Dokumente haben viel größere Mobilität als noch vor 10 Jahren , und es ist viel zu leicht für einen Mitarbeiter die Nutzung der falsche Dokument , für Verschlusssachen machen, um in die falschen Hände geraten oder den Überblick zu verlieren notwendigen Informationen. Wenn Sie den Fluss der Arbeit durch Ihre Organisation zu verstehen , können Sie ein System , dass die Kanäle Informationen zu den Menschen , die es brauchen , und dass andere Kanäle schließt, um das Material aus gehen in eine Richtung, die Sumpf oder sogar ertrinken Ihr Unternehmen zu halten. Anleitung
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parametrieren , um Ihre Informationen von der Entscheidung, welche Organisation Mitglieder wirklich brauchen, um das Dokument und die in der Lage sein , es zu bearbeiten braucht gelesen zu sichern.
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Set Berechtigungen durch das Dokument das Programm Eigenschaften, wie sie auf Microsoft Word- Hauptmenü -Taste und die Prüfung des Programms Properties Optionen , um Details wie wer ein Dokument , die Kommentare abgeben , und wer kann es weiterzuleiten teilen.

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Klicken Sie auf ein Menü Eigenschaften , wie Sie in Schritt 2 tat, um Tracking- , die Ihnen sagen, wenn das Dokument weitergegeben wurde eingestellt , wann und an wen .
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Geben Sie Eigenschaften wieder zu eingestellt Version Control , mit dem Sie Steuerelemente, die Spur dieser Versionen zu halten und sich auf die Versionen selbst zugreifen können.
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Legen Sie die Optionen in den Eigenschaften , um Sie über die Quelle der Informationen informieren , und sogar wenn Sie möchten, um sie in Ihrem System zu akzeptieren, wenn Sie mit einem Dokument von außerhalb Ihres Unternehmens arbeiten.
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Verwenden des Programms Eigenschaftenoptionen Verfallsdaten für den Zugang , wie eine einengende Benutzer eingestellt , um das Dokument in einem bestimmten Zeitraum zu lesen. Beschäftigen Sie diese Option , um Ihnen Informationen wie , ob der Empfänger geöffnet wurde oder etwas zu lesen , und ob Sie zu erinnern, um Maßnahmen zu ergreifen müssen .
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Widerrufen Erlaubnis Zugang zu einem Dokument unter den Bedingungen, die Sie gesetzt in Immobilien in solchen Situationen wie der Kündigung eines Mitarbeiters , der das Dokument verwenden konnte , während auf dem Arbeitsmarkt.
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stellen Sie Ihr System , um konsistente Bearbeitung Veränderungen in Systemen zu machen, so dass alle Kopien auf einmal betroffen sind ob sie online oder offline sind , und oder auch in anderen Computern .