Das Erstellen eines Dokumentationsblatts in Microsoft Excel umfasst das Organisieren und Präsentieren von Informationen über die Struktur, Verwendung und Funktionen einer Arbeitsmappe. Befolgen Sie diese Schritte, um ein umfassendes Dokumentationsblatt in Excel zu erstellen:
1. Neues Arbeitsblatt :
- Öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe, in der Sie das Dokumentationsblatt erstellen möchten.
- Fügen Sie ein neues Arbeitsblatt hinzu, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Blattregisterkarten unten im Fenster klicken und „Einfügen> Arbeitsblatt“ auswählen.
2. Titel und Kopfzeile :
- Geben Sie den Titel „Arbeitsmappendokumentation“ oder „Benutzerhandbuch“ in eine gut sichtbare Zelle ein.
- Formatieren Sie den Titel mit einer geeigneten Schriftart und -größe, um ihn auffällig zu machen.
3. Inhaltsverzeichnis :
- Erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis mit verlinkten Seitenverweisen.
– Fügen Sie Abschnitte wie „Einführung“, „Arbeitsmappenstruktur“, „Arbeitsblattindex“, „Datenquellen“ und „Anweisungen“ hinzu.
4. Einführung :
- Geben Sie einen kurzen Überblick über die Arbeitsmappe, ihren Zweck und die Zielgruppe.
- Geben Sie Informationen zum Ersteller und zum Erstellungsdatum an.
5. Arbeitsmappenstruktur :
- Beschreiben Sie die Organisation der Arbeitsblätter innerhalb der Arbeitsmappe.
- Erklären Sie die Beziehungen zwischen verschiedenen Blättern und wie sie zusammenarbeiten.
6. Arbeitsblattindex :
- Listen Sie alle Arbeitsblätter in der Arbeitsmappe mit den entsprechenden Titeln und Beschreibungen auf.
- Geben Sie einen kurzen Überblick über den Inhalt und Zweck jedes Arbeitsblatts.
7. Datenquellen :
- Geben Sie die in der Arbeitsmappe verwendeten Datenquellen an.
- Fügen Sie gegebenenfalls Details wie externe Dateien, Datenbanken oder andere Referenzen hinzu.
8. Anleitung :
- Geben Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Verwendung der Arbeitsmappe.
- Erklären Sie, wie Sie durch die verschiedenen Arbeitsblätter navigieren und bestimmte Aufgaben ausführen.
9. Formeln und Berechnungen :
- Dokumentieren Sie alle in der Arbeitsmappe verwendeten Formeln oder Berechnungen.
- Geben Sie Erläuterungen zu den Formeln und ihrer Anwendung zur Ableitung der Ergebnisse.
10. Annahmen und Einschränkungen :
- Listen Sie alle Annahmen auf, die bei der Erstellung der Arbeitsmappe getroffen wurden.
- Geben Sie die Einschränkungen oder Einschränkungen an, die sich auf die Genauigkeit oder Gültigkeit der Arbeitsmappe auswirken können.
11. Designüberlegungen :
- Beschreiben Sie alle getroffenen Design- oder Formatierungsentscheidungen.
- Erklären Sie die Gründe für die gewählten Farben, Schriftarten und Layouts.
12. Hilfe und Support :
- Fügen Sie Kontaktinformationen oder Ressourcen hinzu, auf die Benutzer zurückgreifen können, wenn sie Fragen haben oder auf Probleme mit der Arbeitsmappe stoßen.
13. Versionsverlauf :
- Pflegen Sie einen Abschnitt mit dem Versionsverlauf, um Aktualisierungen und Änderungen aufzuzeichnen, die im Laufe der Zeit an der Arbeitsmappe vorgenommen wurden.
14. Feedback :
- Stellen Sie einen Abschnitt bereit, in dem Benutzer Feedback und Vorschläge abgeben oder Probleme im Zusammenhang mit der Arbeitsmappe melden können.
15. Format und Visuals :
- Verwenden Sie Formatierungsoptionen wie Fett, Kursiv und Aufzählungszeichen, um die Informationen klar zu organisieren.
- Fügen Sie Screenshots oder visuelle Hilfsmittel zur Unterstützung der Erklärungen bei.
16. Speichern :
- Speichern Sie die Arbeitsmappe unter einem geeigneten Dateinamen, der ihren Zweck widerspiegelt, z. B. „Arbeitsmappendokumentation.xlsx“.
Durch die Erstellung eines umfassenden Dokumentationsblatts verbessern Sie die Benutzerfreundlichkeit, Zugänglichkeit und Transparenz Ihrer Excel-Arbeitsmappe und ermöglichen Benutzern, den Inhalt zu verstehen und effektiv darin zu navigieren.
