Das Beste, was über die Einreichung von Dokumenten auf einem Computer kann auch größten herstellerunabhängigen Herausforderung sein : Sie sind völlig frei, alle mögliche Einreichung systemthat Arbeiten für Sie zu erstellen . Bevor alle Ihre Dateien Ende häuften sich knowswhere , bringen Ordnung auf Ihre Festplatte . Denken Sie an all die Zeit und energyyou'll jedes Mal müssen Sie eine Datei in die Zukunft zu finden speichern. Anleitung
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Einrichten breit Kategorie Ordner innerhalb My Documents ( in Windows) oder auf Ihrer Festplatte ( in einer Mac OS). Lesen Sie 185 erstellen Flawless Filing System für Anregungen auf Markennamen .
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Einrichten Unterordner innerhalb jeder Kategorie . Zum Beispiel , sortieren finanzielle Dokumente nach Jahr oder Typ und Familie - Dokumente, die von Person.
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Verwenden des Computers Sortierfunktion . Put " AAA" (oder ein Raum ) vor den Namen der am häufigsten verwendeten Ordner und " ZZZ" (oder eine Kugel ) vor der am wenigsten verwendete, so der ehemalige Schwimmer an die Spitze einer alphabetischen Liste und letzteres nach unten zu gehen. Oder nutzen Sie 01 , 02, 03 und so weiter
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Geben Sie den Standard-Ordner Ihres Computers speichert Dateien in. Dies wird in der Regel im Menü Einstellungen getan - . In Word für Windows XP, zum Beispiel , Öffnen Sie das Menü Extras auf Optionen, auf die Registerkarte Speicherort für Dateien , Dokumente auswählen , und klicken Sie auf Ändern.
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Sortieren von Dateien an Ihre Bedürfnisse anzupassen . Sortieren nach Datum, zum Beispiel auf die Datei finden Sie auf zuletzt arbeitete . (In Windows XP , öffnen Sie das Menü Ansicht die Option Symbole anordnen nach , und wählen Geändert . Mac -Benutzer sollten auf dem Fenster , sie wollen zu sortieren klicken , öffnen Sie das Menü Ansicht Als Liste , dann Auswahl nach Datum modifiziert. ) Oder sortieren von Art und Typ der Gruppe alle Tabellen , zum Beispiel.
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Verwenden Sie aussagekräftige Dateinamen für Ihre Dokumente . Ein Dateiname wie Lebenslauf ist weniger nützlich als Resume_Sales_10_2004 . Denken Sie daran, nicht auf Schrägstriche , Doppelpunkte , Sternchen oder keine Satzzeichen außer einer einzigen Periode vor dem Suffix verwenden .
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Halten Verfeinerung Ihrer Ablagesystem so , dass es besser und besser funktioniert . Umbenennen oder neu anordnen Ordner und Papierkorb Archiv oder inaktiven . Vermeiden Sie duplizieren Ordner , insbesondere solche, die Fotos oder andere große Dateien , du wirst füllen Sie das Laufwerk und Verwirrung
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Verwenden Sie die Funktion Speichern unter , wenn Sie eine unveränderte Version eines Dokuments behalten wollen. . Sie müssen einen neuen Dateinamen , den Sie auf dem alten oder Veränderung aufbauen können insgesamt angeben . Dieser Trick von old-school Computerfreaks ist immer noch eine gute: In V1 , V2, V3 und so weiter am Ende eines Dateinamens zu Versionen eines Dokuments, das Sie im Laufe der Zeit ändern bist verfolgen
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Reservieren Sie Ihren Desktop für Produkte , die sofortige Aufmerksamkeit benötigen . Wenn Sie fertig sind mit ihnen zu arbeiten , legen Sie sie im richtigen Ordner . Versuchen Sie nicht, Dokumente langfristig speichern auf Ihrem Desktop.
