Ruhe bewahren: Passen Sie die Ruhe des Kunden an. Eine stressfreie Stimme beruhigt den Kunden tendenziell etwas.

Aktives Zuhören: Geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihre Frustration ohne Unterbrechung auszudrücken. Bestätigen Sie Ihre Gefühle, bevor Sie Lösungen anbieten.

Mitfühlen: Erkennen Sie die Schwachstellen des Kunden an und lassen Sie ihn wissen, dass Sie sein Problem verstehen.

Professionell bleiben: Behalten Sie Gelassenheit, wenn der Kunde übermäßig lautstark wird. Seien Sie jederzeit höflich und respektvoll.

Schlüsselproblem isolieren: Stellen Sie relevante Fragen, um den Kern des Problems zu verstehen.

Schnelle Lösung anbieten: Sobald das Problem identifiziert ist, präsentieren Sie eine Lösung oder Problemumgehung (falls möglich).

Dokumentieren Sie den Anruf: Notieren Sie relevante Details des Gesprächs zum späteren Nachschlagen.

Regelmäßige Statusaktualisierungen( Wenn es sich um einen langen Prozess handelt):Halten Sie den Kunden über den Status seiner Beschwerde auf dem Laufenden