Es ist großartig, dass Sie darüber nachdenken, Ihre Excel -Arbeitsmappen zu validieren! Es gibt keinen einzigen "Magic Button" für die Validierung, aber hier ist eine Aufschlüsselung der wesentlichen Techniken, um die Genauigkeit und Zuverlässigkeit sicherzustellen:
1. Datenvalidierung:
* Zweck: Verhindert, dass falsche Daten überhaupt eingegeben werden.
* wie:
* Datenvalidierungsfunktion: Mit der Registerkarte "Daten"> Datenvalidierung "können Sie Regeln festlegen:
* Datentypen: Erlauben Sie nur ganze Zahlen, Dezimalstellen, Daten, Zeiten oder Listen.
* Bereiche: Beschränken Sie die Einträge auf bestimmte numerische Bereiche (z. B. 1-100).
* Dropdown-Listen: Zwingen Sie Benutzer, aus vordefinierten Optionen auszuwählen.
* Beispiel: In einer Spalte für "Alter" können Sie die Datenvalidierung verwenden, um sicherzustellen, dass nur Zahlen zwischen 1 und 120 eingegeben werden.
2. Formeln und Funktionen:
* Zweck: Überprüfen Sie die Konsistenz, Fehler und Berechnungen genau.
* Techniken:
* Fehlerprüfung: Verwenden Sie Funktionen wie "iFerror", um potenzielle Fehler ordnungsgemäß zu behandeln und zu verhindern, dass Ihre Formeln brechen.
* logische Funktionen: `If`,` und ', `oder' helfen, bedingte Überprüfungen zu erstellen, um die Beziehungen zwischen Zellen zu validieren.
* Suchfunktionen: `Vlookup`,` hlookup`, `index`,` Match` Stellen Sie sicher, dass Sie Daten aus den richtigen Quellen ziehen.
* mathematische und statistische Funktionen: `Sum`,` Average`, `count`,` max`, `min` sind für die Validierung von Berechnungen von entscheidender Bedeutung.
* Beispiel: Wenn Sie eine "Gesamtpreis" -Säule haben, die aus "Menge" und "Einheitspreis" berechnet werden, verwenden Sie eine Formel, um diesen "Gesamtpreis =Menge * Einheit Price" zu überprüfen.
3. Bedingte Formatierung:
* Zweck: Heben Sie visuell potenzielle Probleme hervor und erleichtern Sie sie leicht zu erkennen.
* wie:
* Regeln hervorheben: Verwenden Sie `Home Tab> Bedingte Formatierung", um Farben basierend auf:
* doppelte Werte: Identifizieren Sie zufällig versehentliche Duplikate.
* Datenbalken/Farbskalen/Symbolsätze: Visualisieren Sie Datenmuster und Ausreißer.
* benutzerdefinierte Formeln: Erstellen Sie Regeln, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind.
* Beispiel: Markieren Sie die Zellen in einer "Datum" -Spalte, die in Zukunft potenzielle Dateneingabefehler erkennen.
4. Datenprüfungswerkzeuge:
* Zweck: Erweiterte Funktionen für die Verfolgung von Formeln, die Ermittlung von Fehlern und die Bewertung der Arbeitsmappenlogik.
* Wo zu finden: Registerkarte "Formeln"> Formel Auditing "
* Verfolgungspräberte/Angehörige: Visualisieren Sie, welche Zellen von einer Formel einfließen oder beeinflusst werden.
* Fehlerprüfung: Scans nach häufigen Fehlern wie zirkulären Referenzen, geteilt durch Nullfehler usw.
* Formel bewerten: Treten Sie durch eine komplexe Formel, um zu sehen, wie sie berechnet wird.
5. Manuelle Überprüfung und Prüfung:
* Zweck: Wesentlich für komplexe Arbeitsmappen und logische Validierung.
* wie:
* Spot -Checks: Überprüfen Sie die Berechnungen und Daten manuell in einer Zellprobe.
* Kantenfall -Test: Geben Sie extreme oder ungewöhnliche Werte ein, um zu sehen, wie Ihr Arbeitsbuch sie umgeht.
* Peer Review: Lassen Sie eine andere Person Ihre Arbeit überprüfen, insbesondere wenn sie kritisch ist.
6. Externe Validierung (für fortgeschrittene Benutzer):
* Zweck: Betrachten Sie für missionskritische Arbeitsmappen eine robustere Validierung.
* Optionen:
* vba (Visual Basic für Anwendungen): Schreiben Sie benutzerdefinierte Makros für komplexe Validierungsregeln und automatisierte Überprüfungen.
* externe Werkzeuge: Entdecken Sie Specialized Excel Auditing und Validierungssoftware.
Schlüsselprinzipien:
* Dokumentieren Sie Ihre Arbeit: Beschriften und erklären Sie Ihre Validierungsregeln, Formeln und Annahmen klar.
* reguläre Backups: Erstellen Sie Kopien Ihrer Arbeitsmappe, bevor Sie erhebliche Änderungen vornehmen.
* Versionskontrolle: Verwenden Sie ein System, um Änderungen zu verfolgen und bei Bedarf zu früheren Versionen zurückzukehren.
Denken Sie daran, der beste Ansatz zur Validierung hängt von der Komplexität und Bedeutung Ihres Excel -Arbeitsbuchs ab. Beginnen Sie mit den Fundamentaldaten und nehmen Sie nach und nach nach Bedarf fortgeschrittenere Techniken ein!
