Sie können keinen * echten * Auszahlungsgutschein in Excel erstellen, der rechtlich bindend ist, wie ein System generierter Gutschein ist. Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm, keine Buchhaltungssoftware. Sie können jedoch eine *Excel -Tabelle erstellen, die als Auszahlungsgutscheinvorlage *fungiert. Dies erfordert eine sorgfältige Gestaltung, um die Genauigkeit zu gewährleisten und Fehler zu vermeiden.
Hier erfahren Sie, wie Sie eine Auszahlungsgutscheinvorlage in Excel erstellen:
1. Entwerfen Sie das Layout:
* Header: Fügen Sie das Logo und den Namen Ihres Unternehmens, die Gutscheinnummer (Erwägen Sie die Verwendung einer Formel zur automatischen Inkrement -Zahlen), das Datum und möglicherweise ein "Vorbereitetes" Feld hinzu.
* Zahlungsempfängerinformationen: Abschnitte für den Namen, die Adresse und die Kontaktinformationen des Empfängers.
* Zahlungsdetails: Dies ist der Kern. Enthalten:
* Element Beschreibung: Eine klare Beschreibung dessen, wofür die Zahlung ist.
* Menge: Falls zutreffend (z. B. für Waren).
* Einheitspreis: Gegebenenfalls.
* Betrag: Die Gesamtkosten für jeden Artikel.
* Summen: Berechnen Sie den Gesamtbetrag, der mit Formeln (Summefunktion) zu zahlen ist. Betrachten Sie getrennte Summen für Steuern und andere Gebühren.
* Zahlungsmethode: Geben Sie an, wie die Zahlung erfolgt (Scheck, elektronische Übertragung usw.).
* Zulassungen: Fügen Sie Räume für Unterschriften und gedruckte Namen des Autorisierungspersonals (z. B. Buchhalter, Manager) hinzu.
* Fußzeile: Geben Sie einen Platz für Notizen oder Kommentare, die Versionsnummer und möglicherweise einen eindeutigen Kennung an.
2. Verwenden Sie Excel -Funktionen:
* Formeln: Verwenden Sie Formeln, um die Summen (Summe usw.) automatisch zu berechnen, um manuelle Fehler zu vermeiden.
* Datenvalidierung: Verwenden Sie die Datenvalidierung, um die Datenkonsistenz sicherzustellen (z. B. nur Zahlen in der Spalte "Betrag", spezifische Zahlungsmethoden aus einer Dropdown -Liste).
* Bedingte Formatierung: Markieren Sie Zellen, die Aufmerksamkeit benötigen (z. B. negative Mengen).
* Zahlenformatierung: Formatwährungsfelder ordnungsgemäß, um die Beträge korrekt anzuzeigen.
* Schutz: Schützen Sie das Arbeitsblatt, um zufällige Änderungen nach Abschluss zu verhindern.
3. Beispiellayout (Spaltenüberschriften):
| Säulenheader | Datentyp | Formel (falls zutreffend) |
| ---------------------- | ----------------- | ---------------------- |
| Gutscheinnummer | Text | =Concattenate ("Gutschein-", row ()-1) * (Angenommen, die Header-Reihe ist 1) * |
| Datum | Datum | |
| Zahlungsempfängername | Text | |
| Zahlungsempfängeradresse | Text | |
| Artikelbeschreibung | Text | |
| Menge | Nummer | |
| Einheitspreis | Währung | |
| Betrag | Währung | =Menge*Einheitspreis |
| Subtotal | Währung | =Summe (Menge Spalte) |
| Steuer | Währung | |
| Gesamt | Währung | =Subtotal + Tax |
| Zahlungsmethode | Text | |
| Vorbereitet von | Text | |
| Genehmigt von | Text | |
4. Wichtige Überlegungen:
* Genauigkeit: Überprüfen Sie alle Berechnungen. Fehler in einem Auszahlungsgutschein können erhebliche finanzielle Konsequenzen haben.
* Auditing: Pflegen Sie einen klaren Prüfungsweg. Diese Vorlage sollte Teil eines größeren Buchhaltungssystems sein.
* Rechtsvorschriften: Diese Excel -Vorlage ist * nicht * ein Ersatz für ordnungsgemäße Buchhaltungssoftware. Wenden Sie sich an einen Buchhalter oder ein Finanzfachmann, um sicherzustellen, dass Ihr Prozess alle gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Wenn Sie diese Schritte ausführen, können Sie eine funktionale Auszahlungsgutscheinvorlage in Excel erstellen, aber erinnern Sie sich an die Grenzen und die Querverweise mit Ihren offiziellen Buchhaltungsunterlagen. Für ernsthafte Geschäftsbedürfnisse ist dedizierte Buchhaltungssoftware unerlässlich.
