ist die Leistungsverschlechterung weniger ausgeprägt und die Verwaltung der Daten bleibt relativ effizient. Der Zugriff kann auch mit externen Datenquellen verknüpft werden.
Zusammenfassend:
| Feature | Excel | Zugang |
| ----------------- | ----------------------------------- | ---------------------------------- |
| Datenstruktur | Tabelle (Einzeldatei, begrenzte Beziehungen) | Relationale Datenbank (mehrere Tabellen, definierte Beziehungen) |
| Datenvolumen | Begrenzte Leistung verschlechtert sich schnell | Viel größer, die Leistung besser beibehält |
| Datenintegrität | Limited, basiert auf manueller Validierung | Robust, durch Einschränkungen und Regeln erzwungen |
| Skalierbarkeit | Arm | Gut |
| Komplexität | Leichter für einfache Daten, komplex für große Datensätze | Steilere Lernkurve, aber besser für die Verwaltung komplexer Daten |
Excel ist für kleinere Datensätze und einfachere Analysen geeignet, bei denen der Bedarf an Datenintegrität und Skalierbarkeit weniger wichtig ist. Zugriff ist die bessere Wahl für die Verwaltung größerer, komplexerer Datensätze, bei denen Datenintegrität und effiziente Datenmanipulation von größter Bedeutung sind.
