Durch die Kennzeichnung von E-Mails in Gmail können Sie Ihren Posteingang effizienter organisieren und verwalten. Mithilfe von Labels können Sie Ihre E-Mails einfach kategorisieren und filtern, sodass Sie schnell finden, was Sie brauchen. Gmail bietet verschiedene Möglichkeiten, E-Mails zu kennzeichnen, einschließlich manueller und automatischer Kennzeichnung. In dieser Anleitung konzentrieren wir uns auf die Einrichtung der automatischen Beschriftung in Gmail.
Schritt 1:Etiketten erstellen
Bevor Sie die automatische Beschriftung einrichten können, müssen Sie Beschriftungen erstellen, die Sie Ihren E-Mails zuweisen.
1. Öffnen Sie Gmail in einem Webbrowser.
2. Klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf das Zahnradsymbol „Einstellungen“.
3. Wählen Sie im Menü „Alle Einstellungen anzeigen“.
4. Klicken Sie im Abschnitt „Labels“ auf „Neues Label erstellen“.
5. Geben Sie einen Namen für das Label ein (z. B. „Arbeit“, „Persönlich“, „Sozial“) und klicken Sie auf „Erstellen“.
Wiederholen Sie diesen Vorgang, um alle weiteren benötigten Etiketten zu erstellen.
Schritt 2:Automatische Etikettierungsregeln einrichten
Sobald Sie Ihre Labels erstellt haben, können Sie automatische Labeling-Regeln einrichten, um eingehenden E-Mails Labels basierend auf bestimmten Kriterien zuzuweisen.
1. Bleiben Sie in den Gmail-Einstellungen im Abschnitt „Labels“.
2. Klicken Sie unter „Filter und blockierte Adressen“ auf „Neuen Filter erstellen“.
3. Geben Sie die Kriterien für die E-Mails an, die automatisch gekennzeichnet werden sollen. Sie können verschiedene Kriterien wie Absender, Empfänger, Betreff, Schlüsselwörter oder Anhangsgröße verwenden.
4. Wählen Sie im Abschnitt „Label anwenden“ das Label aus, das Sie auf die gefilterten E-Mails anwenden möchten.
5. Klicken Sie auf „Filter erstellen“, um die automatische Beschriftungsregel zu speichern.
Wiederholen Sie die Schritte 2–5, um zusätzliche automatische Beschriftungsregeln für andere Kriterien zu erstellen.
Schritt 3:Testen Sie die automatischen Etikettierungsregeln
Um sicherzustellen, dass Ihre automatischen Kennzeichnungsregeln ordnungsgemäß funktionieren, senden Sie sich selbst eine Test-E-Mail, die den von Ihnen in der Regel angegebenen Kriterien entspricht. Senden Sie beispielsweise eine E-Mail von einem bestimmten Absender oder mit einer bestimmten Betreffzeile.
Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um zu sehen, ob die E-Mail automatisch wie erwartet gekennzeichnet wurde. Wenn die Regel korrekt funktioniert, sollte die E-Mail das zugewiesene Label haben.
Schritt 4:Optimieren Sie Ihre automatischen Etikettierungsregeln
Nachdem Sie Ihre automatischen Beschriftungsregeln getestet haben, möchten Sie sie möglicherweise verfeinern, um ihre Genauigkeit zu verbessern. Sie können beispielsweise zusätzliche Kriterien hinzufügen, um die E-Mails einzugrenzen, die ein bestimmtes Label erhalten.
Um eine automatische Kennzeichnungsregel zu bearbeiten, öffnen Sie die Gmail-Einstellungen, gehen Sie zum Abschnitt „Beschriftungen“, klicken Sie auf die Registerkarte „Filter und blockierte Adressen“ und klicken Sie dann neben der Regel, die Sie ändern möchten, auf „Bearbeiten“.
Denken Sie daran, dass die automatische Kennzeichnung zwar Zeit sparen und Ihnen bei der Organisation Ihres Posteingangs helfen kann, es jedoch wichtig ist, Ihre gekennzeichneten E-Mails regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie richtig kategorisiert sind.
