Document -Management-Systeme sind elektronische Systeme, die entworfen, um zu verwalten , zu speichern, verteilen und archivieren Dokumente . Diese Systeme sind in Unternehmen und Bildungseinrichtungen Systeme gemeinsam und als digitale Aktenschränke . Document -Management-Systeme werden auch als " Content Management Systeme ", wie sie speichern können Audio- , Video-und anderen Medien-Typen zusätzlich zu Dokumenten bekannt . Physikalische Raum
Document -Management-Systeme oft speichern Informationen auf Servern oder anderen leistungsstarken Computer-Systeme. Diese elektronischen Stauräume oft nehmen weniger Platz als ihre physische Entsprechung .
Digitale Archivierung
Document -Management-Systeme ermöglichen die Speicherung der Dokumente selbst und auch für die früheren Versionen . Dies kann durch die Zeit Revisionen Spur zu helfen und bietet einen zusätzlichen Nutzen des Seins in der Lage, wieder zurück zu älteren Dokumenten . Allerdings, wenn diese Informationen nicht organisiert ist und ordnungsgemäß gelagert , könnte es zu viele Dokumente und Versionen verfügbar sein , wodurch eine Überfrachtung mit Informationen Problem für die Nutzer.
Zentrale Lage und
Dokumenten-Management -Systeme sind eine zentrale Speicherstelle , wo viele Benutzer Zugriff auf die aktuellen und zu dokumentieren, von einer zentralen Stelle Datum kann . Diese einfachen Zugriff auf Dokumente unterstützt die Zusammenarbeit zwischen vielen Nutzern . Die zentrale Lage von Dokumenten fördert auch die einfache Verteilung von Dokumenten für die Nutzer. Allerdings können elektronische Speicherung von digitalen Dokumenten in einem einzigen Ort stellen eine zusätzliche Sicherheitsrisiko sei denn, zusätzliche Sicherheit wird hinzugefügt, um die Elektronik zu schützen.
Zusätzliche Hilfsprogramme Werkzeuge
Elektronisch Speicherung und Verwaltung von Dokumenten innerhalb eines elektronischen Dokumenten-Management- System ermöglicht Utility Tools, um zusätzliche Funktionen, die nicht zur Verfügung standen in ihren physikalischen Gegenstück zu stellen. Die Suche in elektronischen Dokumenten ist einfacher als die Suche jedes Dokument per Hand . Doch viele dieser Tools unnötig sein und eine höhere Kosten als Nutzen für Unternehmen haben .
