Ein papierloses Büro ist eine , in der die Verwendung von Papier entweder beseitigt worden ist oder ist minimal ( geht komplett papierlos ist in der Regel nicht möglich oder nicht praktikabel ) . In einem papierlosen Büro , Daten , Dateien und Informationen gespeichert sind, zugegriffen wird, abgerufen und elektronisch verarbeitet . Mehrere elektronische Geräte sind für diese Funktionen verwendet. Scanner verwendet werden, um Papierdokumente in ein elektronisches Format zu konvertieren. Die konvertierten Dokumente und elektronische Dateien gespeichert sind und auf Computern verarbeitet und gemeinsam über Netzwerke . Dokumente können elektronisch übermittelt werden mit Faxgeräten und PDAs sind für den mobilen Zugriff auf elektronische Dokumente verwendet . Computer
Computer sind das Rückgrat des papierlosen Büros . Das Dokumenten-Management , Content Management, optische Zeichenerkennung , E-Mail und andere Systeme erforderlich, um ein papierloses Büro zu laufen sind alle Software- Anwendungen, die auf Computern ausgeführt werden. Papierlose Büros kann verschiedene Arten von Computer- Systemen , um die Bedürfnisse der Organisation zu erfüllen , angefangen von Stand-alone- PCs und Laptops für kleine Büros oder zu Hause , um große , komplexe Netzwerke von Servern , Workstations und EDV-Geräte für größere Unternehmen .
Scanner
meisten papierlosen Büros mit einem Dokumenten-Management- System , um Dateien elektronisch zu speichern . Papier -Dateien werden in elektronische Dateien mit Hilfe eines Scanners , die es zu einem der wichtigsten elektronischen Geräte in einem papierlosen Büro macht umgewandelt. Die gescannten Dokumente werden entweder als Bilder gespeichert oder verarbeitet in elektronische Dateien mit Software für optische Zeichenerkennung , die oft mit dem Scanner mitgeliefert wurde. Einige Büros verwenden multifunktionale Geräte, wie Kopierer , Scanner und Faxgeräte dienen - all in one
Faxgeräte
Elektronische Faxgeräte in papierlosen verwendet werden. Büros zu übertragen elektronische Kopien von Dateien über Telefonleitungen oder -Netze und sind ein guter Weg, um mit traditionellen Büros kommunizieren. Die elektronische Fax ermöglicht es dem Empfänger , ein Papier Kopie einer Datei zu erhalten , wenn nötig. Eine elektronische Faxgerät ist in der Regel auf die Dokumenten-Management- System verbunden , damit das papierlose Büro , leicht zu speichern eingehende und ausgehende Dokumente.
Speichermedien
Papierlose Büros speichern die meisten ihre Dateien und Daten elektronisch . Dies führt Risiko , da die Daten elektronisch gespeichert können verloren gehen oder beschädigt werden, durch Ausfall des Gerätes, elektrische Stromstöße , Infektion durch Computerviren oder anderen Katastrophen . Die Daten sollten regelmäßig gesichert werden . Speichermedien - wie Festplatten , Magnetbändern und Backup- Bandlaufwerke - sind unerlässlich in einem papierlosen Büro . Die gesicherten Kopien der Daten auf dem Speichermedium gespeichert werden normalerweise Offsite als Notfallmaßnahme .
